Controlling

Bei der erfolgreichen Steuerung von Unternehmen geht es um Zahlen, und das, was Unternehmer aus ihnen herausholen können. Erfolg ist berechenbar und oft von langer Hand geplant. Nichts wird bei der internen Kontrolle einzelner Unternehmensbereiche dem Zufall überlassen. Schaltzentrale und Impulsgeber ist das Controlling.

Was macht das Controlling in einem Unternehmen? Welche Aufgaben muss das Controlling übernehmen, damit Kampagnen nicht zum Desaster werden? Wie sieht ein gängiger Controlling-Kreislauf aus?

Was ist Controlling?

Der Begriff „Controlling“ leitet sich vom englischen „to control“ ab, was mit „steuern“, „navigieren“ oder „regeln“ übersetzt werden kann. Controller sind dementsprechend die Navigatoren in einem Unternehmen. Sie verschaffen dem Kapitän, d.h. der Geschäftsführung, einen Blick auf den aktuellen Standort sowie die Richtung der Unternehmensentwicklung.

Controlling ist demnach ein Teilbereich des unternehmerischen Führungssystems. Seine Aufgaben liegen in der Planung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher Unternehmensbereiche mittels interner Daten bspw. aus dem Rechnungswesen. Die Schwerpunkte der Controlling-Arbeit können von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren, hängen sie doch von den Gegebenheiten in einem Unternehmen ab.

Controlling ist der gesamte Prozess der betriebswirtschaftlichen Zielfindung, Planung und Steuerung eines Unternehmens. Controller sind nicht nur Datensammler und Datenverarbeiter, sondern auch Interpretierende der Daten.

Controlling ist

• zielgerichtet
• zukunftsorientiert
• ganzheitlich
• transparent

Wo liegt der Unterschied zwischen Rechnungswesen und Controlling?

Die Begriffe „Controlling“ und „Rechnungswesen“ werden oft im gleichen Kontext verwandt, Controlling manchmal sogar als internes Rechnungswesen bezeichnet. Im Grunde ist der Beruf des Controllers aus dem Bereich Rechnungswesen heraus entstanden. Während sich das Rechnungswesen mit der einfachen Buchführung beschäftigt, ist das Controlling zukunftsorientiert auf die Zielfindung, Planung und Steuerung des Unternehmens ausgerichtet.

Controlling Aufgaben und Funktionen: Der Controlling-Kreislauf

Controlling ist ein fortlaufender Prozess. Die zielgerichtete Unternehmenssteuerung des Controllings erfolgt dabei nach dem immer gleichen Zyklus:

• Planung
• Information und Durchführung
• Kontrolle- und Abweichungsanalyse
• Steuerung

Der sogenannte Controllingkreislauf beschreibt die einzelnen Phasen des Controllings. Es werden Ziele vereinbart, Aktivitäten auf diese Ziele ausgerichtet und die Ergebnisse gemessen.

Planung

Die Planungsphase gilt mit als die wichtigste Phase im Controllingprozess. Denn die Pläne bilden die Grundlage für die folgenden Arbeitsschritte.

Zur Planung werden Aspekte der Vergangenheit herangezogen, um die Zukunft des Unternehmens auszurichten. Mithilfe vorhandener Bedingungen und Daten setzen Controller in der Planungsphase realistische Versionen.

Sie fokussieren dabei ebenso kurzfristige Ziele wie auch die langfristige Ausrichtung des Unternehmens. Nur wenn Controller Unternehmensziele festgelegt haben, können einzelnen Entscheidungsträger im Unternehmen voranbringende Entscheidungen treffen.

Im Rahmen der Planung können bspw. folgende Aufgaben anstehen:

• Budgetplanung
• Liquiditätsplanung
• Horizontale Koordination der Umsatz- und Kostenplanung zwischen den Abteilungen
• Vertikale Koordination der strategischen und operativen Planung zwischen Geschäftsführung und Abteilungen

Die Daten der Planung bilden die Soll-Vorgaben, die im weiteren Verlauf erreicht werden sollen. Damit die Soll-Vorgaben brauchbar sind, müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen:

• Es muss sich um operationale Ziele handeln.
• Die Einzelziele müssen sich mit dem obergeordneten Unternehmensziel vereinbaren lassen.
• Die Zielvorgaben müssen realistisch sein.
• Partizipative Zielformulierung.

Information und Durchführung

In der Informations- und Durchführungsphase geht es um die Umsetzung der Planung. Dazu werden ist Soll-Werte aus der Planung den aktuellen Ist-Werten des Unternehmens gegenübergestellt. Dazu werden Daten gesammelt und aufbereitet.

Hinweis: In manchen Unternehmen übernehmen IT-Stellen die Sammlung uns Aufbereitung von Informationen. Je selbstständiger die IT-Abteilungen die Datenarbeit betreiben, desto besser können sie im Controlling beurteilt werden.

Während der Durchführungsphase arbeiten die einzelnen Unternehmensbereiche und deren Mitarbeiter eigenverantwortlich. Das Controlling kontrolliert fortlaufend den Fortschritt, um Problemen schnellstmöglich entgegensteuern zu können.

Kontrolle und Abweichungsanalyse

Hinweis: Planung ist nur dann sinnvoll, wenn eventuelle Differenzen erfasst und analysiert werden.

In der Kontrollphase und Abweichungsanalyse gilt es festzuhalten, ob es zu Abweichungen vom Plan kommt. Ist das der Fall, werden Gründe für die Entstehung der Abweichungen ermittelt. Sind die Abweichungen akzeptabel? Müssen Maßnahmen ergriffen werden, um das ursprüngliche Ziel oder ein unter den geänderten Bedingungen neu definiertes Ziel erreichen zu können?

Zu den Tätigkeiten im Bereich „Kontrolle“ gehören:

• verfahrensorientierte Kontrollen wie bspw. Prüfung der Aktivitäten von Unternehmenseinheiten bei der Planerstellung
• ergebnisorientierte Kontrollen wie bspw. Vergleich von Soll und Ist in einem vorgegebenen Zeitabschnitt

Die in der Kontrollphase ermittelten Daten geben Aufschluss über den Fortschritt der Planumsetzung. Nach Heranziehen der ermittelten Ist-Werte sowie der Soll-Werte aus der Planungsphase erfolgt die Abweichungsanalyse. Wichtige Informationen sollte das Controlling zur richtigen Zeit im passenden Detaillierungsgrad an die Geschäftsführung weitergeben.

Die Abweichungsanalyse hat folgende Schwerpunkte:

• Ursachenanalyse der Abweichungen
• Lösungssuche zur Vermeidung der Abweichungen
• Auswirkung der Maßnahmen beobachten

Steuerung

Sind während der Abweichungsanalyse Abweichungen von der Planung festgestellt worden, sollte das Controlling in der Steuerungsphase Maßnahmen zum Gegensteuern ergreifen.

Steuerung bedeutet, Maßnahmen zur Erfüllung des Plans zu ergreifen.

Während die vorherigen Phasen der Planung, Information und Durchführung, Kontrolle und Abweichungsanalyse den Kurs festlegen und Abweichungen aufzeigen, ist die Steuerungsphase von regulierender Funktion.

Diese Arten des Controllings gibt es

Man unterscheidet operatives von strategischem Controlling. Während das operative Controlling für die Verwaltung des Budgets zuständig ist und den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens im Auge hat, analysiert das strategische Controlling den Markt und reagiert auf Änderungen bei der Nachfrage.

In der folgenden Übersicht kannst du dir die wesentlichen Unterschiede zwischen operativem und strategischem Controlling anschauen:

Das operative und das strategische Controlling lassen sich nicht strikt voneinander trennen. Es besteht eine wechselseitige Beeinflussung: Die operative Planung hängt stark von der strategischen Planung ab. Die operativen Denkansätze liefern wiederum wichtige Impulse für die strategische Orientierung des Unternehmens.

In kleinen Unternehmen kann ein Controller oft noch sämtliche Aufgaben übernehmen. Eine zunehmende Unternehmensgröße erfordert jedoch Spezialisierung auch im Controlling. Hinsichtlich der Anwendungsbereiche lassen sich deshalb auch folgende Controlling-Arten unterscheiden:

• Personalcontrolling
• Beschaffungscontrolling
• Vertriebscontrolling
• Logistikcontrolling
• Produktionscontrolling
• Finanzcontrolling
• IT-Controlling
• Qualitätscontrolling
• Umweltcontrolling

Was ist Operatives Controlling?

Operatives Controlling konzentriert sich auf die Planung, Steuerung und Kontrolle der kurzfristigen bis mittelfristigen Prozesse im Unternehmen. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf der internen Unternehmenssituation.

Ziele in der Produktions-, Absatz- und Beschaffungsplanung werden bspw. auf maximal ein Jahr hin angelegt und gehören damit zu den kurzfristigen Prozessen. Mittelfristige Prozesse wie bspw. die Umsetzung der strategischen in die operative Planung sind auf einen Zeitraum von zwei bis vier Jahren angelegt.

Im operativen Controlling arbeitet man mit Zahlen und Daten aus der Gegenwart sowie der Vergangenheit. Ziel es operativen Controllings ist es, durch ständige Kontrolle und Abweichungsanalysen die gesetzten Unternehmensziele bestmöglich zu erreichen. Es geht um Effizienzmaximierung.

Das operative Controlling hat zum Ziel, den kurz- und mittelfristigen wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens zu gewährleisten.

Damit das operative Controlling sein Ziel erreichen kann, gehört das Sammeln und Aufbereiten von Informationen und Daten zu seinen Hauptaufgaben. Darüber hinaus muss es sämtliche Bereiche des Unternehmens mit aktuellen Informationen versorgen, sofern diese die Informationen zum erfolgreichen Ausführen ihrer Arbeit benötigen. Ergebnisse zum wirtschaften Erfolg des Unternehmens sind festzuhalten und der Geschäftsführung zur Verfügung zu stellen.

Hinweis: Das operative Controlling übernimmt eine Vermittlerfunktion zwischen den einzelnen Abteilungen des Unternehmens (horizontal), sowie zwischen der Geschäftsführung und den Abteilungen (vertikal).

Zu den Aufgaben des operativen Controllings gehört:

• kontinuierliche Soll-Ist-Vergleiche mit Abweichungsanalysen
• aktuelle monatliche Berichte und Informationen für die Führungsebene
• Budgetierung und Budgetkontrolle
• Mitwirkung bei Investitionsentscheidungen, Effizienzsteigerungen, Kostensenkungsmaßnahmen usw.

Dazu bedienen sich Controller u.a. folgender Instrumente im operativen Controlling:

• klassische Soll/ Ist-Vergleiche
• Deckungsbeitragsrechnung
• Kennzahlen und Kennzahlensysteme
• Budgetierung
• Kapitalflussrechnung
• ABC-Analyse
• Break-Even-Analyse
• Investitionsrechnungen
• Prozesskostenrechnung

Einige operative Controlling-Instrumente im Detail

Der klassische Soll/ Ist-Vergleich dient der Abweichungsanalyse. Analysiert werden Kostenabweichungen, d.h. es geht um die Differenz zwischen den Soll-Kosten und den Ist-Kosten. Nur durch die Analyse des Kostenverhaltens und das Sichtbarwerden von Abweichungen können Planungsfehler aufgedeckt und behoben werden.

Dieses Instrument dient der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit einzelner Kostenstellen oder ganzer Unternehmensbereiche. Das Ziel des Soll/ Ist-Vergleichs ist dann erreicht, wenn Ist-Wert und Soll-Wert übereinstimmen. Mithilfe dieses Instruments kann das operative Controlling also die Umsetzung einer Strategie sowie die Erreichung der Ziele gewährleisten.

Mit dem Soll/ Ist-Vergleich erhält man einen Einblick in das Kostenverhalten im Unternehmen. Mithilfe dieses Instruments kann die Wirtschaftlichkeit veranschaulicht werden.

Ein ebenso häufig genutztes Instrument im operativen Controlling ist die Break-Even-Analyse. Mit deren Hilfe können Controller überschlägig abschätzen, wie viel Umsatz verloren werden darf, bevor das Unternehmen Verlust macht bzw. wie viel Mehrumsatz erreicht werden muss, damit das Unternehmen Gewinne erzielt.

Da dies hauptsächlich von Preis, Absatz und Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung abhängt, kannst du mit der Break-Even-Analyse berechnen, welche Bedingungen zum Erreichen der Gewinnschwelle (Break-Even) verändert werden müssen. Das Ergebnis der Break-Even-Analyse kann als Basis für anstehende Entscheidungen – bspw. bezüglich einer Unternehmenserweiterung oder bei Preisverhandlungen mit Geschäftspartnern – genutzt werden.

Mit der Break-Even-Analyse kann ein Produkt, eine Dienstleistung, eine Geschäftsidee oder eine Investition wirtschaftlich bewertet werden. Dazu werden die Bedingungen der Gewinnerzielung ermittelt.

Was ist Strategisches Controlling?

Strategisches Controlling umfasst die langfristige Planung, Kontrolle und Steuerung von Prozessen im Unternehmen. Im Fokus stehen dabei Märkte, Zielgruppen und Geschäftsmodelle.

Strategisches Controlling stellt den Weitblick des operativen Controllings dar. Langfristige Ziele wie die nachhaltige Sicherung von Unternehmenserfolg und -existenz werden auf über fünf Jahre hin angelegt. Deshalb werden u.a. externe Entwicklungs- und Einflussfaktoren berücksichtigt.

Um das Unternehmen langfristig erfolgreich zu halten, müssen Controller vorausschauend planen. Sie sollten abschätzen können, welche zukünftigen Entwicklungen im Umfeld des Unternehmens zu erwarten sind und wie sich diese in den Erfolgskurs des Unternehmens einbringen lassen. Um die Effektivität des Unternehmens auf lange Sicht zu sichern, müssen Controller Transparenz für Entscheidungssituationen schaffen.

Hauptaufgabe des strategischen Controllings ist die langfristige Sicherung der Unternehmenseffektivität.

Zu den Aufgaben im strategischen Controlling gehören dementsprechend:

• die sorgfältige strategische Analyse des globalen Unternehmensumfeldes
• die sorgfältige strategische Analyse der internen Unternehmenssituation

Auf diese Weise lassen sich im strategischen Controlling die Marktsituation des Unternehmens einerseits, sowie Chancen und Risiken andererseits ermitteln, die für das Unternehmen zu erwarten sind.

Instrumente im strategischen Controlling können u.a. sein:

• Stärken-Schwächen-Analyse
• Gap-Analyse
• Szenario-Analyse
• Potenzialanalyse (SWOT Analyse)
• Wettbewerbsanalyse
• Produkt-Lebenszyklus-Analyse
• Vorteils-Matrix
• Produkt-Markt-Matrix
• Portfolioanalyse
• Marktanteils- und Marktwachstums-Analyse (Vier-Felder-Matrix)
• Marktattraktivitäts- und Wettbewerbsstärken-Analyse (Neun-Felder-Matrix)
• Balanced Scorecard
• Target Costing
• Benchmarking
• Six Sigma

Einige strategische Controlling-Instrumente im Detail

Mit der SWOT-Analyse können Controller herausfinden, welche Schwächen und Stärken in Verbindung mit welchen Risiken und Chancen welche Maßnahmen nahelegen. Mit anderen Worten: Die SWOT-Analyse zeigt, wo strategische Maßnahmen in einem Unternehmen ansetzen müssen und wo sie am meisten Erfolg versprechen.

Dazu werden in einer 4-Felder-Matrix die Werte Strengths, Weaknesses, Opportunities und Threats gegenübergestellt. Die SWOT-Analyse ist jedoch selbst keine Strategieplanung, sondern beschreibt lediglich bestehende Zustände.

Die SWOT-Analyse dient als Basis für die Strategieplanung im Unternehmen. Aus den erkennbaren Stärken und Chancen müssen strategische Maßnahmen für das Unternehmen abgeleitet werden.

Mit der SWOT-Analyse erkennen Controller die Stärken und Chancen eines Unternehmens, erhalten zudem einen Eindruck von den Schwächen und Risiken.

Die Portfolio-Analyse dient der Formulierung einer Unternehmensstrategie sowie der Überprüfung ihrer Zweckmäßigkeit. Grundlage dieses Instruments sind Umwelt- und Unternehmensanalyse. Während die Umweltanalyse einer Chancen-Risiken-Analyse gleich kommt, ist die Unternehmensanalyse eine Beurteilung von Unternehmensstärken und –schwächen.

Dazu stellen Controller in einer 4-Felder Matrix den relativen Marktanteil der verschiedenen strategischen Geschäftsfelder eines Unternehmens dem jeweiligen Marktwachstum gegenüber. Die Lage der Geschäftsfelder im Koordinatensystem muss vom Controller korrekt interpretiert und eine passende Strategie abgeleitet werden.

Mittels der Portfolio-Analyse lassen sich Strategien und Stoßrichtungen für einzelne Geschäftsbereiche bestimmen. Oberstes Ziel ist – wie bei jedem anderen Instrument – das Weiterbestehen eines Unternehmens zu sichern.

Was sind wichtige Controlling Kennzahlen?

Mit Kennzahlen sollen Ziele erreicht werden. Denn die Kennzahl macht die Leistung eines Unternehmens, eines Bereichs, einer Abteilung, eines Teams, eines Prozesses oder eines Produkts sichtbar und zeigt, ob dort die gesteckten Ziele erreicht werden.

Unter Kennzahlen versteht man im Allgemeinen die Zusammenfassung von quantitativen, d.h. in Zahlen ausdrückbaren Informationen für den innerbetrieblichen und zwischenbetrieblichen Vergleich.

Operativen Controlling Kennzahlen

Eine typische Kennzahl im operativen Controlling ist der Earnings Before Interest and Taxes (EBIT). Er stellt das operative Ergebnis vor Abzug von Zinsen und Steuern dar. Die vergleichbare Größe der Liquidität ist der operative Cashflow. Beide Kenngrößen sind international vergleichbar.

Mittels Verhältniszahlen wie der Kapitalrendite oder der Umsatzrendite kann der Gewinn aus Kapital und Umsatz sichtbar gemacht werden.

Weitere Kennzahlen sind etwa der Deckungsbeitrag und der Deckungsgrad. Diese Werte die geben jenen Betrag bzw. Prozentsatz an, der nach dem Abzug variabler Kosten vom Umsatz übrigbleibt. Sie ermöglichen den direkten Vergleich zwischen Produkten bzw. Bereichen.

Kennzahlen im strategischen Controlling

Die langfristigen Erfolgsfaktoren, die im strategischen Controlling fokussiert werden, sind oftmals kaum quantitativ messbar. Controller nutzen deshalb häufig grafische Methoden im strategischen Controlling oder sie nutzen quantitative Kenngrößen, die das zu Messende gutmöglich umschreiben.

Um die Kundenzufriedenheit zu messen, werden Kenngrößen wie die Wiederkaufrate oder die Netto-Weiterempfehlungsrate herangezogen. Für die Messung der Mitarbeiterzufriedenheit wird Kenngrößen wie die Fluktuationsrate zurückgegriffen.

Ohne Kennzahlen ist kein Controlling möglich. Ganz gleich, welches Ziel erreicht werden soll – bspw. Budgetüberwachung oder Kampagnensteuerung –, Kennzahlen machen den Erfolg messbar.

Was sind die Ziele des Controllings?

Controlling-Ziele decken sich mit Unternehmenszielen.

Im Controlling dreht sich alles darum, die wirtschaftliche Stabilität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens durch Analysen, Kontrollen und Handlungsempfehlungen zu sichern und zu verbessern. Die vom Controlling zur Verfügung gestellten Informationen helfen dem Unternehmensmanagement, kompetente und realistische Entscheidungen zu treffen.

Wirtschaftsunternehmen zielen mit einem Controlling also auf Gewinnerzielung ab. Dabei müssen Zwischenziele wie etwa Produktivitätssteigerung, Abbau von Redundanzen, optimaler Ressourceneinsatz oder Prozessoptimierung erreicht werden.

Doch nicht alle Unternehmen sind ausschließlich auf Gewinnerzielung ausgerichtet. Manchen geht es um die Stärkung eines Standortes, andere wollen ihre Vision leben, wieder andere verfolgen soziale oder gemeinnützige Ziele.

Hinweis: Das Controlling hilft, Unternehmensziele zu identifizieren, zu definieren und zu quantifizieren.

Bedeutung des Controllings

Controlling wird in Unternehmen jeder Branche immer wichtiger. Controller werden eingesetzt, um die verschiedensten Faktoren eines Unternehmens zu kontrollieren und regelmäßig weitere Erfolge mit der Unternehmensführung zu kommunizieren.