Buchhaltungssoftware

Während Buchhalter in grauer Vorzeit mit ihren handschriftlichen Aufzeichnungen noch richtig gefordert waren, vereinfachen PC und Buchhaltungssoftware die Buchhaltung für Steuerberater, Unternehmen und Freiberuflicher maßgeblich. Ein Buchhaltungsprogramm digitalisiert und archiviert Belege, erstellt Rechnungen, Bilanzen und Steuerunterlagen. Abhängig von der gewählten Buchhaltungssoftware gibt es verschiedene nützliche Funktionen wie den Buchungsassistenten, Online-Banking, Angebotserstellung und Kalkulationsprogramme für das Rechnungswesen und Controlling.

Buchhaltung nach geltendem Steuerrecht

Dabei ist immer darauf zu achten, dass die Buchführung und die Archivierung nach geltenden Steuerrechten und formalen Regeln zu erfolgen hat. Jeder Steuerberater, Unternehmer und Freiberufler sollte dabei stets die vom Gesetzgeber geforderte ordnungsgemäße Buchführung im Auge behalten. Diese hat zeitgerecht, richtig, geordnet und vollständig zu erfolgen. Eine fehlerhafte Buchhaltung kann zu Steuer- und Betriebsprüfungen und damit zur Strafbarkeit führen, selbst wenn diese Fehler nicht mit Vorsatz herbeigeführt wurden. Daher ist es wichtig, sich vor Auswahl einer Buchhaltungssoftware ausführlich mit diesem Thema auseinanderzusetzen.

Updates für Buchhaltungssoftware

Die Software muss stets auf dem aktuellen Stand sein, denn das deutsche Steuerrecht und die Vorschriften zur Buchhaltung sind kompliziert und umfangreich. Da kann es schnell passieren, dass eine Software überholt ist. Im Zweifelsfall sollte ein Steuerberater hinzugezogen werden. Unternehmen, Selbständige und Freiberufler müssen ihre Einnahmen und Ausgaben über die Buchhaltung dokumentieren. Abhängig von der Größe, Umsatzhöhe und Rechtsform bestehen unterschiedliche gesetzliche Anforderungen an den Umfang der Buchhaltungs- und Bilanzierungspflicht. Insbesondere kleine Unternehmen oder Freiberufler können sich eine ausgebildete Fachkraft häufig nicht leisten. Wer seine Buchhaltung selbst in die Hand nimmt, setzt sich jedoch der Gefahr aus, aus Unwissenheit Fehler zu machen. Viele Betroffene entscheiden sich dazu, ihre Buchführung an einen Steuerberater auszulagern oder für eine spezielle Software, die den Verwaltungsaufwand erheblich vereinfacht und nützliche Hilfestellungen bietet, wo die eigenen Kenntnisse nicht ausreichen.

Vereinfachung und Automatisierung von Prozessen in der Buchhaltung

Die Software vereinfacht die korrekte Dokumentation aller Geschäftsvorfälle, sodass Veränderungen der Vermögensverhältnisse sich lückenlos nachverfolgen lassen. Die Abrechnung und Archivierung von Unterlagen und Belegen geht durch vielseitige Funktionen leicht von der Hand, sodass der fristgerechten Einreichung der Steuerunterlagen nichts im Weg steht. Angesichts des großen Angebots auf dem Markt ist es jedoch gar nicht so einfach, die Software zu finden, die optimal zu den eigenen Anforderungen passt. Neben den Grundfunktionen, die jede Buchhaltungssoftware mitbringen muss, unterscheidet sich das Preis-Leistungs-Verhältnis der angebotenen Produkte erheblich. Freiberufler und Kleinunternehmer haben wesentlich geringere Anforderungen an ihre Buchhaltungssoftware als große und umsatzstarke Unternehmen. Daher sollte das ausgewählte Produkt zwar viele Leistungsmerkmale und Zusatzfunktionen mitbringen, jedoch nicht unnötig kompliziert sein. Ein kleiner Dienstleister stellt zum Beispiel nicht dieselben Anforderungen an sein Produkt wie ein bilanzpflichtiges und umsatzstarkes Unternehmen. In diesem Fall reicht eine Software, die speziell auf diese Bedingungen zugeschnitten ist, aus. Wer sich für den passenden Buchhaltungsassistenten entscheidet, spart nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld, denn je mehr Zusatzfunktionen das Produkt bietet, desto höher ist der Anschaffungspreis.

Der Gesetzgeber schreibt vor wie und in welchem Umfang die Buchführung zu erfolgen hat. Die Vorschriften hierfür befinden sich im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenverordnung und im Steuergesetz. Wer einen jährlichen Umsatz von mehr als 600.000 Euro und einen Gewinn von mehr 60.000 Euro erzielt, ist buchhaltungspflichtig. Diese Buchhaltungspflicht umfasst das Erstellen von Bilanzen und die Aufstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung. In diese Umsatz- und Größenkategorie fallen meistens mittlere bis größere Unternehmen. Handels- und Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG sind alleine aufgrund ihrer Rechtsform buchhaltungs- und bilanzpflichtig. Kleinere Gewerbeunternehmen und Freiberufler, die diese Umsatzkriterien nicht erfüllen, sind nicht buchführungspflichtig. Sie erstellen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Es handelt sich um eine einfache Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben ohne doppelte Buchführung und Bilanz sowie ohne Gewinn- und Verlust-Rechnung.

Funktionen einer guten Buchhaltungssoftware

Durch verschiedene Zusatzfunktionen wird die Software auch zum Controlling-Assistenten. Die Hauptaufgabe besteht darin, den Nutzer bei den Abrechnungs- und Dokumentationsprozessen behilflich zu sein. Alle Unternehmenskennzahlen werden übersichtlich gegenübergestellt. Ein wichtiger Bestandteil ist eine Funktion zur Vorbereitung der Steuererklärung, mit der alle Daten der Buchhaltung zeitsparend aufbereitet werden. Eine klassische Buchhaltungsvorschrift lautet „keine Buchung ohne Belege“, denn hier greift der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht. Daher muss der ausgewählte Favorit in der Lage sein, Belege zu digitalisieren und diese Informationen zu verarbeiten und zu verwalten. Bei einigen Programmen besteht die Möglichkeit, die eingescannten Belege mit einem Eingangsstempel und weiteren Verwaltungsmarken zu versehen. Auf jeden Fall muss das Programm die gesetzlichen Anforderungen an die GobD und die digitale Archivierung von Belegen erfüllen. Wie bei Belegen in Papierform besteht auch bei den digitalisierten Belegen das Verbot jeder nachträglichen Veränderung. Die Daten dürfen also nicht veränderbar sein und müssen mit einer sogenannten Versionshistorie ausgestattet werden. Mit einem Programm, das diese gesetzlichen Anforderungen erfüllt, entfällt die Aufbewahrungspflicht der Belege in Papierform.

Ganz gleich, wie hoch die Anforderungen die Buchführung ausfallen, gibt es jedoch bestimmte Standardfunktionen, die jedes Produkt mit sich bringen sollte, um eine echte Hilfestellung zu bieten. Der wichtigste Vorgang, der sich jeden Tag wiederholt, ist das Verbuchen von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Abhängig von den Anforderungen des Nutzers können die Eingabeoptionen unterschiedlich ausfallen. Die auf dem Markt erhältlichen Angebote bieten sowohl einfache Eingabeverfahren als auch anspruchsvolle Optionen, zu denen Stapel- und Dialogbuchungen gehören. Der Programmassistent ist die Schnittstelle zwischen der Digitalisierung der Belege und dem automatischen Verwaltungsprozess. Diese Funktion ist in der Lage, die Informationen der digitalisierten Belege zu erfassen und diese automatisch den richtigen Konten zuzuordnen. Es gibt viele Geschäftsvorfälle, die sich regelmäßig wiederholen. Hier kann der Nutzer den Programmassistenten so einrichten, dass diese Verarbeitung und Zuordnung von Informationen automatisch stattfindet. Die Anforderungen an die Erstellung von Berichten, Bilanzierungen und Abschlüssen sind unterschiedlich, denn der Gesetzgeber stellt nicht an jeden Unternehmer, Gewerbetreibenden oder Freiberufler die gleichen Anforderungen. Buchführungs- und bilanzierungspflichtige Unternehmen brauchen eine Software, die die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie Erstellung von Eröffnungs- und Schlussbilanz ermöglicht. Daher sollte jeder Nutzer darauf achten, dass der ausgewählte Favorit die gesetzlich geforderten Abschlussarten erstellen kann.

Buchhaltungssoftware mit Controlling-Funktion

Große und umsatzstarke Unternehmen sollten sich für eine Buchhaltungssoftware mit zusätzlichen Controlling-Funktionen entscheiden. In diese Kategorie fallen Finanz- und Liquiditätsreporte, die für die weiteren Planungen sowie die Erstellung von umsatzrelevanten Statistiken eine wertvolle Hilfe sind. Alle Unternehmen und Freiberufler, die regelmäßig Rechnungen an ihre Kunden verschicken, entscheiden sich am besten für eine Software, die nicht nur Rechnungen erstellt, sondern auch die dazugehörigen Mahnungen. Mit dieser praktischen Funktion behalten Unternehmer ihr Forderungsmanagement jederzeit im Blickfeld und versäumen es nicht, säumige Kunden an ihre Zahlungspflicht zu erinnern. Bevor sich eine Geschäftsbeziehung anbahnt, die in der Erstellung einer Rechnung endet, geht die Phase der Angebotserstellung voraus. Gute Softwareprogramme sind in der Lage, die entsprechenden Angebote zu erstellen. Wer mehrere Mitarbeiter in seinem Unternehmen beschäftigt und die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht seinem Steuerberater überlassen möchte, entscheidet sich für ein Programm, das ein Modul zur Lohn- und Gehaltsabrechnung mitbringt. Große und umsatzstarke Unternehmen verfügen häufig über Anlagevermögen. Auch in dieser Hinsicht ist der Buchhaltungsassistent behilflich, wenn er ein Tool bietet, mit dem sich Ab- und Zugänge sowie Abschreibungen verbuchen lassen. Buchhaltungsprogramme mit diesem Leistungsprofil verfügen häufig über eine Option zur Erstellung eines Inventars und den damit verbundenen Auswertungsmöglichkeiten. Für alle bargeldintensiven Unternehmen ist die Funktion zur Erstellung eines Kassenbuchs eine interessante Option. Die Funktion zur Umsatzsteuervoranmeldung dürfen Nutzer von jedem guten Buchhaltungsprogramm erwarten. Diese Kategorie berücksichtigt auch die Kontenrahmen, die für die Erstellung einer doppelten Buchhaltung notwendig sind.

Rechnungsvorlagen des Buchhaltungsprogramms nutzen

Was viele Nutzer häufig nicht berücksichtigen, ist die Option einer individuellen Layout-Gestaltung. Zu den Standardfunktionen bei der Gestaltung von Layout-Dateien gehört die Einstellung von Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand und Formatierungen. Zusätzliche Funktionen, mit denen der Nutzer das Layout nach persönlichen Vorlieben einstellen kann, bieten einen echten Mehrwert. Praktisch ist, wenn diese Layout-Details über ein Interface im Programm festgelegt werden können. Manche Versionen erfordern auch Kenntnisse der HTML-Programmierung. Bleibt noch die Frage, was besser ist, die Desktop-Version oder die Cloud-Version. Die Desktop-Version ist die klassische Ausführung. Die Zahlung erfolgt einmalig durch den Verkaufspreis. Das Buchhaltungsprogramm wird lokal auf den Rechner installiert, wodurch der Nutzer Zugriff auf alle Funktionen erhält. Die Nutzung ist auch ohne Internetverbindung möglich. In der Regel stellen die Hersteller Updates kostenlos zur Verfügung. Sobald jedoch eine neue Version des Programms auf dem Markt erhältlich ist, wird der Support jedoch eingestellt. Daher besteht die Gefahr, dass das Programm schnell veraltet und nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die meisten Programme sind als Jahreslizenz für 365 Tage erhältlich. Danach muss eine neue Nutzungslizenz erworben werden.

SAAS oder cloudbasierte Buchhaltungssoftware

Cloud-basierte Buchhaltungsprogramme sind über eine Internet-App erhältlich. Sie sind besonders flexibel in der Anwendung, da die Nutzung geräteunabhängig erfolgt. Ein weiterer Vorteil ist die Angebotsvielfalt, denn von der Vollversion bis zu individuellen Servicepaketen (Sofware-as-a-Service) ist alles möglich. Der Kunde zahlt also nicht für eine Software, sondern für einen über das Internet zur Verfügung gestellten Service. Weitere Vorteile sind geringe Anschaffungskosten, flexible Anpassung des Leistungsumfangs und der Nutzerlizenzen, regelmäßige Updates und ein umfangreicher Support. Der Nutzer muss sich nicht um die Hardwarewartung kümmern, sollte sich jedoch für einen Anbieter mit Serverstandort in Deutschland entscheiden. Zu den Angebotsmerkmalen gehören außerdem eine verschlüsselte Datenübertragung sowie ein zertifiziertes und sicheres Rechenzentrum. Damit die Buchhaltungssoftware reibungslos arbeiten kann, müssen die Nutzer auf die technischen Voraussetzungen achten. Hierzu gehören ein leistungsstarker Festplattenspeicher, der entsprechende Arbeitsspeicher sowie die Kompatibilität mit den entsprechenden Betriebssystemen.

Ein letzter Punkt behandelt die Schnittstellen zu ELSTER und zum Steuerberater. Unternehmer sind zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Diese erfolgt monatlich oder vierteljährlich über die elektronische Steuererklärung ELSTER beim Finanzamt. Ein gutes Buchhaltungsprogramm erleichtert den Verwaltungsprozess und zieht die für die Steuererklärung notwendigen Beträge automatisch aus den Buchungen. Außerdem überprüft es die Daten vor dem Versand auf Richtigkeit. Auch die Beantragung einer Dauerfristverlängerung ist möglich. Viele Freiberufler und kleine Unternehmen führen ihre Buchhaltung zwar auch eigenverantwortlich aus, überlassen die Abschlüsse jedoch gerne einem Steuerberater. Für die reibungslose Übergabe der notwendigen Daten stellt das Buchhaltungsprogramm eine DATEV-Schnittstelle zur Verfügung. Nicht nur für die Übergabe an den Steuerberater ist diese Funktion eine nützliche Hilfe. Bei den meisten Verwaltungsprogrammen ist eine Funktion zum Im- und Export von Daten ein fester Bestandteil.