Kassenbuch

Jeder Betrieb, der Bareinnahmen verzeichnet, muss diese entsprechend verbuchen. Bareinnahmen gehen in die Geschäftskasse und werden am Ende des Geschäftstages im Kassenbericht und Kassenbuch dokumentiert. Allerdings sind Betriebe, die ihre Gewinne entsprechend der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, nicht dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Besteht die Pflicht zur Führung eines Kassenbuches oder wird dieses freiwillig geführt, schreibt der Gesetzgeber Aufzeichnungspflichten vor, an die sich alle Betriebe zu halten haben. Diese Aufzeichnungspflicht ergibt sich aus Einzelsteuergesetzen und der Abgabenverordnung. Demzufolge müssen alle Unternehmen, die bilanzpflichtig sind, neben der doppelten Buchführung ein Kassenbuch führen.

Wie ist ein Kassenbuch zu führen?

Ein Kassenbuch muss man genauso sorgfältig führen wie die Buchhaltung und Bilanzen eines Unternehmens. Auch für die Führung eines Kassenbuches gelten die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung. Entsprechend diesen Vorschriften ist ein Kassenbuch so zu führen, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit ohne Probleme mit den Aufzeichnungen des Kassenbuches zurechtfinden kann. Jeder Geschäftsvorfall ist im Kassenbuch entsprechend zu dokumentieren. Diese Vorschrift gilt auch für Entnahmen und Einlagen durch das Unternehmen. Die entsprechenden Geschäftsvorfälle und die damit verbundenen Aufzeichnungen und Buchungen sind umgehend und täglich zu dokumentieren. Sie sind „vollständig, zeitgerecht, richtig und geordnet“ vorzunehmen.

Es gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht, also kein Buchungsvorgang ohne Beleg. Sofern die Umstände es erlauben und im Rahmen der Zumutbarkeit liegen, müssen die einzelnen Geschäftsvorfälle nicht nur ordnungsgemäß verbucht, sondern auch ausreichend beschrieben werden. Alle Daten unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Warum ist die Führung eines Kassenbuches so wichtig?

Ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch bietet einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage der Geschäftskasse. Buchungen und Aufzeichnungen darf man durch Maßnahmen wie Rasieren, Schneiden, Radieren, Überschreiben, Löschen, Überkleben und Bleistifteintragungen nicht verändern. Diese Maßnahmen sind deshalb nicht erlaubt, weil sie Änderungen in den Aufzeichnungen ermöglichen, die den ursprünglichen Inhalt nicht mehr erkennen lassen. Diese zuvor genannten Änderungsmöglichkeiten betreffen jedoch nur handgeschriebene Kassenbücher. Die meisten Unternehmen führen ihre Kassenbücher entweder übersichtlich und praktisch mit dem Rechenprogramm Excel oder einer speziellen Software. In beiden Fällen ist sicherzustellen, dass diese elektronischen Aufzeichnungen nicht veränderbar sind. Allerdings kann es passieren, dass die Veränderlichkeit dieser elektronischen Aufzeichnungen bei Betriebsprüfungen angezweifelt wird.

Belege sollten aufbewahrt werden

Bei elektronischen Kassenbüchern, die durch Excel geführt werden, besteht theoretisch immer die Möglichkeit einer Datenmanipulation. Unternehmen, die mit einer entsprechenden Software arbeiten, sollten sich vom Hersteller die Unveränderbarkeit der Daten attestieren lassen. Unangenehme Prüfergebnisse lassen sich vermeiden, wenn man neben dem elektronischen Kassenbuch Belege vorlegt, die die einzelnen Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentieren.

Ein Kassenbericht für jeden Geschäftstag

Nicht nur jeder einzelne Geschäftsvorfall ist über Buchungssätze im Kassenbuch zu dokumentieren. Nach jedem Geschäftstag muss der Unternehmer einen Kassenbericht anfertigen. Dieser Kassenbericht ist noch am selben Tag anzufertigen, denn dieser gibt Aufschluss über die Einnahmen und Ausgaben des jeweiligen Geschäftstages. Jeder Kassenbericht darf nur einen Geschäftstag dokumentieren, die Zusammenfassung mehrerer Geschäftstage ist nicht erlaubt. Selbst wenn ein Geschäftstag nur wenige oder keine Geschäftsvorfälle enthält, ist ein Kassenbericht anzufertigen.

Welche gesetzlichen Vorschriften gelten für die Führung eines Kassenbuches?

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung gelten für alle steuerpflichtigen Unternehmen, die entsprechend den Vorschriften des Handelsgesetzbuches und der Abgabenverordnung zur Führung von Büchern verpflichtet sind. Die Führung eines ordnungsgemäßen Kassenbuches ergibt sich aus § 146 Abgabenverordnung und § 22 Umsatzsteuergesetz. Steuerpflichtige, die ihre Einnahmen und Ausgaben mittels der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4, Abs. 3 Einkommenssteuergesetz) dokumentieren, erfüllen die gesetzlichen Anforderungen mit einer chronologischen Aufzeichnung der entsprechenden Geschäftsvorfälle und sind von der zuvor genannten Vorschrift ausgenommen.

Auch für diese Unternehmen empfiehlt der Gesetzgeber eine ordnungsgemäße Buchführung, um bei eventuellen Betriebsprüfungen keine Zweifel über einzelne Geschäftsvorfälle und Dokumentationen aufkommen zu lassen. Einnahmen-Überschuss-Rechner haben demzufolge die Wahl, ob sie ihre Geschäftsvorfälle mittels ordnungsgemäßer Belege, handschriftlichen Listen oder einem Kassenbuch dokumentieren.

Kassenbestand und Kassensturz

Da das Kassenbuch ein Abbild des Kassenbestandes darstellt, muss der tatsächliche Bestand der Kasse (Ist-Bestand) mit den Aufzeichnungen im Kassenbuch übereinstimmen. Den Kassenbestand muss man täglich durch Geldzählung ermitteln und in das Kassenbuch eintragen. Dabei ist darauf zu achten, dass es nicht ausreicht, die Belege zu sammeln und diese wöchentlich oder monatlich in einem Arbeitsgang in das Kassenbuch einzutragen, denn jeder Unternehmer ist zur täglichen Zählung des Kassenbestandes verpflichtet. Diesen Vorgang bezeichnet die Fachsprache als Kassensturz. Die Kassensturzfähigkeit ist demzufolge die unmittelbare Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Führung des Kassenbuches.

Was ist ein Geschäftsvorfall und wie muss dieser verbucht werden?

Wie bereits zuvor erläutert, werden alle Geschäftsvorfälle eines steuerpflichtigen Unternehmens im Kassenbuch dokumentiert und verbucht. Wie genau sieht ein Geschäftsvorfall jedoch aus und welche Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben? Jede Einnahme und Ausgabe stellt einen kaufmännischen Geschäftsvorfall dar, der sich auf den Unternehmenserfolg auswirkt und den Kassenbestand verändert. Dabei ist zwischen Buchungssätzen, die sich auf den Erfolg sowie den Gewinn und Verlust auswirken und neutralen Buchungssätzen zu entscheiden. Neutrale Buchungssätze wirken sich nicht auf den Unternehmenserfolg aus. Alle Geschäftsvorfälle, die das Unternehmen betreffen, sind in dem sogenannten Grundbuch zu dokumentieren. Anschließend werden sie auf sogenannte T-Konten übertragen, die die Soll- und Habenseite abbilden.

Sämtliche Geschäftsvorfälle lassen sich anhand dieser Buchungen lückenlos nachvollziehen. Am Anfang eines jeden Geschäftsjahrs steht die Eröffnungsbilanz und am Ende die Schlussbilanz. Sobald die zuvor genannten Geschäftsvorfälle Einnahmen und Entnahmen der Geschäftskasse betreffen, sind diese im Kassenbuch zu verbuchen. Es reicht nicht aus, die einzelnen Geschäftsvorfälle willkürlich und so zu erfassen, wie es die Zeit gerade erlaubt. Der Gesetzgeber stellt strenge Anforderungen und Richtlinien an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung.

Diese Daten muss ein Geschäftsvorfall enthalten:

Datum

Wie jedes Geschäftsdokument muss man auch jeden Geschäftsvorfall mit dem entsprechenden Datum versehen, denn nur so lässt sich zurückverfolgen, an welchem Tag Einnahmen erfolgt sind und Ausgaben getätigt wurden.

Belegnummer

Wie jede Rechnung enthält auch jeder Geschäftsvorfall eine Belegnummer. Die Belegnummern werden fortlaufend oder durch ein nummerisches System vergeben und müssen dem zugehörigen Beleg eindeutig zuzuordnen sein.

Beleg

Der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ ist zwingend einzuhalten. Jeder Geschäftsvorfall im Kassenbuch ist mit dem entsprechenden Beleg in der Originalfassung zu dokumentieren.

Buchungstext

Der Buchungstext enthält zusätzliche Angaben über die Hintergründe des Geschäftsvorfalls. Diese erfasst man in der sogenannten „Soll-an-Haben“-Form. Kauft man zum Beispiel einen Bürostuhl, welchen man aus dem Bestand der Kasse bezahlt, lautet der Buchungssatz „Büroausstattung an Kasse“. Die Büroausstattung nimmt aufgrund der Anschaffung des Bürostuhls als aktives Bestandskonto im Wert zu. Der Abgang aus der Kasse als gleichfalls aktives Bestandskonto stellt eine Wertminderung auf der Habenseite dar.

Steuersatz

Jeder Geschäftsvorfall muss auch den zugrundeliegenden Steuersatz dokumentieren. Hierzu gehören der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent und der jeweils aktuelle Mehrwertsteuersatz.

Einnahmen

Diese Position dokumentiert jeden Wertzuwachs in der Kasse. Hier werden Höhe und Währung der Einnahmen dokumentiert.

Ausgaben

Diese Position beschreibt das Gegenteil der Kasseneinnahmen. Hier werden alle Abgänge aus der Kasse dokumentiert und verbucht, sodass die jeweiligen Wertminderungen jederzeit nachzuverfolgen sind.

Steuern

Mit jeder Einnahme muss man die entsprechende Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer ausweisen.

Kassenbestand

Der Kassenbestand sagt aus, wie viel Geld sich in der Geschäftskasse befindet. Dieser Kassenbestand muss mit den Aufzeichnungen des Kassenbuches exakt übereinstimmen.

Ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch vermeidet den Verdacht auf Steuerhinterziehung

Obwohl hohe gesetzliche Ansprüche an die Führung eines Kassenbuches bestehen, kommt diesem Dokument jedoch kein tatsächlicher Beweiswert zu. Es dient hauptsächlich dazu, alle Geschäftsvorfälle, die die Einnahmen und Ausgaben der Kasse betreffen, ordnungsgemäß zu dokumentieren. Ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch kann den Verdacht einer möglichen Steuerhinterziehung, der sich häufig bei bargeldintensiven Betrieben wie Gaststätten ergibt, abwehren. In diesem Fall ist der Unternehmer in der Lage, alle ordnungsgemäß verbuchten Geschäftsvorgänge mit den entsprechenden Belegen zu präsentieren, um so einer Anklage auf Steuerhinterziehung zu entgehen. Sollte sich dieser Anfangsverdacht jedoch aufgrund von Unregelmäßigkeiten in der Buchführung erhärten, muss der Steuerpflichtige mit harten Strafen rechnen, denn eine Steuerhinterziehung ist kein Kavaliersdelikt, sondern eine Straftat.

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