Rückstellungen

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Rückstellungen oftmals mit Rücklagen verwechselt. Während du mit Hilfe von Rücklagen allerdings eine gewisse Summe ansparst, um in Zukunft größere Maschinen o. ä. kaufen zu können, handelt es sich bei Rückstellungen um Verbindlichkeiten (also Fremdkapital), welche mit Hinblick auf Höhe, Bestehen oder Zeitpunkt noch nicht sicher sind.

Rückstellungen werden also einerseits mit Hinblick auf besagte, ungewisse Verbindlichkeiten, jedoch auch im Zusammenhang mit drohenden Verlusten aus schwebenden Geschäften gebildet. Im letztgenannten Fall handelt es sich dann um eine so genannte „Drohverlustrückstellung“.

Besonders wichtig ist es, sich immer wieder vor Augen zu führen, dass Rückstellungen in die Kategorie „Fremdkapital“ fallen und damit -streng genommen- Schulden darstellen. Innerhalb der Bilanz mindern besagte Rückstellungen den Gewinn.

Noch ein wenig klarer wird der Unterschied, wenn die klassischen Verbindlichkeiten den Rückstellungen gegenübergestellt werden. Grundsätzlich gelten hier die folgenden Regeln:

• Im Zuge einer Verbindlichkeit weißt du, wie viel du wann und wofür zahlen musst. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn du eine Rechnung von einem Dienstleister bekommst.
• Bei der ungewissen Verbindlichkeit (also der Rückstellung) ist mindestens einer der genannten Faktoren (noch) unklar.

Übrigens: es besteht eine RückstellungsPFLICHT. Das bedeutet, dass du unter gewissen Voraussetzungen Rückstellungen bilden musst. Dies gilt im Zusammenhang mit verschiedenen Szenarien, auf die im folgenden Abschnitt eingegangen werden soll.

Rückstellungen – von der Bildung bis zur Auflösung

Rückstellungen können gebildet, gebucht und letzten Endes aufgelöst werden. Das klassische Procedere gestaltet sich hierbei wie folgt:

Rückstellungen bilden (Passivierungspflicht)

Im Rahmen von ungewissen Verbindlichkeiten besteht für den Unternehmer die so genannte Passivierungspflicht. Diese besagt, dass Rückstellungen sowohl im Zusammenhang mit drohenden Verlusten aus schwebenden Geschäften und ungewissen Verbindlichkeiten, jedoch auch mit Hinblick auf Instandhaltungen und Gewährleistungen ohne rechtliche Verpflichtung gestellt werden müssen. Rückstellungen für andere Belange dürfen per Gesetz nicht gebildet werden.

Rückstellungen buchen

Rückstellungen müssen dann im Abschlussjahr gebucht werden, wenn sie während des betreffenden Jahres auch verursacht wurden. Somit mindert sich auch der Gewinn und der Aufwand wird korrekt zugeordnet.

Die jeweils zu buchenden Beträge müssen geschätzt werden. Gebucht wird dann über den Buchungssatz: Aufwandskonto an Rückstellungen. Das Resultat: der Gewinn wird gemindert und die entsprechende Summe in das nächste Jahr übertragen.

Rückstellungen auflösen

Muss auf die gebildeten Rückstellungen zugegriffen werden, werden diese entsprechend aufgelöst.

Hierbei ergeben sich dann genau drei Möglichkeiten und infolgedessen auch drei Buchungsszenarien:

• Entsprechen die Rückstellungen dem jeweiligen Aufwand, lautet der Buchungssatz: Rückstellungen an Bank.
• Sind die Rückstellungen kleiner als der Aufwand, wird mit „Rückstellungen und Aufwandskonto an Bank“ gebucht.
• Wurden mehr Rückstellungen als eigentlich nötig gebildet, lautet der Buchungssatz: Rückstellungen an Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen an Bank.

Arten von Rückstellungen

Rückstellungen können/ müssen aus verschiedenen Gründen gebildet werden. In welchem Zusammenhang Rückstellungen stehen, kannst du oft schon an der betreffenden Bezeichnung ablesen.

Damit du dir einen noch besseren Überblick verschaffen kannst, findest du hier die verschiedenen Rückstellungsarten und eine jeweilige Kurzbeschreibung.

Pensionsrückstellungen

Pensionsrückstellungen werden im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge für Arbeitnehmer gebildet. Eine Rückstellung ist hier beispielsweise dann wichtig, wenn das Unternehmen nicht weiß, ob bzw. wann die Leistung fällig wird.

Steuerrückstellungen

Steuerrückstellungen werden für Steuern gebildet, deren Höhe im abzuschließenden Geschäftsjahr noch unklar ist.

Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften

Diese Art der Rückstellung wird unter anderem auch als „Drohverlustrückstellung“ bezeichnet. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Geschäfte aus Verträgen, die noch nicht unterschrieben wurden.

Rückstellungen für Instandhaltung

Hierbei handelt es sich um Rückstellungen, für Instandhaltungen, die noch nicht durchgeführt wurden. Die betreffenden Beträge beziehen sich auf Maßnahmen, die eigentlich durchzuführen gewesen wären, zum Bilanzstichtag aber noch nicht umgesetzt wurden. Klassische Beispiele sind hier unter anderem die Reparaturen an Firmenwagen oder technischen Anlagen.

Prozesskostenrückstellungen

Diese Rückstellungen beziehen sich auf zurückgestellte Summen im Zusammenhang mit einem wahrscheinlich verlorenen Prozess. Wichtig: eine Prozesskostenrückstellung kann nur dann gebildet werden, wenn zum Bilanzstichtag noch kein endgültiges Urteil feststeht.

Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten

Rückstellungen für Instandhaltung und Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften werden unter der Kategorie der Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten zusammengefasst.

Rückstellungen für Gewährleistungen (Kulanzrückstellungen)

Ist ein Unternehmen nicht rechtlich zur Gewährleistung verpflichtet, bietet diese seinen Kunden dennoch an, muss er so genannte Kulanzrückstellungen bilden.

Rückstellungen für Aufbewahrungspflicht

Im Zuge der geschäftlichen Tätigkeiten müssen (bekanntermaßen) verschiedene Aufbewahrungspflichten eingehalten werden. Die entsprechenden Rückstellungen beziehen sich dann unter anderem auf die Bereiche Archivierung, Speicherung und Digitalisierung.

Rückstellungen und ihre Auswirkung

Das Buchen von Rückstellungen (und deren Auflösung) wirkt sich selbstverständlich auf verschiedenen Ebenen aus. Doch wie zeigt sich dieser Effekt eigentlich genau?

Punkte, die in diesem Zusammenhang besonders interessant werden, sind:

• die Erfolgsrechnung
• die Bilanz
• deine Liquidität.

Die Beträge, in deren Höhe du Rückstellungen bildest, mindern deinen Gewinn und wirken sich dementsprechend auch in steuerlicher Hinsicht aus. Daher werden die Rückstellungen auch sowohl in der Erfolgsrechnung und der Bilanz erwähnt.

Wichtig ist jedoch selbstverständlich auch, dass Rückstellungen nur für ihren Zweck genutzt werden dürfen. Dies bedeutet jedoch auch, dass du -wenn besagter Zweck eintritt- liquide bist, um entsprechend agieren zu können. Hierzu ist es natürlich wichtig, die benötigte Summe möglichst passend zurückzustellen und die Situation entsprechend korrekt einschätzen zu können.