Dienstreise

Wenn du für dein Unternehmen in deiner Eigenschaft als Beschäftigter vorübergehend außerhalb deiner üblichen Arbeitsstätte tätig bist, befindest du dich auf einer Dienstreise. Dabei gibt es verschiedene Dinge zu beachten, die wir dir in diesem Artikel näher erklären.

Was ist eine Dienstreise?

Als Angestellter oder Chef einer Firma kommt es häufig vor, dass du außerhalb des Betriebes geschäftlich tätig werden musst.

Beispielsweise, wenn du wegen einer Reklamation, einer Reparatur oder einer Besprechung zu einem Kunden fährst. Oder wenn du ein Audit bei einem Lieferanten durchzuführen hast. Weitere Anlässe wären auch Fortbildungen, Seminare, Messen oder andere Veranstaltungen. Auch Besuche von Zweigstellen oder anderen Firmenstandorten gehören dazu.

Wichtig ist, dass du auf Anweisung der Firma auswärtig tätig wirst. Diese Reisen finden oft auch ins Ausland statt. Daraus ergeben sich für dich aber auch einige Fragen, die geklärt werden müssen. Schließlich hast du durch die Reisekosten auch einen Mehraufwand, nicht nur, was die Fahrt an sich, sondern auch Verpflegung und Übernachtung angeht.

Rechtliche Regelungen ergeben eine konkretere Definition

Man sagt übrigens nur bei Mitarbeitern des öffentlichen Dienstes „Dienstreise“. In der Privatwirtschaft ist der Begriff „Geschäftsreise“ angebrachter. Das Steuerrecht nennt sie wiederum „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“. Und wenn du nur einen Kundenbesuch innerhalb der Stadt oder des Stadtviertels machst, nennt man das „Dienstgang“, was wie eine ganz normale Arbeit angesehen und abgerechnet wird.

Für die Beamten ergeben sich die notwendigen Informationen bezüglich der Definition und der Reisekosten aus dem Bundesbeamtengesetz (§81 BBG) und dem Bundesreisekostengesetz (§2 BRKG). Diese Regelungen werden aber in der Privatwirtschaft analog herangezogen.

Daher können wir auch den Begriff der „Dienstreise“ oder „Geschäftsreise“ noch weiter definieren. Denn im BRKG ist festgelegt, dass die Erledigung außerhalb des Dienst- oder Wohnortes stattfinden muss. Zudem muss sie schriftlich oder elektronisch angeordnet und genehmigt worden sein. Die Reise soll zudem nur durchgeführt werden, wenn sie auch wirklich notwendig ist und sich deren Zweck nicht anderweitig (schriftlich, telefonisch, Videokonferenz) erledigen lässt.

Ist Reisezeit gleich Arbeitszeit und muss diese bezahlt werden?

Das BBG legt fest: „Die Reisekostenvergütung umfasst die Fahrt- und Flugkosten, eine Wegstreckenentschädigung, Tage- und Übernachtungsgelder, Reisebeihilfen für Familienheimfahrten sowie sonstige Kosten, die durch die Reise veranlasst sind.“

Das BRKG ergänzt: „Die Dauer der Dienstreise bestimmt sich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung, es sei denn, die Dienstreise beginnt oder endet an der Dienststätte.“

Ob die Reisezeit auch als Arbeitszeit vergütet werden muss, ist immer wieder ein Streitpunkt, der sogar die Gerichte beschäftigt. Rein juristisch ist der Weg zur Arbeit (juristisch die „Wegezeit“) und wieder nach Hause das Problem des Arbeitnehmers. Insofern wäre auch die Strecke zum Antritt der auswärtigen Tätigkeit (beim Seminar oder bei der Messe) keine Arbeitszeit und müsste nicht bezahlt werden.

Arbeitszeit bei der Anfahrt mit öffentlichen und privaten Verkehrsmitteln

Ob die Reisezeit angerechnet werden kann, hängt auch davon ab, ob der Reisende sich während dieser Zeit ausruht oder arbeitet. Oder ob er sich bei der Anfahrt auf den Verkehr konzentrieren muss.

Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Das Arbeitszeitgesetz legt fest, dass nur die Zeit bei einer Reise, während der der Arbeitnehmer etwas arbeitet (beispielsweise Mails beantwortet während der Zugfahrt), bezahlt werden muss. Wenn er allerdings nur im Flugzeug eine Zeitschrift liest oder schläft, wird das als Ruhezeit angesehen.

Fahrt mit privaten Verkehrsmitteln

Währen der Ruhezeit oder Freizeit bekommt der Arbeitnehmer kein Gehalt.  Außerdem bekommt derjenige, der selbst Auto fahren muss, die Reisezeit als Arbeit vergütet, während die Mitfahrer sich ausruhen können und daher kein Geld erhalten.

Wenn dein Chef anordnet, dass du selbst fahren musst (privat oder mit dem Dienstwagen), weil du eventuell Musterteile oder Präsentationsmaterial mitnehmen sollst, gilt die Reise als Arbeitszeit. Dasselbe wäre auch der Fall, wenn du den Zielort mit öffentlichen Verkehrsmitteln gar nicht oder nicht pünktlich erreichen kannst.

Wenn dein Chef es dir allerdings freistellt, wie du reisen möchtest und du unbedingt das Auto nehmen willst, dann zählt die Reise leider nicht als Arbeitszeit.

Ausnahmen

Wie du am letzten Satz gesehen hast, gibt es hier eine Grauzone, obwohl eigentlich grundsätzlich eine Reise während der Arbeitszeit auch als Arbeitszeit gilt. Problematisch wird es aber dann bei Reisen von Arbeitnehmern, die Gleitzeitregelungen genießen. Hier musst du dich im Einzelfall mit deinem Chef besprechen.

Wenn dein Flug ins Ausland am Wochenende startet, und damit wohl überwiegend außerhalb der normalen Arbeitszeit, kommt es darauf an, ob dein Vorgesetzter das so angeordnet hat.

Außendienstmitarbeiter sind für gewöhnlich zu Geschäftsreisen verpflichtet. Für diese gelten An- und Abreise immer als Arbeitszeit. Du siehst: Es kann im Einzelfall trotz Regelungen kompliziert werden! Daher solltest du dich in jedem Fall vorher mit dem Chef über die Details einigen oder diese im Arbeitsvertrag verankern.

Aktuelles Gerichtsurteil

In seiner Pressemitteilung Nr. 51/18 hat das Bundesarbeitsgericht im Oktober 2018 seine Entscheidung mitgeteilt, dass die Reisezeit als Arbeitszeit deklariert wird und daher zu vergüten ist!

Was gilt bei Dienstreisen vor Ort als Arbeitszeit?

Wenn du auf deiner Dienstreise vor Ort deine reguläre Arbeitszeit leistest, bekommst du deinen regulären Lohn.

Wenn du an einer Veranstaltung teilnimmst, die erst später beginnt, kommt es darauf an, wie dein Vorgesetzter die Arbeitszeit regelt. Für dich ist es vorteilhaft, wenn du vor deinem Arbeitsantritt am Messestand oder der Tagung noch ein wenig ausschlafen kannst. Wenn dein Chef es dir aber aufträgt, musst du die Zeit zwischen dem Beginn der regulären Arbeitszeit und dem jetzigen späteren Beginn arbeiten.

Auch bei Überstunden während des auswärtigen Einsatzes kommt es darauf an, was dir seitens der Obrigkeit angeordnet wird. Eine Vergütung bekommst du nämlich nur, wenn der Chef die Arbeit angeordnet hat – oder nachträglich zustimmt.

Falls im Rahmen deiner Auswärtstätigkeit ein Geschäftsessen stattfindet, hängt es davon ab, ob es sich um ein reines Arbeitsessen handelt oder es in erster Linie ein Privatvergnügen darstellt. Gut wäre es, wenn dein Arbeitsvertrag eine entsprechende Regelung enthält, dann bist du auf der sicheren Seite. Ansonsten musst du dich vorab mit deinem Vorgesetzten einigen.

Abgesehen davon ist darauf zu achten, dass auch während der Auswärtstätigkeit die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Das bedeutet: Nur 8 bis maximal 10 Stunden arbeiten, 11 Stunden Ruhezeit einhalten, bei Sonntagsarbeit ist ein Ersatzruhetag zu gewähren. Aber auch hier gibt es Ausnahmen, wenn du beispielsweise in einem Krankenhaus oder in der Gastronomie tätig bist. Diese sind im §14 ArbZG aufgeführt.

Wie bist du während der Dienstreise versichert?

Während der Dienst- oder Geschäftsreise bist du im Normalfall vollständig versichert (§8 Abs.1 Satz 1 SGB VII). Also auch auf dem Weg dorthin.

Während der Fahrt:

Dabei ist wieder zu berücksichtigen, mit welchem Verkehrsmittel du reist und ob das dein Chef angeordnet hat oder ob du dich selbst dafür entschieden hast. Und natürlich, ob du währenddessen arbeitest oder ruhst.

Im Zug oder Flugzeug könntest du also theoretisch schlafen (ruhen) oder arbeiten. Ist Arbeit angewiesen, dann bist du versichert, da du arbeitest. Wenn du schläfst, bist du dagegen in der Ruhepause oder Freizeit. Und diese ist nicht versichert.

Wenn du selbst einen PKW lenkst, arbeitest du, da du auf den Verkehr achten musst. Dabei kommt es jetzt darauf an, ob du das selbst so wolltest, oder ob der Chef das angewiesen hat.

Du kannst dir also merken, dass es hier auf den Chef ankommt. Hat er dich angewiesen, zu arbeiten oder zu fahren, handelt es sich um Arbeitszeit. Ansonsten ist es Ruhezeit/Freizeit und du genießt keinen Versicherungsschutz.

Während des Aufenthalts:

Ferner musst du noch bedenken, dass du auch auf der Reise nicht 24 Stunden am Tag geschäftlich unterwegs bist. Dein Tag besteht dort auch zum Teil aus Freizeit. Und daher gilt der gesetzliche Unfallschutz nur während deiner Arbeitszeit, nicht aber während deiner Freizeit.

Der Weg von deinem Hotel zur Tagung oder Messe oder zum Kunden ist genau wie die Arbeit dort und der Rückweg versichert. Wenn du aber abends noch ins Kino gehst oder in einer Bar ein Bier trinkst, bist du weder dort noch auf dem Wegen dorthin versichert.

Entstandene Reisekosten – Die Spesenabrechnung

Auf der Reise entstehen dir mehrere Kosten: Für die Fahrt, die Verpflegung und die Übernachtung sowie Reisenebenkosten. Diese Kosten kannst du in einer Spesenabrechnung auflisten und mit deinem Arbeitgeber verrechnen.

Einige entscheidende Stichpunkte findest du in der folgenden Auflistung:

Fahrtkosten

Fahrtkosten erstattet dir meist dein Arbeitgeber, wenn du deinen Privat-Pkw für die Reise nutzt. Falls nicht, kannst du die Fahrtkostenpauschale in deiner Steuererklärung angeben. Wenn du einen Dienstwagen nutzt, wird dein Betrieb die Kosten für das Benzin übernehmen, wenn du den Tankbeleg vorweist.

Verpflegungsaufwand

Hierfür bekommst du in der Regel das sogenannte Tagesgeld. Diese Sätze können sich ändern, daher solltest du dich vorab erkundigen, wie hoch er in deinem Fall ist.

Das Einkommensteuergesetz sieht für Inlandsreisen in §4 derzeit bei einer Abwesenheit von 8-12 Stunden 12 Euro/Tag und bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden 24 Euro/Tag dafür vor.

Übernachtungskosten

Wenn du auf Geschäftsreise gehst, bucht die Firma im Normalfall ein Zimmer für dich und bezahlt es direkt. Denn das Hotel soll sich in einem bestimmten preislichen Rahmen bewegen. Oft hat der Arbeitgeber bei regelmäßigen Reisen auch feste Hotels, die er immer wieder bucht.

Ansonsten gibt es entweder eine Abrechnung gemäß einem von dir vorgelegten Beleg oder einen pauschalen Satz.

Reisenebenkosten

Für weitere anfallende Kosten kannst du gemäß deinen Belegen abrechnen. Beispielsweise Parkgebühren, Taxigebührgen oder Mautgebühren oder Kosten für eine Fähre. Wenn du keine Originalbeleg erhalten hast, kannst du auch einen Eigenbeleg ausstellen.