Rechnung auf Englisch

Rechnungen auf Englisch bilden im internationalen Handel eine zentrale Kommunikationsgrundlage. Voraussetzung ist, dass die englische Rechnung wie sein deutscher Gegenpart alle Pflichtangaben enthält.

Welche Bedeutung haben Rechnungen auf Englisch?

Unternehmen agieren aufgrund der Globalisierung zunehmend international. So müssen auch immer öfter Rechnungen für Kunden im Ausland ausgestellt werden. Da Englisch die dominierende Geschäftssprache im Welthandel ist, ist es in jedem Fall sinnvoll, seine Rechnungen bei Bedarf auf Englisch schreiben zu können. International tätige Unternehmen sammeln mit einer Kostenaufstellung in der dominierenden Weltsprache Pluspunkte bei ihren Kunden. Wenn du Rechnungen für deine Kunden im Ausland schreibst, bietet sich Englisch als gemeinsame Geschäftssprache an.

Warum sollte ich eine Musterrechnung auf Englisch nutzen?

Egal, wo sich deine Kunden aufhalten und welche Muttersprache sie sprechen, sie müssen deine Rechnung nachvollziehen können. Die Übersetzung deiner deutschen Rechnung enthält
beispielsweise alle wichtigen Rechnungsangaben und Begriffe, die deine Kunden im Ausland problemlos verstehen können. Vorteil ist, dass Rechnungen auf Englisch in der Regel viel eher bearbeitet werden als Dokumente, die noch aufwendig recherchiert und übersetzt werden müssen. Rechtlich gesehen ist es kein Problem, seine Kostenaufstellung auf Deutsch zu verfassen. Es kann aber passieren, dass sich der Kunde im Ausland beschwert oder Probleme bei der Zahlung auftreten, weil der ausländische Abnehmer die Rechnung nicht lesen kann.

Darüber hinaus braucht er das Dokument für seine Buchhaltung. Eine Musterrechnung auf Englisch erleichtert die Kommunikation in Zeiten zunehmender Globalisierung um ein Vielfaches. Außerdem können sich Anwender sicher sein, dass die Rechnung grammatikalisch korrekt ist und alle relevanten Angaben enthält.

Was bietet die Alternative Rechnungssoftware?

Im internationalen Handel kommen Menschen aus der ganzen Welt zusammen. Englisch dominiert nicht nur als Geschäftssprache, sondern auch als Umgangssprache den beruflichen Alltag. Warum sollte also die Sprache ein Hindernis sein und Prozesse unnötig verlangsamen? Musterrechnungen auf Englisch vereinfachen die tägliche Kommunikation bereits und geben einen ersten Überblick über die benötigten Anforderungen.

Moderne Rechnungsprogramme für internationale Kostenaufstellungen decken dabei gleich mehrere Aufgaben ab:

• Rechtssichere und fehlerfreie Rechnungen schreiben und verschicken
• Neue Aufträge und Angebote erstellen
• Produkte verwalten
• Kunden organisieren

Gleichzeitig sorgen automatische Updates dafür, dass Anwender auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Vorschriften bleiben. Mit dem Rechnungsschreiben allein ist es natürlich nicht getan. Aufbewahrungs- sowie Melde- und Nachweispflichten gehen mit der Kostenaufstellung Hand in Hand. Eine Rechnungssoftware für Rechnungen auf Englisch begleitet dich von der korrekten Erstellung über die Dokumentenablage und Zahlungsverfolgung bis hin zur nachvollziehbaren Berichterstattung für das Finanzamt. Bei der Rechnungssoftware laufen diese Prozesse automatisch im Hintergrund, während du dich als Unternehmer auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst. Eine einfache Rechnungsvorlage auf Englisch kann da nicht mithalten.

Englische Musterrechnung: Was muss ich beachten?

Ob die eigenen Kunden nun in den Vereinigten Staaten von Amerika, England, Indien oder Australien beheimatet sind, ist für die Rechnungserstellung unerheblich. Genau wie im Deutschen folgt die Kostenaufstellung in Englisch strengen Regeln. Der grundlegende Aufbau bleibt dabei zum größten Teil immer gleich. Aus diesem Grund bieten sich Vorlagen für Musterrechnungen an, die mithilfe von Word oder Excel angepasst werden können. So bieten vorgefertigte Rechnungsmuster eigene Vorteile, doch müssen Anwender auch bei den praktischen Vorlagen auf Englisch bestimmte Dinge beachten.

Bei einem Vordruck auf Englisch musst du zunächst zwischen einem regulären Beleg und einer Proformarechnung unterscheiden. Der reguläre Beleg fordert deinen Kunden zur Zahlung auf.

Die Proformarechnung ist hingegen nicht als Zahlungsaufforderung zu verstehen. Im internationalen Warenversand spielt die Proformarechnung bei der Kostenaufstellung eine wesentliche Rolle. In den meisten Fällen muss der Kunde schließlich Steuern und Zölle für die Einfuhr seiner Waren bezahlen. Diese werden anhand des Warenwerts als Prozentsatz abgerechnet. Der Kunde benötigt die englische Proformarechnung also zu Zwecken der Zollabfertigung, denn bezahlt hat er deine Waren ja schon.

Bei der englischen Rechnungsstellung sollte jedem Rechnungssteller zudem bewusst sein, dass möglichen Sonderregelungen in verschiedenen Drittländern wie China oder den USA gelten könnten. So wirken sich spezielle Steuerabkommen natürlich auf die zu erhebenden Steuerbeträge aus. Ist der Empfänger der Rechnung für die Zahlung der Umsatzsteuer selbst zuständig, muss dies in einer bestimmten Klausel festgehalten werden. Handelt es sich um einen privaten und nicht um einen gewerblichen Kunden, ergeben sich weitere Besonderheiten. Diese müssen auch auf der jeweiligen Musterrechnung aufgeführt und gegebenenfalls angepasst werden.

Vorlage Rechnung auf Englisch

Im Internet gibt es zahlreiche kostenlose Vorlagen, Muster & Vordrucke, die du zur Erstellung einer englischen Rechnung nutzen kannst. Ein Muster-Beispiel einer Vorlage findest du außerdem hier.

Beachte allerdings, dass Geschäftsunterlagen, die mit Word erstellt werden nicht GoBD konform sind!

Was sind die Pflichtangaben für eine englische Rechnung?

Rechnungen auf Englisch folgen prinzipiell denselben Vorgaben wie das deutsche Gegenstück. Zu den Pflichtangaben zählen:

• Personal information: Name und Anschrift des leistenden Unternehmens stehen in der Kopfzeile der Rechnung. Neben Namen und Adressen umfassen die persönlichen Informationen auch Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
• Customer information: In der Kopfzeile sind neben den Angaben des Leistungserbringers auch die persönlichen Daten des Leistungsempfängers vermerkt. Dazu gehören Anschrift, Name und bei gewerbliche Kunden auch der Unternehmensname.
• VAT number / EU VAT number: Die Value Added Tax (VAT) entspricht im englischsprachigen Raum der deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. Umsatzsteuer-ID. Die VAT number dient dazu, Unternehmen im steuerrechtlichen Sinne identifizieren zu können. Für Kunden im Inland reicht die VAT number, also die Steuernummer, aus. Geht die Rechnung an Kunden im Ausland, muss diese die Umsatzsteuer-ID oder EU VAT number enthalten. Beträgt die Summe der Rechnung mehr als 10.000 Euro muss zusätzlich die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers vermerkt sein.
• Invoice number: Auf jede Rechnung gehört der Nachvollziehbarkeit halber eine einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer.
• Invoice date: Das Rechnungsdatum gibt den Zeitpunkt an, wann die Rechnung geschrieben bzw. ausgestellt wurde.
• Delivery date: Das Liefer- oder Leistungsdatum gibt den Zeitpunkt an, an dem die Lieferung verschickt oder die Leistung durchgeführt wurde. Das delivery date muss nicht zwingend identisch mit dem Rechnungsdatum sein.
• Product description: Produkt- oder Leistungsbeschreibung
• Product price: Der Produktpreis deiner englischen Rechnung setzt sich aus dem subtotal without VAT (Nettopreis), dem VAT (Umsatzsteuersatz und -betrag) sowie dem Bruttobetrag (total) zusammen.

Mit diesen Pflichtangaben ist deine englische Rechnung komplett.

Die Umsatzsteuer auf deiner englischen Rechnung

Schreibst du deine Rechnung auf Englisch, bedeutet das in der Regel, dass du deine Leistungen oder Produkte exportierst, da deine Kunden im Ausland sind. Eine kleine Stolperfalle bildet an dieser Stelle die Umsatzsteuerregelung. Üblicherweise ist der Sitz deines Unternehmens gleichbedeutend mit dem Leistungsort. Ist der Leistungsort in deinem Fall Deutschland, unterliegen deine Waren und Dienstleistungen in deiner Kostenaufstellung der deutschen Umsatzsteuerpflicht. Du führst also die Umsatzsteuer wie gewohnt an das Finanzamt in Deutschland ab. Ist dein Leistungsort ein anderer, wirkt sich dies natürlich auf die steuerlichen Regelungen aus.

Sowohl die Art des Unternehmens als auch das jeweilige Land stehen bei der Umsatzsteuer im Fokus. Differenzen treten außerdem zwischen Drittländern und Ländern innerhalb der EU auf. Sitzt der Kunde im EU-Ausland, lässt sich das Reverse-Charge Verfahren anwenden. Deine Rechnung bleibt in diesem Fall umsatzsteuerfrei, denn der Kunde muss die Umsatzsteuer selbst abführen.

Was ist das Reverse-Charge-Verfahren?

„Reverse Charge“ lässt sich allgemein mit „Umkehrung der Berechnung“ übersetzen. Im Steuerrecht beschreibt der Begriff die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft oder in diesem Fall: der Umsatzsteuerschuldnerschaft. Synonyme und bekanntere Begriffe für das Reverse-Charge-Verfahren ist die „Verlagerung der Steuerschuld“ oder „Schuldnerumkehr“. Im Normalfall schuldet der Leistungserbringer die Umsatzsteuer. Innerhalb des Reverse Charge muss der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer erbringen. In der Praxis zahlt der Leistungsempfänger den jeweiligen Steuerbetrag also nicht an den Leistenden, sondern führt den Geldbetrag direkt an das Finanzamt ab. Interessant ist dabei, dass Kunden, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, die zu zahlende Umsatzsteuer als Vorsteuer verrechnen können. In diesem Fall fallen die Vorsteuer und Umsatzsteuer zusammen und gleichen sich wieder aus.

Was sind die Bedingungen des Reverse-Charge Verfahrens?

Damit das Reverse-Charge Verfahren angewandt werden kann, müssen verschiedene Bedingungen erfüllt sein:

1. Du bist Regelunternehmer und umsatzsteuerpflichtig.
2. Dein Kunde ist Regelunternehmer.
3. Der Unternehmenssitz deines Kunden befindet sich im EU-Ausland.
4. Beide Parteien besitzen eine Umsatzsteuer-ID.

Beim Schreiben deiner englischen Rechnung solltest du darauf achten, dass sowohl deine Umsatzsteuer-ID als auch die deines Kunden auf der Rechnung vermerkt ist. Das Reverse-Charge Verfahren könntest du beispielsweise nicht anwenden, wenn du oder dein Unternehmen als Kleinunternehmer bzw. als Privatperson auftritt.

Weitere Besonderheiten, die bei einem englischen Beleg zu beachten sind

Was gilt für Regelunternehmer?

Als „Regelunternehmer“ werden alle Unternehmer bezeichnet, die eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzen und ihre Umsatzsteuer dementsprechend an das Finanzamt abführen. Verkaufst du nun als Regelunternehmer Waren oder Dienstleistungen an deine Kunden im EU-Ausland, verschiebt sich der Leistungsort und liegt daher nun beim Kunden. Voraussetzung hierfür ist, dass dein Auftraggeber ebenfalls Regelunternehmer ist. In der EU gilt das Reverse-Charge Verfahren, das eine Umkehrung der Steuerschuldnerschaft auslöst. Es bewirkt, dass dein Kunde die Umsatzsteuer an das zuständige Finanzamt abführt – und nicht du.

Bei deiner englischen Rechnung musst du an dieser Stelle beachten, dass du die Umsatzsteuer aus den bereits genannten Gründen nicht angeben darfst. Dein Kunde müsste den Steuerbetrag sonst doppelt zahlen. Willst du sicher gehen, dass das Reverse-Charge Verfahren angewendet wird, muss deine Kostenaufstellung neben deiner Umsatzsteuer-ID auch die deines Auftraggebers enthalten. Darüber hinaus sollte auf deiner Rechnung ein Hinweisfeld mit „Reverse-Charge Verfahren“ bzw. „Reverse charge / VAT due to the recipient“ stehen.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer fällst du in den Zuständigkeitsbereich der Kleinunternehmerregelung. Gemäß §19 des Umsatzsteuergesetzes brauchst du keine Umsatzsteuer abzuführen. Aus diesem Grund bist du auch nicht ermächtigt, auf deiner Rechnung die Umsatzsteuer anzugeben. Schreibst du deine englische Rechnung für einen Kunden im EU-Ausland, gilt diese Regelung ebenfalls. Ob dein Auftraggeber eine Privatperson, auch ein Kleinunternehmer oder ein Regelunternehmer ist, ist dabei unerheblich. Die Kleinunternehmerregelung greift übrigens auch bei Rechnungen für deine Kunden in einem Drittland. Auch in diesem Fall darf die Kostenaufstellung keine Umsatzsteuer ausweisen.

Was ist eine Proformarechnung?

Obwohl der Name es vermuten lässt, ist die Proformarechnung keine Rechnung im üblichen Sinne. Sie stellt lediglich einen Beleg dar und fordert den Empfänger nicht zur Zahlung auf. Die Proformarechnung kommt häufig bei Exportgeschäften im EU-Ausland zum Einsatz. Sie erlaubt dir, deine Waren kostenlos zu deinen Geschäftspartnern zu schicken. Du stellst diesen Beleg also immer dann aus, wenn du den Wert deiner Sendung darlegen musst. Der Zoll nutzt bei so einer Lieferung den tatsächlich gezahlten Preis als Grundlage, wodurch du und deine Geschäftspartner von Zöllen verschont bleiben.

Wichtig ist, dass es dir im Nachhinein nicht möglich ist, die Proformarechnung in eine normale Rechnung umzuwandeln. Sie kann allerdings als Vorabkopie der eigentlichen Kostenaufstellung genutzt werden. In diesem Fall müssen die persönlichen Informationen des Lieferanten, der Preis mit den Zahlungsbedingungen, die Lieferkonditionen neben der Bezeichnung der Ware sowie die Anschrift oder Lieferadresse des Kunden auf dem Beleg vermerkt sein.

Die Proformarechnung kommt in verschiedenen Bereichen zum Einsatz:

• Import- und Export-Geschäfte als Nachweis für Zoll und Finanzamt
• Ersatzteillieferungen
• Kostenlose Mustersendungen
• Geschenke
• Leistungen und Lieferungen auf Vorkasse, die die Grundlage der Zahlung bilden
• Warenaustausch wie für Garantie- oder Kulanzfälle
• Spenden

Sonderregelungen in Drittländern

Befindet sich der Unternehmenssitz deines Kunden in einem Drittland wie China oder den USA, gelten in der Regel spezielle Bestimmungen bei der Rechnungsstellung.

Welche Länder gelten überhaupt als Drittland?

Voraussetzung für das heutige wirtschaftliche Handeln bilden die zahlreichen vertraglichen Beziehungen der Länder untereinander. Die EU als Verbund mit derzeit 28 Mitgliedstaaten ist davon keine Ausnahme. Deutschland und alle Länder der Europäischen Union gelten dabei als Gemeinschaftsgebiet. Demgegenüber steht das Drittland. Die Bezeichnung bezieht sich also auf alle Orte außerhalb der europäischen Gemeinschaft. Russland, China, Japan oder die Vereinigten Staaten von Amerika sind beispielsweise Drittländer.

Für deine englische Rechnungen in das EU-Ausland gibt es keine einheitlichen Bestimmungen, an die du dich orientieren könntest. Bevor Du Deine Rechnung erstellst, solltest du dich gründlich mit den rechtlichen Bestimmungen des jeweiligen Staates beschäftigen und vorab über die typischen Vorgehensweisen informieren. Viele Drittländer verwenden ebenfalls das Reverse-Charge-Verfahren. Als Unternehmer musst du auf deiner Drittland-Rechnung in diesem Fall die Umsatzsteuer vermerken. Die Lieferung in das Drittland wird so steuerfrei, sofern du nachweisen kannst, dass deine Ware das Land tatsächlich verlassen hat.

Unabhängig davon, ob deine Rechnung für Kunden in den USA, China oder ein anderes Drittland ist: Informiere dich im Vorfeld über die genauen Bestimmungen des Drittlandes. So musst du dich beispielsweise in den USA und Kanada bei der zuständigen Behörde des Bundesstaates registrieren, um dort deine Steuern (Sales an Use Tax) abführen zu können.

Drittland: Stets die ausländische Umsatzsteuerpflicht prüfen!

Manche Drittländer wie beispielsweise die Schweiz haben vergleichbare Umsatzsteuersysteme. Andere Steuersysteme von Drittländern unterscheiden sich wesentlich. Viele Länder verwenden jedoch ähnliche Regelungen wie das Reverse-Charge Verfahren. Ob das jeweilige Drittland so eine Regelung besitzt, musst du jedoch erst überprüfen. Da hilft nur ein Blick in das jeweilige Steuerrecht des Landes. Die deutschen Auslandshandelskammern können dich dabei unterstützen. Trotzdem gilt auch hier: Rechnungen auf Englisch ohne deutsche Umsatzsteuer ausweisen, das bedeutet, dass du keine Umsatzsteuer abführen musst.

Rechnungstexte auf Englisch

Musterformulierungen für die Rechnungsstellung

• „Anbei erhalten Sie die Rechnung Nr. … für …“
  • Please find enclosed invoice no. … for …
• „Für meine geleisteten Dienste erlaube ich mir, den folgenden Betrag in Rechnung zu stellen …“
  • For my services I kindly request the following payment …
• „Vielen Dank für Ihre Bestellung!“
  • Thank you for your order!
• „Gemäß unserer geschäftlichen Richtlinien rechnen wir ausschließlich in Euro ab.“
  • It is our company policy to invoice only in Euros.
• „Wir freuen uns auf die erneute Zusammenarbeit mit Ihnen!“
  • We look forward to doing business with you again!
• „Der Gesamtbetrag beläuft sich auf …“
  • The total amount payable is …

Musterformulierungen für die Rechnungserinnerung

• „Hiermit möchten wir Sie daran erinnern, dass die oben genannte Rechnung noch nicht beglichen worden ist.“
  • This is to remind you that the above invoice is still unpaid.
• „Wir erlauben uns, Sie daran zu erinnern, dass Ihre Zahlung seit zwei Monaten überfällig ist.“
  • May we remind you that your payment is overdue for two months.
• „Wir würden uns freuen, wenn Sie Ihre Rechnung innerhalb der nächsten Tage begleichen würden.“
  • We would appreciate if you cleared your account within the next few days.
• „Wir haben Ihre Zahlung für … noch nicht erhalten.“
  • We have not yet received your payment for …
• „Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb der nächsten Tage.“
  • We would appreciate if you cleared your account within the next days.
• „Sollten Sie den Betrag bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.“
  • If you have already sent your payment, please disregard this letter.