Rechnungen schreiben

Die Leistung ist erbracht, die Ware geliefert – nun gilt es, zügig eine Rechnung zu versenden und den verdienten Umsatz zu realisieren.

Klingt einfach, bedarf aber einiger Vorüberlegungen: Auch wenn Du Rechnungen wahlweise elektronisch oder in Papierform übersenden kannst, müssen sie doch einige Erfordernisse erfüllen, um überhaupt anerkannt zu werden. Zur Orientierung kannst du auf die folgenden Ausführungen zurückgreifen, um dein Rechnungswesen rechtskonform und vor allem effizient aufzustellen.

Pflichtangaben beim Rechnung schreiben

Um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen, sollte deine Rechnung sämtliche in puncto Auftrag relevanten Informationen enthalten: Dazu zählen nicht nur deine Daten sowie die genaue Bezeichnung des Rechnungs- bzw. Leistungsempfängers, sondern vor allem eine klare Bezeichnung der Leistungen oder Waren. Nicht zu unterschätzen ist die Rechnungsnummer: Stellst du nämlich regelmäßig Rechnungen und nummerierst diese nicht fortlaufend, könnte daraus der Verdacht auf Steuerhinterziehung erwachsen. Eine ordentliche Buchhaltung basiert auf Belegen, die sich klar zuordnen lassen – und dazu ist eine Rechnungsnummer notwendig.

Das Thema Steuern ist natürlich ebenfalls exakt abzuarbeiten: Einerseits muss deine Umsatzsteuer-ID aufgeführt sein, solltest du umsatzsteuerpflichtig sein. Andererseits ist die auf den Rechnungsbetrag anfallende Mehrwertsteuer klar auszuweisen – entweder mit 19% oder mit 7%. Ausnahme: Du agierst als umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer, dann musst du jedoch auf diesen Umstand hinweisen – und darfst keine Mehrwertsteuer berechnen.

Hinweis:
Prüfe zunächst, ob du als Kleinunternehmer auftrittst. Das kannst du, wenn dein Umsatz im Vorjahr 17.500 Euro und im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht übersteigt. Allerdings kannst du dann auch keine Vorsteuer geltend machen.

Auf einige Rechnungsangaben legt der Gesetzgeber großen Wert – und das in Abhängigkeit vom Rechnungsbetrag.

Vollständige Informationen zu Namen und Anschrift deines Unternehmens und des Empfängers der Leistungen oder Waren.
Es muss klar und eindeutig hervorgehen, wer die Rechnung an wen stellt.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID: Solltest du keine Umsatzsteuer-ID vom Bundeszentralamt für Steuern erhalten haben, musst du deine Steuernummer auf der Rechnung angeben. Stellst du Rechnungen an Unternehmen im Ausland, ist die Umsatzsteuer-ID obligatorisch.
Datum der Rechnungsstellung: Das aktuelle Datum ist zwangsläufig notwendig, um beispielsweise ein qualifiziertes Mahnverfahren einleiten zu können.
Rechnungsnummer: Bei der Nummerierung kannst du auf fortlaufende Ziffern zurückgreifen, aber auch Kombinationen aus Buchstaben und Ziffern wählen. Wichtig ist, dass sich die Rechnung eindeutig identifizieren lässt. Dazu sollte jede Rechnungsnummer nur einmal verwendet werden, Lücken in den Ziffernfolgen sind hingegen kein Problem.
Rechnungsgegenstand. Aus der Rechnung muss eindeutig hervorgehen, was und wie viel geliefert wurde oder welche Dienstleistungen in welchem Umfang erbracht wurden. Verwende dafür handelsübliche Bezeichnungen, die sich jederzeit nachvollziehen lassen.
Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung: Im Prinzip reicht die Angabe des Monats, in dem die Leistung erbracht oder die Lieferung auf den Weg gebracht wurde. Solltest du jedoch Abschlagszahlungen vereinbart und vereinnahmt haben, musst du den Termin der Einnahme aufführen – wenn dieser nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
Rechnungsbetrag: Schlüssele den Betrag bitte genau auf: Neben dem Nettobetrag und der Angabe des geltenden Umsatzsteuersatzes solltest du auch den Steuerbetrag selbst aufführen. Bist du von der Umsatzsteuerpflicht befreit, dann erwähne das bitte.
Rabatte und Skonto: Hattest du im Vorfeld eine Rabattierung vereinbart, kannst du dies entweder direkt vom Rechnungsbetrag abziehen oder aber explizit aufführen. Das Thema Skonto ist hingegen anders zu behandeln, denn du kannst bei Rechnungsstellung noch nicht einschätzen, wie schnell dein Kunde bezahlen wird. Du solltest also einen Zusatz formulieren: „Wir gewähren 3% Skonto, sollten Sie innerhalb von zwei Wochen nach Rechnungserhalt bezahlen.“

Wie erstelle ich eine Rechnung?

Die Rechnung stellt ein Dokument dar, mit dem du als Unternehmer deine erbrachte Lieferung oder Dienstleistung abrechnest. Mit der von dir gestellten Rechnung entsteht für deine Kunden und für dich als Aussteller der Rechnung ein Zahlungsanspruch und eine Forderung gegenüber deinem Kunden. Du musst allerdings auch bedenken, dass durch deine Rechnungsstellung auch eine Verbindlichkeit für dich gegenüber dem Finanzamt entsteht. Es geht hier in erster Linie um die Höhe der Umsatzsteuer, welche in deiner Rechnung enthalten ist. Überdies musst du bedenken, dass die Rechnung nur dann gültig ist, wenn sie auch korrekt erstellt wurde.

Rechnungsvorlage

Nun wäre es vollkommen logisch, sich einige Muster oder Vorlagen zu organisieren – schließlich spart das Arbeit. Es gibt ja auch eine ganze Reihe von Excel- oder Word-Vorlagen, in die du einfach die jeweiligen Positionen einfügst oder diese immer wieder änderst, eine PDF oder einen Ausdruck generierst und schon ist deine neue Rechnung erstellt. Grundsätzlich ist das auch vollkommen in Ordnung, solange die Vorlagen alle sich immer wieder verändernden Anforderungen erfüllen.

Insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geben den Rahmen vor, den du bei der Aufzeichnung steuerrelevanter Daten einhalten solltest. Auch wenn kleinere Verstöße gegen diese Regelungen nicht generell zu Problemen führen, könnte im Ernstfall deine gesamte Buchhaltung verworfen werden – keine schöne Vorstellung.

Hinweis:
Solltest du Vorlagen oder Muster für deine Rechnugslegung verwenden, achte darauf, dass diese sämtlich aktuellen gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Rechnung schreiben in Word

Beim Schreiben deiner Rechnung mit Word kannst du von einigen Vorteile profitieren. In der Regel ist dieses Programm auf einem Desktop-Computer bereits enthalten und die Verwendung ist relativ unkompliziert. Wichtig ist auch hier, dass alle genannten Pflichtangaben auf der Rechnung in Word enthalten sind. Dies stellt aber keinerlei Problem dar, denn diese Rechnungsvorlage enthält bereits alle rechtlich notwendigen Pflichtangaben. Du musst bei der Verwendung der Vorlage nur noch die entsprechenden Zahlen eintragen.

Rechnung schreiben mit Excel

Das Schreiben von Rechnungen mit Excel ist einfache Angelegenheit. Wie Word ist auch Excel in der Regel auf einem herkömmlichen Desktop-Computer bereits vorhanden. Allgemein ist Excel ein sehr beliebtes und sehr häufig genutztes Programm. Die Erstellung einer Rechnung mit der Excel-Vorlage ist deshalb unproblematisch. So vorteilhaft dies in vielen Fällen sein mag, so kann es trotzdem einen großen Nachteil geben. Du darfst nicht davon ausgehen, dass eine Rechnung, welche du in Excel erstellt, auch gleichzeitig GoBD-konform ist. Rechnungen in Excel sind jederzeit veränderbar und dies verstößt gegen die Grundsätze der GoBD.

Um Problemen bei einer Betriebsprüfung entgegen zu treten, solltest du deshalb sowohl bei einer in Word als auch in Excel erstellten Rechnung immer Zwischensicherung erstellen und zusätzlich Kopien der Rechnungen machen.

Rechnungssoftware als Alternative

Sinnvoll können spezielle Programme wie sevDesk.de sein, die einerseits eine professionelle Rechnungslegung im individuellen Design ermöglichen und andererseits sicherstellen, dass sämtliche Anforderungen an eine Rechnung erfüllt werden. Die notwendigen Daten müssen nur einmal eingegeben werden, um nicht nur automatisch an der richtigen Stelle platziert, sondern auch übersichtlich in den Stammdaten abgelegt zu werden. Solltest du später eine Folgerechnung stellen wollen, vergibt das Programm automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer – dein gesamtes Rechnungswesen wird also optimal aufgestellt.

Selbstverständlich kannst du die Rechnungen direkt aus dem Programm heraus als Papierdokument generieren oder als PDF per Mail versenden. Eine entsprechende Postschnittstelle sorgt für sichere Abläufe, alternativ kannst du die Dateien downloaden und eigenständig versenden. Wichtig ist doch, dass du einerseits effizient alle notwendigen Arbeiten erledigen kannst, aber auch jederzeit einen perfekten Überblick zu den offenen Posten hast und entsprechend zügig nachfassen kannst.

Hinweis: Eine zuverlässige Buchhaltungssoftware wie sevDesk optimiert deine internen Abläufe, gewährleistet eine rechtskonforme Rechnungslegung und ermöglicht dir ein straffes Mahnwesen.

Wie übermittelst du eine Rechnung?

Ganz allgemein formuliert: Eine Rechnung ist ein Dokument zur Abrechnung von Lieferungen oder Leistungen, das entweder in Papierform oder auf elektronischem Wege, sofern der Empfänger sein Einverständnis dazu erklärt hat, übermittelt werden kann. Natürlich kannst du eine Rechnung auch per Fax senden, dann allerdings muss sichergestellt sein, dass es sich sowohl beim Versand- als auch beim Empfangsgerät um ein Standardgerät handelt. Elektronische Faxgeräte unterliegen nämlich ebenfalls den Anforderungen, die an elektronische Rechnungen gestellt werden.

Diese Alternative zur Papierform ist in verschiedener Hinsicht interessant, die Papier-Ersparnis ist dabei nur ein Argument: Du kannst die elektronischen Rechnungen sehr viel schneller und vor allem kostenlos versenden, in einem professionellen Verwaltungsprogramm organisieren und somit stringente Prozesse entwickeln. Zur Übermittlung stehen dir verschiedene Wege offen:

als PDF-Anhang per E-Mail
als DE-Mail
per Download von deiner Webseite
per Computer-Fax
via Datenaustausch EDI

Wichtig ist jedoch, dass der Empfänger zunächst der elektronischen Übermittlung zustimmen muss. Allerdings gelten hier keine Formerfordernisse, ein entsprechender Vermerk in den AGB, eine formlose Zustimmung oder die stillschweigende Billigung durch gelebte Praxis reichen aus.

Hinweis: Zunächst ist es also wichtig, eine geeignete Form der Rechnungsstellung zu entwickeln – in Abhängigkeit vom konkreten Aufkommen und passend zum Verwaltungssystem.

Weitere wichtige Hinweise:

Für eine reibungslose Bezahlung solltest du deine Kontoverbindung gut sichtbar ausweisen.
Bei Rechnungsbeträgen bis 250 Euro inklusive Mehrwertsteuer kannst du Rechnungs- und Steuerbetrag unter Verweis auf den geltenden Umsatzsteuersatz in einem Betrag ausweisen. Darüber hinaus sind die Ansprüche an die Rechnungsnummer nicht so hoch, du solltest die Rechnung jedoch immer eindeutig zuordnen können.
Eine Unterschrift unter deiner Rechnung ist nicht unbedingt notwendig.

Rechnungsarten und Besonderheiten

Je nach Unternehmen und Bedarf brauchst du auch verschiedene Rechnungsarten. Welche die am häufigsten verwendet werden, erfährst du im folgenden Abschnitt.

Kleinunternehmerrechnung

Solltest du unter die Kleinunternehmerregelung fallen, gelten für dich in der Buchhaltung und beim Thema Steuern zwar einige Vereinfachungen. Das bedeutet aber nicht, dass deine Rechnung nicht genauso korrekt wie bei anderen Rechnungen erstellt werden muss. Zusätzlich zu den erforderlichen Pflichtangaben musst du auf dieser Rechnung auch den Grund angeben, warum keine Umsatzsteuer erhoben wird. Dieser Grund bedarf keiner Erklärung, muss aber für den Rechnungsempfänger klar ersichtlich sein.

Als Kleinunternehmer hast du keinen Umsatzsteuersatz auszuweisen und Steuerbetrag zu berechnen und aufzuschlagen.
Du solltest aber einen Zusatz vermerken: „Gemäß § 19 UStG wird auf den auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer erhoben.“

Hinweis: Statt der Umsatzsteuer-ID vermerkst du als Kleinunternehmer deine Steuernummer, um alle Auflagen zu erfüllen.

Gutschrift

In dem Falle, dass bereits eine Rechnung erstellt wurde, diese aber fehlerhaft ist, muss die Rechnung neu erstellt werden. Mit einer neuen Rechnung aber würde deine Buchhaltung nicht mehr stimmen. Also musst du für die bereits erstellte Rechnung eine Gutschrift erstellen, die auf denselben Betrag lautet. So kannst du die Rechnung aus Sicht der Buchhaltung korrekt stornieren und die neue Rechnung hat ihre Gültigkeit.

Kleinbetragsrechnung

Wie es der Name bereits vermuten lässt, handelt es sich bei der Kleinbetragsrechnung um eine Rechnung über kleinere Beträge. Die Höchstgrenze bei dieser Rechnung liegt seit dem Januar 2017 bei 250.- Euro brutto. Eine Kleinbetragsrechnung bietet dir als Rechnungssteller einige Erleichterungen. Folgende Pflichtangaben muss sie enthalten.

Vollständiger Name und Anschrift des des Rechnungsstellers
Datum der Rechnungsstellung
Art und Umfang der erbrachten Leistung oder gelieferten Gegenstände
Bruttopreis / Honorar inklusive Mehrwertsteuer
Mehrwertsteuersatz oder alternativ der Hinweis auf die Steuerbefreiung (Kleinunternehmer)

Du musst auf jeden Fall beachten, dass die Mehrwertsteuer immer als Prozentsatz angegeben wird, solltest du nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegen.

Stornorechnung

Unterlief dir bei der Rechnungserstellung ein Fehler, kannst du eine Stornorechnung schreiben. Bei der Stornorechnung musst du darauf achten, dass dort die gleichen Bestandteile enthalten sind, wie bei einer korrekten Rechnung. Das bedeutet, dass die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und der Rechnungsbetrag mit einem Minuszeichen versehen enthalten ist, wie auf der Originalrechnung. Beim Versand der Rechnung musst du immer Bezug auf die Originalrechnung nehmen.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Bist du als Unternehmer tätig und erledigst deine Buchführung digital, dann bist du verpflichtet, die Vorgaben der GoBD einzuhalten. Für alle Rechnungen, welche du ausstellst oder erhältst, müssen von dir die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Folgendes ist von dir zu beachten.

Solange du Rechnungen an Privatpersonen stellst, gelten keine speziellen Fristen – außer deine Leistungen stehen in Zusammenhang mit einem Grundstück.
Solltest du gewerblichen Kunden eine Rechnung legen wollen, dann muss das innerhalb von einem halben Jahr nach der Erbringung der Leistung oder Lieferung der Ware erfolgen.

Hinweis:
Unabhängig davon musst du die Rechnungen für zehn Jahre aufbewahren.

Die Besonderheit: Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer

Bist du als Kleinunternehmer aktiv, bist du von der Umsatzsteuerpflicht befreit – darfst im Gegenzug aber auch keine berechnen und als Vorsteuer verrechnen.

Als Kleinunternehmer hast du keinen Umsatzsteuersatz auszuweisen und Steuerbetrag zu berechnen und aufzuschlagen.
Du solltest aber einen Zusatz vermerken: „Gemäß § 19 UStG wird auf den auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer erhoben.“

Alle anderen Pflichtangaben musst du aber selbstverständlich auf deinen Rechnungen aufführen.

Hinweis:
Statt der Umsatzsteuer-ID vermerkst du als Kleinunternehmer deine Steuernummer, um alle Auflagen zu erfüllen.

Rechnungsstellung ins Ausland

Hast du Rechnungen ins Ausland zu stellen, gelten wiederum spezielle Vorschriften. Ausschlaggebend ist das Zielland, denn innerhalb der EU hast du andere Anforderungen zu erfüllen, als dies beim Nicht-EU-Ausland der Fall ist. Weitere Differenzierungen sind insbesondere in puncto Umsatzsteuer hinsichtlich des Rechnungsgegenstands und des Rechnungsempfängers zu beachten. Hier ein Überblick:

Lieferst du Waren ins Ausland, kannst du nur Umsatzsteuer berechnen, wenn dein Kunde eine Privatperson mit Anschrift innerhalb der EU ist – sowohl bei gewerblichen EU-Kunden als auch bei privaten und gewerblichen Kunden außerhalb der EU entfällt die Umsatzsteuer.
Erbringst du Dienstleistungen, fallen sowohl für private als auch für gewerbliche Kunden innerhalb der EU Umsatzsteuern an. Außerhalb der EU entfällt dies.

Es gelten aber weitere Vorschriften:
Bist du Regelunternehmer, du hast also eine Umsatzsteuer-ID und führst hier Umsatzsteuer ab, und lieferst an einen Regelunternehmer innerhalb der EU, dann verschieben sich sowohl der Leistungsort als auch deine Umsatzsteuerpflicht ins Zielland. Zur Vereinfachung dieser Transaktionen kannst du auf das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren zurückgreifen:
Die Schuldnerschaft für die Umsatzsteuer wird umgedreht, sodass dein Kunde diesen Betrag nicht an dich, sondern an sein Finanzamt entrichtet – Du stellst diese Rechnung ohne Umsatzsteuer. Folgende Hinweise solltest du auf deiner Rechnung aufführen:

Deine Umsatzsteuer-ID und die deines Kunden
„Reverse-Charge Verfahren“ als Vermerk
Berechnung ohne Umsatzsteuer

Hinweis:
Lieferst du an einen Kunden, der kein Regelunternehmer ist, führst du die Umsatzsteuer wie gewohnt ab. Solltest du Kleinunternehmer sein, entfällt dieser Schritt komplett.

Was tun, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?

Wird selbst ein komfortables Zahlungsziel nicht eingehalten, solltest du deine Kunden höflich an die Zahlung erinnern und damit zum ersten Mal mahnen – es kann ja immer etwas passieren. Sollte dies nicht ausreichen, solltest du eine zweite Mahnung folgen lassen und einen neues Zahlungsziel nennen. Selbstverständlich kannst du dann auch Verzugszinsen berechnen und ein qualifiziertes Mahnverfahren einleiten.