Rechnungen schreiben – Anleitung & Hilfe

Wichtig ist jedoch, dass der Empfänger zunächst der elektronischen Übermittlung zustimmen muss. Allerdings gelten hier keine Formerfordernisse, ein entsprechender Vermerk in den AGB, eine formlose Zustimmung oder die stillschweigende Billigung durch gelebte Praxis reichen aus.

Hinweis:
Zunächst ist es also wichtig, eine geeignete Form der Rechnungsstellung zu entwickeln – in Abhängigkeit vom konkreten Aufkommen und passend zum Verwaltungssystem.

Die Varianten: Rechnungserstellung mit Excel oder Word

Nun wäre es vollkommen logisch, sich einige Muster oder Vorlagen zu organisieren – schließlich spart das Arbeit. Es gibt ja auch eine ganze Reihe von Excel- oder Word-Vorlagen, in die Du einfach die jeweiligen Positionen einfügst oder diese immer wieder änderst, eine PDF oder einen Ausdruck generierst und schon ist Deine neue Rechnung erstellt. Grundsätzlich ist das auch vollkommen in Ordnung, solange die Vorlagen alle sich immer wieder verändernden Anforderungen erfüllen.

Insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geben den Rahmen vor, den Du bei der Aufzeichnung steuerrelevanter Daten einhalten solltest. Auch wenn kleinere Verstöße gegen diese Regelungen nicht generell zu Problemen führen, könnte im Ernstfall Deine gesamte Buchhaltung verworfen werden – keine schöne Vorstellung.

Hinweis:
Solltest Du Vorlagen oder Muster für Deine Rechnugslegung verwenden, achte darauf, dass diese sämtlich aktuellen gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Die Alternative: Rechnungslegung mit Buchhaltungssoftware

Sinnvoll können spezielle Programme wie sevDesk.de sein, die einerseits eine professionelle Rechnungslegung im individuellen Design ermöglichen und andererseits sicherstellen, dass sämtliche Anforderungen an eine Rechnung erfüllt werden. Die notwendigen Daten müssen nur einmal eingegeben werden, um nicht nur automatisch an der richtigen Stelle platziert, sondern auch übersichtlich in den Stammdaten abgelegt zu werden. Solltest Du später eine Folgerechnung stellen wollen, vergibt das Programm automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer – Dein gesamtes Rechnungswesen wird also optimal aufgestellt.

Selbstverständlich kannst Du die Rechnungen direkt aus dem Programm heraus als Papierdokument generieren oder als PDF per Mail versenden. Eine entsprechende Postschnittstelle sorgt für sichere Abläufe, alternativ kannst Du die Dateien downloaden und eigenständig versenden. Wichtig ist doch, dass Du einerseits effizient alle notwendigen Arbeiten erledigen kannst, aber auch jederzeit einen perfekten Überblick zu den offenen Posten hast und entsprechend zügig nachfassen kannst.

Hinweis:
Eine zuverlässige Buchhaltungssoftware wie sevDesk.de optimiert Deine internen Abläufe, gewährleistet eine rechtskonforme Rechnungslegung und ermöglicht Dir ein straffes Mahnwesen.

Die Anforderungen: Wichtige Angaben auf einer Rechnung

Um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen, sollte Deine Rechnung sämtliche in puncto Auftrag relevanten Informationen enthalten: Dazu zählen nicht nur Deine Daten sowie die genaue Bezeichnung des Rechnungs- bzw. Leistungsempfängers, sondern vor allem eine klare Bezeichnung der Leistungen oder Waren. Nicht zu unterschätzen ist die Rechnungsnummer: Stellst Du nämlich regelmäßig Rechnungen und nummerierst diese nicht fortlaufend, könnte daraus der Verdacht auf Steuerhinterziehung erwachsen. Eine ordentliche Buchhaltung basiert auf Belegen, die sich klar zuordnen lassen – und dazu ist eine Rechnungsnummer notwendig.

Das Thema Steuern ist natürlich ebenfalls exakt abzuarbeiten: Einerseits muss Deine Umsatzsteuer-ID aufgeführt sein, solltest Du umsatzsteuerpflichtig sein. Andererseits ist die auf den Rechnungsbetrag anfallende Mehrwertsteuer klar auszuweisen – entweder mit 19% oder mit 7%. Ausnahme: Du agierst als umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer, dann musst Du jedoch auf diesen Umstand hinweisen – und darfst keine Mehrwertsteuer berechnen.

Hinweis:
Prüfe zunächst, ob Du als Kleinunternehmer auftrittst. Das kannst Du, wenn Dein Umsatz im Vorjahr 17.500 Euro und im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht übersteigt. Allerdings kannst Du dann auch keine Vorsteuer geltend machen.

Die Details: Gesetzliche Pflichtangaben für Rechnungen

Auf einige Rechnungsangaben legt der Gesetzgeber großen Wert – und das in Abhängigkeit vom Rechnungsbetrag:

– Vollständige Informationen zu Namen und Anschrift Deines Unternehmens und des Empfängers der Leistungen oder Waren
Es muss klar und eindeutig hervorgehen, wer die Rechnung an wen stellt.

– Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
Solltest Du keine Umsatzsteuer-ID vom Bundeszentralamt für Steuern erhalten haben, musst Du Deine Steuernummer auf der Rechnung angeben. Stellst Du Rechnungen an Unternehmen im Ausland, ist die Umsatzsteuer-ID obligatorisch.

– Datum der Rechnungsstellung
Das aktuelle Datum ist zwangsläufig notwendig, um beispielsweise ein qualifiziertes Mahnverfahren einleiten zu können.

– Rechnungsnummer
Bei der Nummerierung kannst Du auf fortlaufende Ziffern zurückgreifen, aber auch Kombinationen aus Buchstaben und Ziffern wählen. Wichtig ist, dass sich die Rechnung eindeutig identifizieren lässt. Dazu sollte jede Rechnungsnummer nur einmal verwendet werden, Lücken in den Ziffernfolgen sind hingegen kein Problem.

– Rechnungsgegenstand
Aus der Rechnung muss eindeutig hervorgehen, was und wie viel geliefert wurde oder welche Dienstleistungen in welchem Umfang erbracht wurden. Verwende dafür handelsübliche Bezeichnungen, die sich jederzeit nachvollziehen lassen.

– Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung
Im Prinzip reicht die Angabe des Monats, in dem die Leistung erbracht oder die Lieferung auf den Weg gebracht wurde. Solltest Du jedoch Abschlagszahlungen vereinbart und vereinnahmt haben, musst Du den Termin der Einnahme aufführen – wenn dieser nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.

– Rechnungsbetrag
Schlüssele den Betrag bitte genau auf: Neben dem Nettobetrag und der Angabe des geltenden Umsatzsteuersatzes solltest Du auch den Steuerbetrag selbst aufführen. Bist Du von der Umsatzsteuerpflicht befreit, dann erwähne das bitte.

– Rabatte und Skonto
Hattest Du im Vorfeld eine Rabattierung vereinbart, kannst Du dies entweder direkt vom Rechnungsbetrag abziehen oder aber explizit aufführen. Das Thema Skonto ist hingegen anders zu behandeln, denn Du kannst bei Rechnungsstellung noch nicht einschätzen, wie schnell Dein Kunde bezahlen wird. Du solltest also einen Zusatz formulieren: „Wir gewähren 3% Skonto, sollten Sie innerhalb von zwei Wochen nach Rechnungserhalt bezahlen.“

– Gutschrift
Auch eine Gutschrift unterliegt den Formerfordernissen einer Rechnung – die aufgeführten Punkte sind also ebenfalls zu erfüllen.

Hinweise:

• Für eine reibungslose Bezahlung solltest Du Deine Kontoverbindung gut sichtbar ausweisen.
• Bei Rechnungsbeträgen bis 250 Euro inklusive Mehrwertsteuer kannst Du Rechnungs- und Steuerbetrag unter Verweis auf den geltenden Umsatzsteuersatz in einem Betrag ausweisen. Darüber hinaus sind die Ansprüche an die Rechnungsnummer nicht so hoch, Du solltest die Rechnung jedoch immer eindeutig zuordnen können.
• Eine Unterschrift unter Deiner Rechnung ist nicht unbedingt notwendig.

Die Fristen: Wann muss ich eine Rechnung stellen?

• Solange Du Rechnungen an Privatpersonen stellst, gelten keine speziellen Fristen – außer Deine Leistungen stehen in Zusammenhang mit einem Grundstück.
• Solltest Du gewerblichen Kunden eine Rechnung legen wollen, dann muss das innerhalb von einem halben Jahr nach der Erbringung der Leistung oder Lieferung der Ware erfolgen.

Hinweis:
Unabhängig davon musst Du die Rechnungen für zehn Jahre aufbewahren.

Die Besonderheit: Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer

Bist Du als Kleinunternehmer aktiv, bist Du von der Umsatzsteuerpflicht befreit – darfst im Gegenzug aber auch keine berechnen und als Vorsteuer verrechnen.

• Als Kleinunternehmer hast Du keinen Umsatzsteuersatz auszuweisen und Steuerbetrag zu berechnen und aufzuschlagen.
• Du solltest aber einen Zusatz vermerken: „Gemäß § 19 UStG wird auf den auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer erhoben.“

Alle anderen Pflichtangaben musst Du aber selbstverständlich auf Deinen Rechnungen aufführen.

Hinweis:
Statt der Umsatzsteuer-ID vermerkst Du als Kleinunternehmer Deine Steuernummer, um alle Auflagen zu erfüllen.

Die Ausnahme: Rechnungsstellung ins Ausland

Hast Du Rechnungen ins Ausland zu stellen, gelten wiederum spezielle Vorschriften. Ausschlaggebend ist das Zielland, denn innerhalb der EU hast du andere Anforderungen zu erfüllen, als dies beim Nicht-EU-Ausland der Fall ist. Weitere Differenzierungen sind insbesondere in puncto Umsatzsteuer hinsichtlich des Rechnungsgegenstands und des Rechnungsempfängers zu beachten. Hier ein Überblick:

• Lieferst Du Waren ins Ausland, kannst Du nur Umsatzsteuer berechnen, wenn Dein Kunde eine Privatperson mit Anschrift innerhalb der EU ist – sowohl bei gewerblichen EU-Kunden als auch bei privaten und gewerblichen Kunden außerhalb der EU entfällt die Umsatzsteuer.
• Erbringst Du Dienstleistungen, fallen sowohl für private als auch für gewerbliche Kunden innerhalb der EU Umsatzsteuern an. Außerhalb der EU entfällt dies.

Es gelten aber weitere Vorschriften:
Bist Du Regelunternehmer, Du hast also eine Umsatzsteuer-ID und führst hier Umsatzsteuer ab, und lieferst an einen Regelunternehmer innerhalb der EU, dann verschieben sich sowohl der Leistungsort als auch Deine Umsatzsteuerpflicht ins Zielland. Zur Vereinfachung dieser Transaktionen kannst Du auf das sogenannte Revers-Charge-Verfahren zurückgreifen:
Die Schuldnerschaft für die Umsatzsteuer wird umgedreht, sodass Dein Kunde diesen Betrag nicht an Dich, sondern an sein Finanzamt entrichtet – Du stellst diese Rechnung ohne Umsatzsteuer. Folgende Hinweise solltest Du auf Deiner Rechnung aufführen:

• Deine Umsatzsteuer-ID und die Deines Kunden
• „Reverse-Charge Verfahren“ als Vermerk
• Berechnung ohne Umsatzsteuer

Hinweis:
Lieferst Du an einen Kunden, der kein Regelunternehmer ist, führst Du die Umsatzsteuer wie gewohnt ab. Solltest Du Kleinunternehmer sein, entfällt dieser Schritt komplett.

Der Ernstfall: Was tun, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?

Wird selbst ein komfortables Zahlungsziel nicht eingehalten, solltest Du Deine Kunden höflich an die Zahlung erinnern und damit zum ersten Mal mahnen – es kann ja immer etwas passieren. Sollte dies nicht ausreichen, solltest Du eine zweite Mahnung folgen lassen und einen neues Zahlungsziel nennen. Selbstverständlich kannst Du dann auch Verzugszinsen berechnen und ein qualifiziertes Mahnverfahren einleiten.