Kontierung
Bei der Kontierung handelt es sich um einen wichtigen Aspekt der vorbereitenden Buchhaltung. Hierbei werden die Belege, sowohl interne als auch externe Belege, Konten zugeordnet und so für den Steuerberater vorbereitet.
Kontierung umfasst die Bearbeitung eines Beleges und damit eines Buchungssatzes. Auf dem so genannten Buchungsbeleg sind alle wichtigen Informationen zu einem Beleg notiert. Dazu gehört neben dem Datum und den zu buchenden Beträgen vor allem das zugeordnete Konto. Insbesondere durch den letzten Aspekt gewährleistet eine Kontierung nicht nur die ordnungsgemäße Buchführung, sondern bietet auch die Basis für die Kostenanalyse, auch Controlling genannt.
Interne und externe Belege
Belege in Unternehmen lassen sich grob in zwei große Bereiche einordnen, in interne und externe Belege. Zu den internen Belegen gehören alle, die dein Unternehmen selbst erstellt. Sie werden daher auch Eigenbelege genannt. Dazu gehören zum einen die Ausgangsrechnungen, aber auch Gehaltslisten und Lohnnachweise – also alle Belege, die nur das Unternehmen intern betreffen. Externe Belege, häufig auch Fremdbelege genannt, sind solche, die von außen an das Unternehmen gestellt werden. Dazu zählen vor allem Rechnungen von Lieferanten, aber auch Bankbelege und Postbelege.
Die (manuelle) Kontierung zur Vorbereitung der Buchung
Die Vorkontierung kann auf zwei unterschiedlichen Wegen erfolgen, entweder mittels EDV-Aufklebern oder Stempeln. In der Praxis hat sich der Stempel als komfortabelste Lösung bewährt. Du kannst diesen einfach auf den Buchungsbeleg stempeln und manuell per Hand ausfüllen. Den Stempel kann jedes Unternehmen individuell gestalten. Allerdings sollten auf allen die wichtigsten Daten enthalten sein. Zu den wichtigen Daten gehört, neben der Belegnummer und dem Datum, vor allem der dem Beleg zugeordnete Buchungssatz. Du kannst darauf auch direkt eine Kostenstelle vermerken oder das Buchungsdatum des Belegs.
Die Kontierung gibt den Buchungssatz vor
Ein Beleg erzeugt immer mindestens zwei Buchungen und zwar eine Soll-Buchung und eine Haben-Buchung. Der Buchungssatz verschriftlicht jeden Geschäftsvorgang und dokumentiert dabei genau die Finanzentwicklung. Die Formel für einen einfachen Beleg lautet „Soll von € an Haben von €“. Manche Buchungen können jedoch auch mehrere Buchungen auf der Soll- oder Haben-Buchung erzeugen. Dies tritt vor allem im Zusammenhang mit Vorsteuer oder Umsatzsteuer auf. So kann dort die Formel „Soll von € und Soll von € an Haben von €“ oder „Soll von € an Haben von € und Haben von €“ lauten.
Beispiel 1:
Kunde bezahlt ein Sofa für 500,00 € per Banküberweisung“ Der Buchungssatz sieht wie folgt aus:
Soll | Betrag | Haben | Betrag |
---|---|---|---|
Bank | 500,00 € | Forderung aus der Lieferung | 500,00 € |
Beispiel 2:
Rechnungsstellung für den Verkauf eines Sofas für 500,00 €.
Buchungssatz: Forderung aus der Lieferung und Leistung 500,00 € an Umsatzerlös € und Umsatzsteuer €.
Forderung aus Lieferung und Leistung500,00 €Umsatzerlös420,20 €
Soll | Betrag | Haben | Betrag |
---|---|---|---|
Umsatzsteuer | 79,80 € |
Grundlage für die Vorkontierung: der Kontenplan
Der Kontenplan ist die wichtigste Grundlage für die Zuordnung eines Belegs. Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Kontenplan und umfasst alle im Betrieb vorhandene Konten. Es handelt sich dabei um einen individuellen Kontenplan, der jedoch meist aus standardisierten Kontenrahmen abgeleitet wird. Die wichtigsten Kontenrahmen sind der IKR (Industriekontorahmen) und der SKR (Standardkontorahmen). Dieser Standard ermöglicht es, Geschäftsvorfälle zu vereinheitlichen und ermöglicht es, betriebliche Vorgänge zu vergleichen. Die standardisierten Rahmenpläne können vom Unternehmen individuell nach Bedarf gekürzt werden.
Die korrekte Zuordnung eines Beleges zu einem Konto ermöglicht es einem Unternehmen überhaupt erst, seine Kosten zu analysieren. Nur auf Grund dieser Datenbasis ist ein zutreffendes Controlling möglich, mit welchem das Unternehmen seine Finanzen überblicken und optimieren kann.
Beispiel:
0320 PKW-Anschaffung und Abschreibung des Autos
SKR 03 | Bezeichnung | Was buchen Sie auf das Konto? |
---|---|---|
0420 | Büroeinrichtung | Anschaffung und Abschreibung von Büromöbeln |
Zusammenfassung Kontierung
Die Kontierung ist ein wichtiger Schritt in der vorbereitenden Buchhaltung, den Unternehmen meist gut selbst durchführen können. Sie bildet die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung und erspart dem Steuerberater viel Zeit und damit dem Unternehmen Geld. Die korrekte Zuordnung zu den verschiedenen Konten ist dabei besonders wichtig, da nur so ein korrektes Controlling, d.h. eine Kostenanalyse, durchgeführt werden kann. Somit kann dein Unternehmen genau auswerten, wodurch Einnahmen und Ausgaben entstehen.