Lieferschein

Der Lieferschein dokumentiert die Art und die Menge sowie den Zeitpunkt einer Lieferung und wird deshalb häufig auch als Warenbegleitschein bezeichnet.

Der Lieferschein ist eine Urkunde. Im Normalfall stimmen die auf dem Lieferschein verzeichneten Waren mit der tatsächlich eingegangenen Ware überein, somit ist der Lieferschein die Grundlage der über die Warenlieferung auszustellenden Rechnung. Der Absender einer Lieferung – dies kann ein Hersteller oder Händler einer Ware sein – bringt den Lieferschein an der Verpackung einer Ware an oder legt ihn in das Paket hinein, wodurch gewährleistet ist, dass der Lieferschein untrennbar mit der Ware verbunden ist. Dies unterscheidet den Lieferschein von der Rechnung, welche man separat z. B. per Briefpost verschicken kann.

Für Lieferscheine gilt für Kaufleute (insbesondere bei Unternehmen) eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, obwohl sie nicht zu den Schriftstücken gehören, die in einem primären Zusammenhang mit einem Bezahlvorgang stehen. Dies ist im § 147 der Abgabenordnung festgelegt. In Fällen, in denen das Lieferscheindokument gleichzeitig die Rechnung abbildet, gilt die höhere Aufbewahrungsfrist von Rechnungen von zehn Jahren. Dabei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt. Einen Warenbegleitschein, der im Laufe des Jahres 2018 ausgestellt wurde, darf man somit erst zum 31. Dezember 2024 vernichten.

Kaufmännische Bestandteile eines Lieferscheins

Zwar ist unter Kaufleuten beim Verkauf einer Ware die Ausstellung eines Lieferscheins – im Gegensatz zur Rechnung – nicht gesetzlich vorgeschrieben, jedoch müssen bei der Erstellung eines Warenbegleitscheins die Mindestanforderungen eines Geschäftsbriefes eingehalten werden.

Allgemeine Angaben

So gehört bei der Nennung des Warenempfängers die Angabe des genauen Firmennamens sowie die Rechtsform dazu, so dass das empfangende Unternehmen eindeutig dokumentiert ist. Des Weiteren muss der Name des Verkäufers vermerkt sein.

So hat ein Unternehmen mit der Rechtsform einer GmbH in Deutschland folgende Angaben aufzuführen: der vollständige Firmenname gemäß den Angaben des Handelsregistereintrages, Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registergericht des Gesellschaftssitzes sowie die Handelsregisternummer, unter der die GmbH eingetragen ist. Darüberhinaus sollen alle Geschäftsführer genannt sein und – sofern vorhanden – der Name des Aufsichtsratsvorsitzenden mit vollständigem Namen.

Die Lieferung höchstpersönlich

Die „Kernaussage“ eines Lieferscheins besteht aus der eigentlichen Beschreibung der Lieferung. Diese umfasst eine möglichst genaue Bezeichnung der Ware sowie ihre Menge mit dazugehörenden Maßeinheiten (Stück, Gramm, Liter usw.). Dies dient dem Empfänger der Lieferung dazu, den Wareneingang zu kontrollieren und einer Bestellung zuzuordnen und gegebenenfalls Unstimmigkeiten festzustellen, aus denen u. U. eine Reklamation erfolgen kann.

Weiterhin sollte das Ausstellungsdatum des Lieferscheins enthalten sein, das Kauf- oder Bestelldatum sowie das Lieferdatum. Zur besseren Identifizierung oder einer Zuordnung zu anderen Dokumenten (z. B. der Rechnung) enthält der Warenbegleitschein eine individuelle Lieferscheinnummer. Außerdem sollte man die gewählte Versandart angeben. Im Falle einer Aufteilung der Lieferung auf mehrere Teillieferungen ist es ebenfalls vorteilhaft, dies auf dem Lieferschein zu vermerken. Am besten ist es jedoch, für jede einzelne Teillieferung einen eigenen Warenbegleitschein auszustellen.

Sämtliche Angaben zum Unternehmen inklusive des Rechtsformzusatzes werden grundsätzlich in der Kopfzeile des Lieferscheins untergebracht. Die Angaben der Rechtsform, der Handelsregisternummer usw. sind in der Regel in der Fußzeile zu platzieren.

Sollte ein Unternehmensinhaber sich nicht an die gesetzlichen Vorschriften der Formalien eines Geschäftsbriefes halten, muss dieser mit einem Bußgeld seitens des Amtsgerichtes rechnen. Es sind Fälle bekannt, bei denen das vom Registergericht festgelegte Zwangsgeld bis zu 5.000 Euro betragen hatte.

Elektronische Lieferscheine

Im Rahmen der zunehmenden Verbreitung der so genannten digitalen Transformation werden immer häufiger elektronische Lieferscheine erstellt. Insbesondere die Automobilbranche macht seit langer Zeit von dieser Art der Lieferscheinerstellung Gebrauch. Hier werden die Daten der Warenlieferung direkt nach dem Versand an den Empfänger nach festgelegtem Muster per elektronischem Datenaustausch übertragen, so dass der Warenempfänger noch vor Eintreffen der Lieferung informiert ist, welche Waren in welcher Menge geliefert werden.

Vorteile eines Lieferscheins

Die Ausstellung von Lieferscheinen bietet gleich mehrere Vorteile. Den Lagerarbeitern des warenversendenden Unternehmens wird die Zusammenstellung der Ware erleichtert, die auch auf der später zu erstellenden Rechnung ausgewiesen wird.

Die Mitarbeiter beim Empfänger wiederum können den Inhalt der Sendung auf ihre Korrektheit anhand des mitgeführten Dokuments überprüfen und ggf. Mängel sofort erfassen und notieren. Dies erleichtert die Abläufe im Wareneingang und dem Reklamationswesen.

Lieferscheine aus juristischer Sicht

Das Warenbegleitpapier erfüllt gleich mehrere Aufgaben. Zum Einen wird ein Lagerhalter in einem Unternehmen mittels eines Lieferscheins angewiesen, bestellte oder gekaufte Waren auszuliefern. Der Schein ist eine Anweisung im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches, wenn der Empfänger der Ware verpflichtet ist, eine Gegenleistung zu erbringen (im kaufmännischen Bereich in der Regel die Bezahlung des Kaufpreises). Andererseits ist der Lieferschein eine kaufmännische Anweisung, wenn er an eine Order gestellt ist. Falls der Warenbegleitschein sich auf eingelagerte Waren bezieht, ist er keine Anweisung im juristischen Sinne. Auch eine gelegentlich fälschlicherweise als Lieferschein bezeichnete Mitteilung eines Boten über eine Warenlieferung hat keine rechtliche Bedeutung.

Vom Angebot bis zur Lieferscheinerstellung – die Verfahrensweise

In modernen Unternehmen kommen heutzutage oft ERP-Programme zum Einsatz. Diese erleichtern den kompletten Angebots- und Bestellvorgang bis zum Versand inklusive Lieferscheinerstellung. Bei diesem Geschäftsprozess hat sich folgendes Verfahren etabliert:

1. Im ersten Schritt erstellt man ein Angebot. Hierbei werden die Stammdaten erfasst wie Name, Lieferanschrift usw. sowie die Artikel, die der interessierte Kunde erfragt hat.
2. Im Fall der Angebotsannahme seitens des Kunden wird aus dem Angebot eine Auftragsannahme.
3. Sobald der Kunde die Ware entweder per Vorkasse bezahlt oder eine andere Bezahlart auswählt, wird aus der Auftragsannahme eine Bestellung, welche auch die Ausstellung des Lieferscheins beinhaltet.

Die zuvor erfassten Daten über den Empfänger und die Waren werden dann in das vorher festgelegte Layout eines auszudruckenden Lieferscheins übernommen.

Relevanz von Lieferscheinen bei einer Betriebsprüfung

Lieferscheine dokumentieren Zugänge im Warenbestand eines Unternehmens und wirken sich somit auf das Bestandskonto aus. Im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt können Lieferscheine als ergänzende Belege herangezogen werden, wenn die zugehörigen Eingangsrechnungen keine genaue Auskunft über die erhaltenen Waren geben. Darüber hinaus sind Lieferscheine hilfreiche Dokumente bei der jährlichen Inventur im Unternehmen. So kann man erhaltene Lieferscheine beispielsweise zum Gegencheck von Lagerbeständen nutzen, falls sich Unstimmigkeiten ergeben sollten.

Unterschrift auf einem Lieferschein – ja oder nein?

Müssen Lieferscheine unterschrieben werden? Hier sind mehrere Fälle zu unterscheiden:

1. Der Warenversender (Verkäufer) ist nicht gezwungen, das Lieferpapier zu unterschreiben – es besitzt auch ohne Unterschrift volle Gültigkeit.
2. Auch der Transporteur (Frachtunternehmen) muss den Warenbegleitschein nicht unterschreiben. Er vermerkt allenfalls den Ort und Zeitpunkt der Warenübergabe an den Empfänger.
3. Der Warenempfänger wiederum bestätigt per Unterschrift auf der Kopie des Transporteurs (oder auf einem elektronischen Gerät) den korrekten Erhalt der Ware.

Lieferschein-Regelungen bei Dienstleistungen

Erbringer von Dienstleistungen sind zu weiteren Angaben auf ihren Geschäftsbriefen verpflichtet. Hier kommt die Dienstleistungs-Informationspflichtenverordnung
(DL-InfoV) zum Tragen. Sie gilt für Berufsgruppen und Bereiche wie Handel und Vertrieb, freie Berufe (z. B. Steuerberater, Architekten), Bau- und Handwerksdienstleistungen oder auch der Gastronomie. Hier sind auf Lieferscheinen oder vergleichbaren Geschäftspapieren folgende zusätzlichen Angaben gemäß DL-InfoV zu machen:

• Angaben zur Kontaktaufnahme (vollständige Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Nennung der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde (vorrangig für Berufsgruppen, die einer besonderen Aufsichtspflicht unterliegen, z. B. Immobilienmakler, Bauträger, Versteigerer)
• Falls ein Dienstleistungserbringer über eine Umsatzsteuer-ID verfügt, muss er auch diese auf seinen Lieferscheinen angeben.
• Darüber hinaus sind Dienstleister verpflichtet, Angaben zu den jeweils geltenden AGB gemäß § 305 BGB zu machen. Das im Einzelnen anwendbare Recht sowie der Gerichtsstand ist dem Dienstleistungsempfänger ebenfalls auf dem Lieferschein oder vergleichbaren Vertragspapieren mitzuteilen.

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