Lexikon zur Buchhaltung

Die Buchhaltung (auch Buchführung genannt) ist ein Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Sie ist unterteilt in:

• Betriebsbuchführung
• Finanzbuchführung
• Statistik
• Planungsrechnung

Nach § 239 Abs. 2 HGB besteht die Aufgabe einer Buchhaltung darin,

alle Geschäftsvorfälle laufend, lückenlos und sachlich geordnet zu erfassen und zu buchen.

In der Finanzbuchhatung werden sämtliche Geschäftsvorfälle, die innerhalb einer betrieblichen Abrechnungsperiode eintreten, zahlenmäßig erfasst sowie zeitlich und sachbezogen geordnet dokumentiert.

Während einer Abrechnungsperiode, die in den meistern Fällen am 1. Januar eines Geschäftsjahres beginnt und am 31. Dezember desselben Jahres endet, ist die Finanzbuchhaltung in 3 „grobe“ Schritte gegliedert:

1. das Buchen von Geschäftsvorfällen in T-Konten
2. das Abschließen der T-Konten und Einbuchen in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bzw. in die Abschlussbilanz – je nachdem, um welche Art von T-Konten es sich handelt sowie letztlich
3. das Abschließen der GuV und Einbuchen in die Abschlussbilanz.

Die oben beschriebene Art der Buchführung, die im 18. Jahrhundert erfunden wurde, ist die noch heute nahezu ausschließlich angewendete Form der Buchhaltung und wird auch als Doppelte Buchführung bezeichnet. „Doppelt“ deshalb, weil jeder Geschäftsvorfall in zwei unterschiedlichen Konten nach der „Goldenen Regel: Soll an Haben“ gebucht wird. Somit wird ein einziger Geldtransfer in einem T-Konto als Soll und einem anderen als Haben dokumentiert.

In Deutschland – wie in den meisten anderen Ländern auch – muss die Finanzbuchhaltung gewissen Formalismen genügen, die vom Gesetzgeber vorgeschrieben werden und die er sich auf Verlangen Einblick verschaffen kann.

Eine Alternative zur Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Eröffnungs- und Abschlussbilanz stellt die vereinfachte Einnahmenüberschussrechnung (Abkürzung: EÜR) dar. Nach deutschem Recht sind Kleingewerbetreibende und Freiberufler nicht zur GuV und zur Bilanzierung verpflichtet. Sie können ihr Betriebsergebnis (Gewinn oder Verlust) per EÜR ermitteln und offenlegen.

Auch nicht alle Wirtschaftsbetriebe unterliegen der Bilanzpflicht. Unternehmen, die nicht ohnehin aufgrund bestimmter Rechtsvorschriften bilanzierungspflichtig sind, werden erst ab einer definierten Umsatz- und Gewinnschwelle dazu verpflichtet, zu Beginn eines Geschäftsjahres eine Eröffnungsbilanz und zum Ende des entsprechenden Jahres eine Abschlussbilanz zu erstellen. Im Jahr 2016 lag in Deutschland die Gewinnschwelle bei 60.000 Euro und der Mindestumsatz bei 600.000 Euro.

Ist also ein Unternehmer nicht bilanzpflichtig, weil er im vergangenen Geschäftsjahr weniger als 60.000 Euro Gewinn und weniger als 600.000 Euro Umsatz erzielt hat, so endet dessen Finanzbuchhaltung gemäß der oben genannten 3 Schritte am Jahresende mit dem Abschluss der GuV.

Auf die 3 Schritte der Buchhaltung, respektive der Finanzbuchhaltung, soll im Folgenden näher eingegangen werden.

Buchen von Geschäftsvorfällen in T-Konten

Die Bezeichnung „T-Konten“ rührt aus der zweispaltigen Ausführung dieser Konten. In der linken Spalte werden alle Soll-Beträge eingetragen, in der rechten die Haben-Beträge. Nach Abschluss eines T-Kontos stimmen die Summen beider Spalten überein. T-Konten sind in Bestandskonten und Erfolgskonten unterteilt.

Bestandskonten

Erfolgskonten

Dabei wird bei Bestandskonten, die auch als Bilanzkonten bezeichnet werden, nochmals zwischen Aktivkonten und Passivkonten unterschieden. Wie der Name Bilanzkonto andeutet, ist ein solches Konto Bestandteil der Bilanz und somit auf der Aktiv- bzw. der Passivseite wiederzufinden. Deshalb werden Bestandskonten nach Abschluss auch nicht in die Gewinn- und Verlustrechnung eingebucht, wie es bei Erfolgskonten der Fall ist, sondern direkt in die Abschlussbilanz.

Zu den Aktivkonten gehören zum Beispiel Anlagevermögen, Maschinen oder  Vorsteuer. Passive Bestandskonten dagegen sind beispielsweise Eigenkapital, Fremdkapital, Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten und Umsatzsteuer. Bei Erfolgskonten wird unterschieden zwischen Aufwandskonten und Ertragskonten.

Im Unterschied zu den Bestandskonten, die direkt über die Bilanz abgerechnet werden, erfolgt nach Abschluss der Erfolgskonten deren Buchung in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Nach Abschluss der GuV wird diese schließlich in der Abschlussbilanz (am Geschäftsjahresende) auf dem Eigenkapitalkonto verbucht. Aufwandskonten sind unter anderen Material, Personal, Mieten oder Werbung. Den Ertragskonten werden zum Beispiel Erlöse, Bestandsveränderungen und Dividenden zugerechnet.

Die wichtigste Buchungsregel, die für sämtliche T-Kontenarten gilt, lautet stets: „Soll an Haben“, wobei jedoch für die unterschiedlichen Kontentypen verschiedene Buchungsregeln streng befolgt werden müssen. Für Bestandskonten gelten die Regeln: Auf einem Aktivkonto wird eine Zunahme stets im Soll und eine Abnahme im Haben gebucht. Entsprechend umgekehrt ist es bei einem Passivkonto: Eine Zunahme wird im Haben gebucht, eine Abnahme im Soll. Für Erfolgskonten gilt: Aufwandskontozunahme im Soll, Aufwandskontoabnahme im Haben. Ertragskontozunahme im Haben, Abnahme im Soll. Am Ende eines Geschäftsjahres, welches im Regelfall einer Abrechnungsperiode entspricht, erfolgt der Abschluss der T-Konten. Während dieses Vorgangs werden auf der Soll- und der Habenseite jeweils die Summen gebildet. Die Differenz der Summen wird auf derjenigen Seite mit der geringeren Summe als Saldo eingetragen, sodass anschließend die Summen in beiden Spalten des T-Kontos übereinstimmen. Dieser Saldo wird dann bei Bestandskonten direkt in die Abschlussbilanz übernommen und bei Erfolgskonten in die GuV eingebucht.

Abschließen der T-Konten und Einbuchen in die Gewinn- und Verlustrechnung

Wie auch die oben beschriebenen Bestands- und Erfolgskonten ist auch das Gewinn- und Verlustkonto ein T-Konto. In der linken Spalte werden alle Aufwände und in der rechten sämtliche Erträge aufgelistet. Somit werden die Salden der Aufwandskonten in der Spalte Aufwand der GuV eingetragen und jene der Ertragskonten in die Spalte Ertrag. Abgeschlossen wird die GuV, indem auf beiden Seiten die Summen gebildet werden. Ist die Summe auf der Ertragsseite höher als die der Aufwendungen, so entspricht die Differenz aus beiden Summen einem betriebswirtschaftlichen Gewinn. Für den Fall, dass sich auf der Aufwandsseite eine höhere Summe als auf der Ertragsseite ergibt, ist für die vergangene Abrechnungsperiode ein Verlust zu verbuchen.

Für Unternehmer, die nicht bilanzierungspflichtig sind, ist somit das betreffende Geschäftsjahr vollständig abgerechnet. Für Betriebe, die der Pflicht einer Bilanzierung nachgehen müssen, folgt der dritte Schritt.

das Abschließen der GuV und Einbuchen in die Abschlussbilanz

Eine Bilanz besteht ebenso wie ein T- und GuV-Konto aus zwei Spalten. Auf der linken Spalte, genannt Aktiva, sind alle Vermögenswerte eines Unternehmens aufgelistet. Vereinfacht kann man unter Aktiva alle Güter verstehen, die den Wert einer Firma beziffern. Dazu gehört zum einen die „Hardware“, die notwendig ist, damit der Betrieb funktioniert (Immobilien, Maschinen, Fuhrpark) und zum anderen aber auch unbezahlte Rechnungen von Kunden, der Kassenbestand oder das Geschäftskonto, sofern dieses ein Guthaben aufweist. Die rechte Spalte der Bilanztabelle wird als Passiva bezeichnet und gibt Aufschluss über das Kapital des Unternehmens. Die Passivseite gibt sozusagen Aufschluss darüber, woher das Geld stammt, mit dem das Unternehmen finanziert wird. Finanziert wird ein Unternehmen im Wesentlichen durch Eigen- und Fremdkapital. Dem Eigenkapital können private Ersparnisse des Unternehmers zugerechnet werden. Fremdkapital dagegen sind Darlehen, die bei Kreditinstituten aufgenommen wurden, aber auch beispielsweise nicht bezahlte Rechnungen, sogenannte Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Hat zum Beispiel ein Unternehmer Ware von einem seiner Lieferanten bezogen, diese aber noch nicht bezahlt, so hat er bis zum Zahlungstermin Schulden bei seinem Lieferanten, was in der Betriebswirtschaft ähnlich wie ein Bankkredit aufgefasst wird.

Bei allen Bilanzen (sowohl Eröffnungs- als auch Abschlussbilanz) gilt die strenge Regel, dass auf beiden Seiten nach Abschluss die Summen (Aktiva und Passiva) übereinstimmen müssen. Es handelt sich dabei um die Bilanzsumme. In die Abschlussbilanz wird der Saldo des GuV-Kontos (aus Schritt 2) auf das Konto Eigenkapital auf der Passivseite gebucht. Somit erhöht sich bei einem Gewinn das Eigenkapital, während es bei einem etwaigen Verlust reduziert wird.

Buchhaltungsprogramme erleichtern die Buchhaltung

Moderne Unternehmen nutzen für die regelkonforme Buchhaltung mittlerweile durchgehend eine entsprechende Softwarelösung bzw. ein Buchhaltungsprogramm. Das erleichtert die Buchungen der Geschäftsvorfälle, spart Zeit und schafft Übersicht.