Betriebsausgaben

Steuerrechtlich gelten als Betriebsausgaben Aufwendungen, die durch einen Betrieb veranlasst sind, d. h. diesem auch zugeordnet werden müssen. Damit bleiben Betriebsausgaben auf die Bereiche Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, aus Gewerbebetrieben und aus selbstständiger Arbeit, d. h. diese drei Formen von Gewinneinkünften beschränkt, wo sie gewinnmindernd wirken.

Was sind Betriebsausgaben?

In der Praxis der Rechtsprechung sind Ausgaben betrieblich veranlasst, wenn sie objektiv mit einem Betrieb zusammenhängen und diesem subjektiv dienen. Dabei ist nicht von Bedeutung, ob die Ausgaben notwendig, üblich und zweckmäßig sind – die Art und Höhe der Ausgaben bestimmt der Steuerpflichtige stets selbst. Die Aufwendungen können verschiedener Art sein und mindern den Gewinn des Betriebes:

• finanzielle Ausgaben
• Sachaufwendungen
• Wertabgänge ohne Zahlung (Forderungsausfälle, Diebstahl)
• Anschaffungs- und Herstellungskosten für Wirtschaftsgüter (entsprechend der Nutzungsdauer als Abschreibung)

Nichtsdestotrotz setzt  § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EstG eine Grenze zu einem allzu großen Missverhältnis zwischen Aufwand und Erfolg. Das Fehlen von üblichem, erforderlichen oder zweckmäßigem Mitteleinsatz kann Anlass für eine Prüfung sein.

Verschiedene Arten von Betriebsausgaben

Grundsätzlich lassen sich hinsichtlich ihrer Abzugsfähigkeit verschiedene Arten von Betriebsausgaben unterscheiden:

• • voll und unmittelbar abzugsfähige Betriebsausgaben (Materialeinkauf, Personalkosten, mieten, Versicherungen und Steuern); diese sind in dem Kalenderjahr fällig, in dem du sie geleistet hast.
  • voll abzugsfähige Betriebsausgaben unter Berücksichtigung der Nutzungsdauer (Abschreibungen, Verluste und Einlagen); hier werden Ausgaben auch außerhalb des Entstehungsjahres angesetzt.
  • übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (Telefonkosten, Reisekosten, Werbekosten)
  • teilweise abzugsfähige Betriebsausgaben bei gemischter Nutzung

• pauschal abzugsfähige Betriebsausgaben (bei bestimmten Berufsgruppen)

Daneben erfolgt eine Unterteilung der Ausgaben hinsichtlich ihrer Verwendung. Hast du Kosten also als ganz oder teilweise abzugsfähig ermittelt, will das Finanzamt natürlich wissen, wofür die Mittel aufgewendet wurden. Die meisten dieser Ausgabearten sind dabei selbsterklärend – Telefonkosten, Werbungskosten, Betriebsmittel etc.

Betriebsausgaben nach Verwendungszweck

Zu den Betriebsausgaben zählt gleich eine ganze Reihe unterschiedlicher Posten. Nicht alle sind jedoch unbeschränkt abzugsfähig, bei einigen spielt auch die Nutzungsdauer im Rahmen von Abschreibungen eine Rolle und wiederum andere sind mit Ausnahmen versehen. Mögliche Betriebsausgaben können z. B. folgende Punkte sein.

• Bewirtungskosten: Kosten für betrieblich relevante Gaststättenbesuche kannst du in Höhe von 70 % als Ausgabe geltend machen. Allerdings bedarf es dafür eines konkreten Nachweises über die beteiligten Personen sowie des Belegs.
• Darlehen bzw. damit verbundene Zinsen kannst du ebenso geltend machen wie ein Disagio. Das gilt jedoch ausschließlich für die Zinsen. eine Kreditaufnahme selbst stellt keine Ausgabe bzw. Einnahme dar.
• Dienstleistungen, die du für dein Unternehmen von extern einkaufst, sind ebenfalls als Ausgaben abzugsfähig.
• Geschenke sind abzugsfähig, wenn sie Anbahnung oder Erhalt von Geschäftsbeziehungen dienen und damit keine Gegenleistung verbunden ist.
• Kfz-Kosten: Hier gelten spezielle Vorschriften hinsichtlich der geschäftlichen und privaten Nutzung, die zu beachten sind.
• Werbekosten (nicht zu verwechseln mit Werbungskosten!) als Ausgaben, die du für die Werbung rund um deinen Betrieb tätigst. Das können Flyer, anzeigen oder andere Aktionen sein.
• Telefon- und Internetkosten müssen hinsichtlich ihrer betrieblichen und privaten Nutzung getrennt werden. Dann gelten sie wie auch Büromaterialien, Raummieten und andere im Zusammenhang mit dem Geschäftsbetrieb stehenden Kosten als Ausgaben

Eine vollständige Liste möglicher Betriebsausgabearten findest du am Ende des Artikels.

Vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben

Immer wieder fallen Betriebsausgaben vor der Eröffnung eines Betriebes oder nach dessen Schließung an. Stehen die Ausgaben in diesen Zeiträumen dennoch in einem betrieblichen Zusammenhang, ist die Abzugsfähigkeit gegeben.

Bei vorweggenommenen Ausgaben muss deutlich erkennbar sein, dass es sowohl einen Zusammenhang mit einer der drei Einkunftsarten gibt, als auch, dass beim künftigen Betrieb eine Gewinnerzielungsabsicht besteht.

Nachträgliche Betriebsausgaben sind hingegen nur in wenigen Fällen noch abzugsfähig. So hat der Gesetzgeber Schuldzinsen, die sich nicht aus Veräußerungs- und Verwertungserlösen tilgen lassen, als abzugsfähig eingestuft.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Ganz unabhängig von der Einkunftsart gibt es Betriebsausgaben, die nicht oder nur teilweise abzugsfähig sind. Zu den nicht abzugsfähigen Ausgaben zählen:

• Aufwendungen für die private Lebensführung oder den Unterhalt Angehöriger
• Zuwendungen ohne Rechtspflichten
• Geldstrafen
• Aufwendungen für die Erstausbildung oder ein Erststudium, sofern dieses nicht durch ein Dienstverhältnis gerahmt ist
• private Versicherungen
• verschiedene Steuern

Daneben gibt es eine lange Liste mit beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 4a und 5 EstG:

• Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass (zu 70 %)
• Gästehäuser am Ort des Betriebes
• Mehraufwendungen für Verpflegung bei Geschäftsreisen werden über Pauschalen abgerechnet
• Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und der Betriebsstätte (0,30 € / km)
• Mehraufwendungen für doppelte Haushaltsführung
• Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer
• Bestimmte Ausgleichszahlungen an Anteilseigner
• Spenden an politische Parteien
• Aufwendungen für Geschenke an Kunden (maximal 35 Euro)

Gemischt veranlasste Kosten

Betroffen sind Kosten, die sowohl den privaten als auch den steuerrechtlich relevanten Bereich eines Steuerpflichtigen betreffen – wenn Betriebsmittel auch für private Zwecke genutzt werden oder umgekehrt. Galt hier bis 2009 ein Aufteilungs- und Abzugsverbot, sobald die private Nutzung die 10 %-Marke überschritt, hat der Bundesfinanzhof im Jahr 2009 eine Gesetzesänderung vorgenommen. Hiernach lassen sich gemischt veranlasste Kosten in einen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abziehbaren und einen nach § 12 Nr. 1 EStG nicht abziehbaren Teil splitten. Insgesamt unterscheidet man zwei verschiedene Kostenarten:

• leicht und einwandfrei trennbare Kosten: Telefonkosten (Einheiten), Pkw (Fahrtenbuch), Arbeitszimmer (Fläche)
• nicht trennbare Kosten: allgemeinbildende Literatur, Kleidung und Schuhe, Tageszeitungen

Im Zweifel gilt vor allem bei den nicht trennbaren Kosten allerdings eine Nicht-Berücksichtigung als Betriebsausgabe, wenn die Mittelverwendung nicht eindeutig nachvollziehbar ist.

Betriebsausgabenpauschale

Eine Pauschale ist besonders attraktiv, da du hier keine Nachweise über tatsächliche Ausgaben erbringen musst, sondern die Pauschale einfach so geltend machen kannst. Für Steuerpflichtige gelten z. B. Kilometerpauschalen für die Wegstrecke zum Arbeitsplatz. Auch bei längerer betrieblich bedingter Abwesenheit kommen Verpflegungspauschalen ins Spiel.

Doch nur wenige Berufsgruppen unterliegen einer allgemeinen Betriebsausgabenpauschale. Diese ist in den ESt-Hinweisen (H 143 zu § 18 EStG, ab 2005 H 18.2) geregelt und gilt für folgende Gruppen:

• Hauptberuflich tätige SchriftstellerInnen oder JournalistInnen können 30 % ihrer Einnahmen pauschal und ohne Beleg als Betriebsausgaben absetzen (maximal 2.455 €).
• Liegt eine wissenschaftliche, künstlerische oder schriftstellerische Nebentätigkeit, u. a. auch eine nebenberufliche Lehr- und Prüfungstätigkeit vor, können maximal 25 % der Einnahmen pauschal abgesetzt werden – sofern keine Tätigkeit im Sinne des § 3 Nr. 26 EStG vorliegt (maximal 614 €).
• Tagespflegepersonen dürfen für jedes Kind, für das eine wöchentliche Betreuungszeit von 40 Stunden gegeben ist, monatlich 300 € als Betriebsausgaben absetzen. Liegt eine geringere Betreuungszeit vor, fällt die Ausgabe anteilig an.
• Wer in einer mildtätigen, kirchlichen oder gemeinnützigen Einrichtung tätig ist, darf jährlich ebenfalls eine Pauschale ansetzen (720 Euro).
• Selbstständige Hebammen dürfen 25% bis max. 1.535 €/Jahr ansetzen.
• Übungsleiter sind jährlich bis maximal 2.400 Euro abzugsfähig.

Betriebskostenpauschale oder reale Kosten?

Ob die Pauschale oder die realen Kosten die günstigere Variante ist, kannst du dir einfach ausrechnen.

Angenommen, du verdienst als JournalistIn im Jahr 15.000 € und kaufst dir für diese Tätigkeit Literatur und Recherchematerial für 400 €. Gemäß der Pauschale kannst du 30 % von 15.000 € anrechnen – das wären 5.000 €. Die maximale Pauschale liegt jedoch bei 2.455 €, die dann hier zum Tragen kommt. 2.455 € sind allerdings immer noch deutlich mehr als die tatsächlich angefallenen 400 €, sodass du auf jeden Fall die Pauschale nutzt, die den Gewinn um mehr als das 6-fache der tatsächlichen Kosten senkt.

Bist du hingegen hauptberuflich als Werbetexter tätig, hast monatliche Reisekosten, ein häusliches Arbeitszimmer und benötigst gelegentlich aktuelle Software, Büromaterialien und das Telefon wird über en Betrieb abgerechnet, übersteigen die tatsächlichen Ausgaben schnell den Pauschalbetrag. Dann ist es sinnvoll, eine exakte Auflistung zu tätigen, um den Gewinn zu reduzieren.

Betriebsausgaben in Personen- und Kapitalgesellschaften

EinzelunternehmerInnen und FreiberuflerInnen setzen die anfallenden Betriebsausgaben einfach in der EÜR den Gewinnen entgegen. Dabei fallen in der Regel Aufwendungen für den Arbeitsplatz, den laufenden Betrieb und eventuell für Werbung an. Komplizierter wird es hingegen bei Gewerbebetriebene oder Kapitalgesellschaften wie GmbHs.

Betriebsausgaben in Gewerbebetrieben

In Gewerbebetrieben und auch der Land- und Forstwirtschaft fallen beispielsweise Kosten an für

• Büro (Miete, Telefon, Internet)
• Personal (Lohn, Gehalt)
• Steuerberater oder Anwalt
• Versicherungen und Steuern (Umsatzsteuer, Kfz-Steuer)
• Finanzierungen und Abschreibungen
• Geschäftsreisen und Fortbildungen
• Werbung

Auch das ist noch überschaubar und kaum mehr als bei EinzelunternehmerInnen. Dennoch gilt es hier Besonderheiten bei der Gewerbesteuer zu berücksichtigen.

Betriebsausgaben GmbH

Bei einer GmbH beziehungsweise auch jedem anderen bilanzierenden Unternehmen unterscheiden sich der handelsrechtliche und steuerrechtliche Gewinn voneinander. In der Steuerbilanz reduzieren einige Kostenpunkte den Gewinn nicht, die jedoch in der Handelsbilanz angesetzt werden können und hier gewinnmindernd wirken. Hinzu kommen Besonderheiten wie die Gewinnermittlung und Ausschüttungen an Gesellschafter. Relevant können bei den Steuern folgende Positionen sein:

• Körperschaftssteuer
• Lohnsteuer
• Kapitalertragssteuer
• Gewerbesteuer
• Umsatzsteuer
• Grundsteuer
• Grunderwerbssteuer
• Solidaritätszuschlag

Spenden sind in der Regel Sonderausgaben. Kapitalgesellschaften können Spenden hingegen bis zu einer bestimmten Höhe als Betriebsausgabe absetzen, wenn der gemeinnützige Zweck gegeben ist und keine Gegenleistung der Organisation erwartet wird. Darüber hinaus dürfen Spenden die 20 % der Einkünfte nicht übersteigen.

Betriebsausgaben für Kleinunternehmer

Für KleinunternehmerInnen gelten im Wesentlichen die gleichen Möglichkeiten, Ausgaben geltend zu machen, wie für alle anderen genannten Gruppen auch. Der einzige Unterschied ist dabei wohl, dass die Ausgaben durchschnittlich geringer ausfallen, da auch die Gewinne niedriger sind. Zudem spielt bei KleinunternehmerInnen die Vorsteuer keine Rolle.

Schwierigkeiten bei der Betriebsausgabenanerkennung

Problematisch gestaltet sich der Nachweis von Betriebsausgaben insbesondere bei Posten, die sowohl den privaten als auch betrieblichen Bereich betreffen. Liegt der private Anteil der Nutzung bei weniger als 10 %, ist die Anerkennung als Betriebsausgabe in der Regel möglich. Bei Reisen oder anderen Mischnutzungen wie z. B. einem Pkw bedarf es einer eindeutigen Bestimmung, welcher Anteil dem Betrieb zuzuordnen ist (z. B. im Rahmen eines Fahrtenbuches).

Betriebsausgaben in der EÜR

Damit Betriebsausgaben gewinnmindernd wirken, musst du sie als Personengesellschaft in der EÜR angeben. Dabei reicht es nicht aus, eine Gesamtsumme zu nennen. Vielmehr ordnest du die Summen einzelnen Ausgabearten zu – was dem Finanzamt die Prüfung der Plausibilität erleichtert. Auch hat die Behörde die Möglichkeit, deine Ausgaben mit einem Branchendurchschnitt zu vergleichen und gegebenenfalls Unstimmigkeiten zu ermitteln.

Die Unterteilung der Betriebsausgaben in der EÜR erfolgt nach sechs Bereichen:

• Betriebsausgabenpauschale, Waren Rohstoffe Hilfsstoffe, Fremdleistungen, Personal
• Abschreibungen
• Raumkosten und Grundstücksaufwendungen
• Sonstige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben
• Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben
• Kraftfahrzeugkosten und andere Fahrtkosten

Du suchst also zu jeder Aufwendung die passende Bezeichnung. Meist ist diese selbsterklärend (z. B. Werbungskosten). Weitere Hilfe leistet ansonsten auch die Anleitung zur EÜR, in der die meisten Betriebsausgabearten erläutert sind. Und im Zweifel bleibt immer noch die Option der „übrigen unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben“.

Besonderheiten der Betriebsausgaben in der EÜR

Aufwendungen, die unter das gesetzlich Existenzminimum fallen, sind nicht als Betriebsausgaben absetzbar. Hier gilt ein Freibetrag von 8.354 €. Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen sind ebenfalls als solche zu berücksichtigen.

Nicht relevant als Betriebsausgaben (und auch nicht als Einnahmen) sind durchlaufende Posten, die du lediglich im Namen eines Dritten weiterleitest.

Bei Erhalt eines Sachgutes buchst du den Kaufwert als Einnahme und eine gleich hohe Ausgabe als Gegenwert, damit die Buchung ergebnisneutral bleibt und sich nicht auf den Gewinn auswirkt. Ausgaben in Geldwerten buchst du mit den tatsächlichen Werten.

Vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben buchen

Kosten, die im Vorfeld der Unternehmung entstehen, kannst du logischerweise erst absetzen, wenn du beim Finanzamt als Betrieb gemeldet bist. Bei der doppelten Buchführung kannst du sie dann als sonstige Ausgaben oder über die Privateinlagen abwickeln.

Spenden sind Sonderausgaben

Bei natürlichen Personen gelten Spenden ausschließlich als Sonderausgaben, die keine Betriebsausgaben darstellen. Allerdings besteht die Möglichkeit, Spenden in der Gewerbesteuererklärung geltend zu machen. In jedem Falle benötigst du einen Nachweis über die Spende für das Finanzamt, aus der auch hervorgeht, dass die Organisation vom Staat als gemeinnützig anerkannt ist.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben buchen

Je nachdem, mit welchem Kontenrahmen du buchst, kannst du diese Kosten unter „Sonstige nicht abziehbare Aufwendungen“ buchen.

Aufzeichnungspflicht

Damit das Finanzamt Betriebsausgaben anerkennt, musst du als Steuerpflichtiger die Ausgaben beziehungsweise auch deren betrieblichen Zusammenhang nachweisen. Kommt der Steuerpflichtige seiner Pflicht nicht oder nur unzureichend nach, kann eine Schätzung zugrunde gelegt werden. Dabei können zwar die Ausgaben geschätzt werden, auf die Vorsteuer trifft dies jedoch nur bedingt zu.

Aufwendungen für u. a. Geschenke, Bewirtungskosten, Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer und die Lebensführung betreffende Aufwendungen sind einzeln aufzuzeichnen.

Betriebsausgaben von A bis Z

Steuerlich geltend machen kannst du die folgenden Kosten, alphabetisch sortiert.

• Abschreibungen (AfA)
• Anwaltskosten
• Außerhäusliches Arbeitszimmer
• Beiträge an Berufsverbände
• Beratungskosten (Wirtschaft-, Rechts-, Steuer-)
• Betriebssteuern (z. B. Grund-, Kfz- und Umsatzsteuer)
• Bewirtungskosten
• Bürokosten (Miete, Reinigung)
• Diebstahlsverluste
• Dienstleistungen mit Bezug zum Betrieb
• Erhaltungsaufwendungen für Wirtschaftsgüter
• Fachbücher / Fachzeitschriften
• Finanzierungskosten (Zinsen, Disagio, Notargebühren für Grundschuld)
• Fortbildungskosten
• Geschäfts- und Informationsreisen
• Internet- und Telefonkosten
• Kontoführungsgebühren
• Kraftfahrzeugkosten, soweit beruflich veranlasst (einschließlich Unfallkosten)
• Kosten für Herstellung betriebsrelevanten Materials
• Pensionszahlungen
• Personalkosten (einschließlich an Ehegatten und Kinder)
• Provisionen
• Prozesskosten
• Raummieten
• Schadensersatzleistungen (betriebliche)
• Sponsoring zur Förderung Organisationen in sportlichen, kulturellen oder ähnlichen Bereichen
• Steuerberatungskosten
• Steuerfachliteratur
• Strafverteidigungskosten (nicht abziehbar sind Geldbußen und Geldstrafen)
• Trinkgelder für geschäftliche Zwecke
• Umzugskosten
• Versicherungsbeiträge
• Werbeaufwendungen