Aufbewahrungsfristen Lieferscheine

Du fragst dich, warum es Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gibt, wenn die Ware doch angekommen und in Ordnung ist? Erlangt ein Geschäftsvorgang noch einmal Bedeutung, zum Beispiel wenn das Finanzamt eine Buchprüfung macht, ist es wichtig, alle Vorgänge lückenlos nachzuweisen. Was du zu den Aufbewahrungsfristen beachten musst und welche Regelungen es gibt, erfährst du in diesem Artikel.

Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine

Unter Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem Schriftstücke zu archivieren sind, zu verstehen. Generell sind nicht nur Unternehmen von diesen Fristen betroffen. Auch Privatpersonen sollten sich daran halten. Denn, wenn du zum Beispiel ein Elektrogerät kaufst, macht es im Schadensfall Sinn, den Lieferschein zur Hand zu haben. Der Lieferschein gibt Auskunft über die Ware, die du bekommen hast. Diese Warenauskunft kann beinhalten:

• Stückzahl der Ware
• Gewicht
• Lieferdatum

Er wird auch Warenbegleitschein genannt, denn er wird immer zusammen mit der Ware geliefert.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hängen von der Art des Dokumentes oder des Schriftstückes ab. Für Lieferscheine gelten Fristen von 6 Jahren oder 10 Jahren. Hierbei kommt es darauf an, ob es sich um einen Lieferschein als Handelsbrief oder Rechnung handelt. Klar sollte sein, dass es, für dich als Unternehmer, eine Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen gibt. Und zwar für einen vorgegebenen Zeitraum. Die Fristen zur Aufbewahrung sind zum einen durch das Handelsgesetzbuch (HGB) im Handelsrecht und zum anderen in der Abgabenordnung (AO) im Steuerrecht  geregelt.

Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine als Handelsbrief

Erhältst du neben der Rechnung auch einen Lieferschein (dieser ist dementsprechend gekennzeichnet), dann gilt er als Handelsbrief. Somit ist der Lieferschein nach § 147 AO sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt immer mit dem Jahresende. Das heißt, wenn du einen Lieferschein im Jahr 2016 erhalten hast, kannst du ihn erst am 31. Dezember 2022 vernichten.

Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine als Rechnung

Ist der Lieferschein gleichzeitig die Rechnung, gilt dieser nicht mehr als Handelsbrief. Dann musst du dich an die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren halten. Denn, Rechnungen sind als Buchungsbelege anzusehen.

Verlängerung der Aufbewahrungsfristen

Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, bedeutet dies nicht immer, dass du den Lieferschein entsorgen kannst. Denn, wenn ein Fall, in dem der Lieferschein relevant ist, nicht beim Finanzamt abgeschlossen ist, kann es zu einer Fristverlängerung kommen. Es ist möglich, dass bei einer Prüfung durch das Finanzamt genau das Kalenderjahr eine Rolle spielt, in dem die Aufbewahrungsfrist zu Ende geht. Diese Fristverlängerung hat keinen genauen zeitlichen Rahmen. Sie dauert so lange, wie das Finanzamt braucht, um den Vorgang steuerlich zum Abschluss zu bringen.

Wie sieht ein Lieferschein aber aus?

Vorab musst du wissen, dass es keine gesetzliche Regelung gibt, wie ein Lieferschein aussehen muss. Allerdings hat sich in der Praxis bestätigt, dass durch bestimmte Angaben auf Lieferscheinen die Geschäftsabläufe vereinfacht werden. Denn, wenn du beispielsweise die Rechnung später als die Ware versendest, ist der Lieferschein ein Nachweis, dass die gewünschten Artikel in der richtigen Menge an den Kunden gegangen sind. So lassen sich in jedem Fall Streitigkeiten vorab aus dem Weg räumen. Was auf einem Lieferschein stehen sollte, siehst du in der folgenden Auflistung:

• Empfänger und Absender
• durchlaufende Nummerierung
• Versanddatum
• Lieferdatum
• Artikelbezeichnung
• Mengenangabe

Optional:

• Einzelpreise
• Artikelnummern
• Differenz zwischen Soll- und Ist-Menge
• Eigentumshinweis (die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung Eigentum des Absenders)
• Unterschrift und Stempel

Im Prinzip kannst du einen Lieferschein als Inhaltsbeschreibung des Paketes sehen.

Wann kommt es zum Entfall der Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine?

Die Aufbewahrungspflichten für Lieferscheine waren bisher streng geregelt. (Wie vorstehend beschrieben, sechs oder zehn Jahre). Da Lieferscheine als empfangene oder abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe gesehen wurden, waren sie klar aufbewahrungspflichtig. Aber es hat sich rückwirkend ab dem 1. Januar 2017 diesbezüglich einiges geändert. Denn es trat das Bürokratieentlastungsgesetz in Kraft. Wenn nach Erhalt der Ware eine entsprechende Rechnung eingegangen ist, darfst du den Lieferschein vernichten. Allerdings muss die Rechnung alle Punkte beinhalten, die auch auf dem Lieferschein stehen. Hast du den Lieferschein versendet, dann darfst du ihn entsorgen, sobald du die Rechnung dazu verschickt hast.

Wichtig!

Hierbei ist zu beachten, dass Lieferschein und Rechnung inhaltlich übereinstimmen. Gilt der Lieferschein als Buchungsbeleg, greift diese Vereinfachungsregel nicht. Auch wenn der Schein Zusatzinformationen enthält, die steuerlich relevant sind, solltest du mit der Vernichtung vorsichtig umgehen.

Die neue Regelung betrifft alle Lieferscheine, bei den die Aufbewahrungsfrist zum 31.12.2016 noch nicht abgelaufen ist. Das heißt, hast du alte Lieferbelege, die bis zu dem genannten Stichtag noch in der Aufbewahrungsfrist liegen, musst du diese nicht aufheben. Immer unter der Voraussetzung, sie gelten nicht als Buchungsbeleg.

Wer profitiert von der neuen Regelung?

Generell profitieren hiervon nur Unternehmer, wenn sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Arbeitest du mit einer Bilanz, wirst du eher weniger von dieser Regelung betroffen sein. Denn, in einer Bilanz wird, wenn keine Rechnung beiliegt, schon auf Basis des Lieferscheins gebucht. Somit gilt dieser automatisch als Buchungsbeleg und fällt aus dem Entfall der Aufbewahrungspflicht raus.

Abgrenzungsprobleme bei Lieferscheinen

Da es einige Möglichkeiten gibt, Lieferscheine zu verwenden, ist es nicht immer eindeutig, einen Lieferschein als solchen klar zu erkennen. Einige legen der Rechnung eine Warensendung bei und andere nutzen einen Frachtbrief als Lieferschein. Dies kann zu Problemen bei der Buchhaltung führen. Zudem sind die Aufbewahrungsfristen nicht exakt zuzuordnen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du dir jeden einzelnen Geschäftsvorgang genau ansiehst. Denn so kannst du sicherstellen, dass dir alle benötigten Dokumente vorliegen.

Wie du Lieferscheine richtig aufbewahrst

Grundsätzlich bist du nicht verpflichtet, Lieferscheine im Original aufzuheben. Wenn du dich dennoch dafür entscheidest, wirst du sehr bald feststellen, dass sich viel Paper anhäuft. Ein voller Ordner kommt zum anderen und schon bald weißt du nicht mehr, wohin damit. Bei kleineren Unternehmen mag das nicht so viel sein. Aber wenn du deine Firma stetig vergrößerst, solltest du dir überlegen, die Lieferscheine elektronisch zu erfassen. Dies ist von Gesetzgeber erlaubt und erleichtert dir enorm die Arbeit. Du hast hierfür zum einen die Möglichkeit, die Lieferscheine digital zu archivieren oder du nimmst die Archivierung in einer Buchhaltungssoftware vor. Wie diese beiden Varianten funktionieren und was du zu beachten hast, wird dir nachstehend erklärt.

Lieferscheine digital archivieren

Die digitale Archivierung kann sich unter Umständen als aufwendig erweisen. Denn der Schein muss bildlich und inhaltlich übereinstimmen. Somit bleibt dir nur die Variante des Einscannens. Allerdings muss auf dem einzuscannenden Dokument ein Eingangsstempel vorhanden sein. Bekommst du den Lieferschein per Post, ist das einfach. Stempel drauf, scannen und fertig. Wird dir der Schein allerdings elektronisch übermittelt, musst du ihn erst drucken, mit dem Stempel versehen und dann erst einscannen. Das kann, bei Erhalt vieler Lieferscheine, sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

Lieferscheine mit Buchhaltungssoftware archivieren

Verwendest du eine Buchhaltungssoftware, ist die Archivierung recht einfach. Denn, du kannst hiermit einen Lieferschein erstellen oder aus einer Rechnung erzeugen. Der Vorteil ist, dass eine automatische Verknüpfung zwischen Lieferschein und Rechnung besteht. Hinzu kommt, dass die Lieferscheine durch die Software GoBD-konform sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Buchhaltungssoftware entsprechend die Aufbewahrungsfristen einhält. So musst du dich nicht mehr um die Löschung kümmern.