Rechnungsbetrag
Der Rechnungsbetrag ist die Gesamtsumme der Entgelte für alle Lieferungen und Leistungen, die ein Unternehmer erbracht hat und wird im Normalfall im Anschluss an die einzelnen Posten der Rechnung angegeben. Ebenfalls im Rechnungsbetrag enthalten ist – sofern du kein Kleinunternehmer bist oder steuerfreie Leistungen erbringst – die Umsatzsteuer.
Bei der Rechnungsstellung kommen nicht selten einige Fragen auf: Muss ich Steuer ausweisen? Wie regle ich das mit dem Skonto? Was passiert, wenn Angaben auf meiner Rechnung falsch sind? In Deutschland finden sich die entsprechenden Regelungen und damit auch die Antworten auf fast alle Fragen im Umsatzsteuergesetz (UStG). Die Paragraphen 14 und 14c schreiben Unternehmern vor, was auf einer Rechnung zu finden sein muss und wie mit fehlerhaften Angaben umzugehen ist. Wir erklären die wichtigsten Fakten zum Rechnungsbetrag.
Wie setzt sich der Rechnungsbetrag zusammen?
Wie sich der Rechnungsbetrag zusammensetzt, schreibt der Gesetzgeber in § 14 UStG vor. In Absatz vier sind die Pflichtangaben zu finden, die auf jeder Rechnung mindestens enthalten sein müssen. Der Vorschrift zufolge umfasst der Rechnungsbetrag diese Bestandteile:
Die Rechnungssumme – Unterschiede zwischen Netto und Brutto
Beim Rechnungsbetrag werden die Begriffe „Netto“ und „Brutto“ gerne verwechselt oder falsch verwendet. Allerdings gibt es einige Unterschiede zwischen der Netto- und der Bruttorechnung.
Besonderheiten bei der Nettorechnung
Auf der Nettorechnung gibst du alle Posten (die einzelnen Lieferungen und Leistungen) zunächst in netto an. Am Ende der Rechnung addierst du alle Nettobeträge. Diese Summe ist die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer, die du eine Zeile weiter unten ausweist. Der letzte Betrag auf der Rechnung ist der Bruttogesamtbetrag, also die Summe aus Nettobeträgen und der darauf entfallenden Umsatzsteuer.
Diese Art der Rechnung wird vor allem im B2B-Bereich ausgestellt. Durch die separat ausgewiesene Umsatzsteuer weiß der Empfänger der Rechnung direkt, welchen Betrag er als Vorsteuer vom Finanzamt zurückerhält. Die Nettosumme ist damit die tatsächliche Betriebsausgabe, die gezahlte Umsatzsteuer stellt faktisch keine Ausgabe dar.
Der Rechnungsbetrag auf der Bruttorechnung
Grundsätzlich unterscheidet sich die Bruttorechnung nicht von der Nettorechnung. Auch hier werden alle Lieferungen und Leistungen separat ausgewiesen und am Ende zusammengerechnet. Der Unterschied liegt darin, dass bei jedem Posten direkt der Bruttobetrag angegeben ist. Demnach rechnest du die Umsatzsteuer nicht „auf einmal“ am Ende auf die Summe aller Nettobeträge auf, sondern arbeitest nur mit Bruttobeträgen.
Diese Art der Rechnung wird vor allem im Privatkundenbereich (B2C) ausgestellt. Der Grund dafür ist, dass Privatleute die Vorsteuer nicht vom Finanzamt zurückfordern können. Dementsprechend müssen sie tatsächlich den vollen Rechnungsbetrag zahlen, wodurch ein separater Ausweis der Umsatzsteuer keinen Sinn hat.
Tipp!
Egal ob Brutto- oder Nettorechnung, Kleinunternehmerrechnung oder Rechnung mit Umsatzsteuer, mit einem Rechnungsprogramm kannst du in wenigen Klicks die für dich passende Rechnung erstellen. Und das beste ist, alle Pflichtangaben sind automatisch enthalten.
Kleinunternehmer: Sonderfall beim Rechnungsbetrag
Kleinunternehmer sind grundsätzlich Unternehmer im Sinne des UStG. Dementsprechend gelten für sie dieselben Pflichten, was die Ausstellung von Rechnungen angeht. Die Pflichtangaben aus §14 UStG müssen also auch auf deiner Rechnung enthalten sein, wenn du Kleinunternehmer bist. Allerdings wird die Steuer auf die von dir erbrachten Umsätze nicht erhoben. Als „Ersatz“ für die Angabe des Steuerbetrags auf der Rechnung bist du verpflichtet, einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung anzubringen.
Dieser Vermerk kann zum Beispiel so aussehen:
Eine weitere Ausnahme sind Kleinbetragsrechnungen (Rechnungsbetrag inklusive Steuer kleiner als 250 Euro). In diesem Fall sind deutlich weniger Pflichtangaben erforderlich, beispielsweise kannst du hier den Steuerbetrag weglassen und direkt die Gesamtsumme angeben.
Der Skonto vom Rechnungsbetrag – wie wird er berechnet?
Skonto ist ein Rabatt, den der Leistungsempfänger nur in Anspruch nehmen kann, wenn er innerhalb einer bestimmten Frist zahlt. Der Sinn dahinter: Der leistende Unternehmer erhält sein Geld schneller und der Leistungsempfänger profitiert von einem zusätzlichen Rabatt.
Um den Skontobetrag zu berechnen, gibt es eine einfache Formel: Brutto-Rechnungsbetrag x Skontosatz (bei zwei Prozent ist der Skontosatz 0,02) ergibt den Skontobetrag. Ihn kannst du vom Überweisungsbetrag abziehen.
Entgegen der weitläufigen Meinung, Skonto würde vom Nettobetrag der Rechnung ermittelt, wird ertatsächlich vom Bruttobetrag ermittelt. Dadurch, dass der leistende Unternehmer durch den Skonto weniger Einnahmen hat, muss er auch weniger Umsatzsteuer zahlen (§17 UStG). Das Verhältnis „Entgelt/Steuer“ bleibt also gleich.
Rechnungsbetrag falsch: Was tun, wenn die Summe auf der Rechnung nicht stimmt?
Wenn der Betrag auf der Rechnung falsch ist, ist das erst einmal kein Grund zur Sorge. Ist deine Rechnung noch nicht beim Empfänger angekommen und/oder wurde noch nicht bezahlt und verbucht, kontaktierst du ihn am besten schnellstmöglich. Im Anschluss schickst du eine korrigierte Rechnung und stornierst damit das zuerst ausgestellte Dokument. Hierzu ist es empfehlenswert, aber nicht verpflichtend, einen Hinweis wie „Mit dieser Rechnung wird die Rechnung vom TT.MM.JJJJ storniert“ anzubringen. Anders sieht es aus, wenn die Rechnung bereits verbucht wurde.
Falscher Rechnungsbetrag verbucht: Keine Panik
Wenn eine von dir ausgestellte Rechnung mit falschem Endbetrag bereits verbucht wurde, ist der Versand einer Korrekturrechnung ebenfalls der einfachste und schnellste Weg. Dank einer korrigierten Rechnung, die ebenfalls den bereits genannten Hinweis enthalten sollte, kann die Buchhaltung des Leistungsempfängers eine Korrektur im System vornehmen. Dadurch wird die alte Rechnung storniert und es taucht nur noch die neue Version auf.