Fakturierung

Der Begriff der Fakturierung umfasst nicht nur die Rechnungsstellung an sich, sondern auch die dazugehörigen Bereiche wie etwa das Verbuchen des Geschäftsfalles und beispielsweise das Anlegen einer Gutschrift. In diesem Artikel erfährst du alles zum Thema Rechnungslegung, zu den verschiedenen Rechnungsarten, deinen Pflichten und worauf du bei der Fakturierung generell achten musst.

Definition

Den wörtlichen Ursprung finden wir im Lateinischen, wo „factura“ „Rechnung“ bedeutet. Korrekterweise bezeichnet der Begriff „Fakturierung“ nicht nur die Rechnung an sich, sondern den gesamten Prozess rund um die gesetzlich vorgeschriebene, korrekte Ausstellung und Verbuchung von Rechnungen. Dementsprechend ist „Rechnungslegung“ ein Begriff, der häufig synonym verwendet wird, aber eigentlich nicht identisch ist. Genau genommen umfasst der Prozess schließlich auch die Verbuchung und gegebenenfalls die Ausstellung von Zahlungserinnerungen, Mahnungen oder Gutschriften.
Folgende zwei Arten der Fakturierung gibt es:

Vorfakturierung

Wie der Name schon vermuten lässt, beginnt man hier mit der Rechnungslegung bereits frühzeitig. Die Rechnung wird in diesem Fall beispielsweise so gestellt, dass schon vor der gesamten Leistungserbringung ein Betrag fällig wird. Die Form kann man beispielsweise wählen, wenn es sich um einen Neukunden handelt, der noch nicht bekannt ist oder wenn aus sonstigen Gründen sicherheitshalber bereits eine vorzeitige Zahlung gewünscht ist.

Nachfakturierung

Die Nachfakturierung ist dementsprechend das genaue Gegenteil. Dabei stellt man die Rechnung nach Leistungserbringung beziehungsweise nach Verkauf der Ware. Die Zahlung ist somit später fällig, als bei der Vorfakturierung.

Pflicht zur Rechnungsausstellung

Grundsätzlich muss man für alle erbrachten Leistungen und verkauften Waren korrekte Rechnungen erstellen. Eine Rechnung muss man nicht auf bestimmte Weise übermitteln, jedoch sollte nachweisbar sein, dass die Rechnung auch wirklich zugegangen ist. Das ist wichtig, falls es zu einem Streitfall kommt, bei dem Mahnfristen eine Rolle spielen. Der Versand von Rechnungen per Mail ist also grundsätzlich möglich, birgt jedoch auch ein gewisses Restrisiko.

Aufbau einer Faktura

Eine Rechnung kann man nicht nach Belieben erstellen. Es gibt konkrete gesetzliche Vorschriften, die einzuhalten sind und gesetzlich vorgesehene Bestandteile jeder Rechnung. Auf unserer Website findest du eine praktische Checklist, die dir bei der Fakturierung helfen wird – lade sie gleich herunter!
Die Pflichtangaben einer Faktura sind insbesondere in aller Kürze Folgende:

• Name und Anschrift des leistenden bzw. liefernden Unternehmens und dessen Steuernummer, sowie ggf. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern diese vorhanden ist (Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, müssen einen entsprechenden Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf die Rechnung setzen)
• Name und Anschrift der Empfängerin bzw. des Empfängers
• Datum der Rechnungsausstellung
• Rechnungsnummer (fortlaufend)
• Menge und Art der Leistung oder des Produktes (Tipp: möglichst genaue Bezeichnung einfügen, um Nachfragen bei Steuerprüfungen vorzubeugen!)
• Steuersatz in Prozent und Steuerbetrag, sofern Umsatzsteuer ausgewiesen wird
• Zeitraum der Leistungserbringung bzw. Warenlieferung

Neben diesen verpflichtenden Punkten solltest du auf deinen Rechnungen auch Kontaktdaten für Rückfragen angeben. Selbstverständlich dürfen auch deine Kontoverbindung und ein konkretes Zahlungsziel nicht fehlen, sowie ein Hinweis auf mögliche Folgen und Kosten, wenn die Zahlung nicht zeitgerecht erfolgen sollte.
Insgesamt ist es wichtig, dass du die Rechnung trotz der vielen Punkte, die es einzuarbeiten gilt, übersichtlich hältst, sodass sich deine Kundinnen und Kunden sofort zurechtfinden. So gestaltest du den Zahlungslauf für sie einfacher und hinterlässt einen guten Eindruck.

Kleinbetragsrechnungen

Ein weiterer Sonderfall sind sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Das bedeutet, wenn du eine Rechnung ausstellen möchtest, die 250 Euro inklusive Steuer nicht übersteigt, so musst du nicht alle oben genannten Angaben machen. Die Adresse der Kundin bzw. des Kunden muss man in diesem Fall nicht anführen.
Bei Kleinbetragsrechnungen müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Name und Anschrift des Unternehmens
• Art und Menge der Ware
• Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag
• Sofern du Kleinunternehmer bist und keine Umsatzsteuer verrechnest, musst du den entsprechenden Hinweis auf die Rechnung setzen.

Eine Rechnungsnummer ist in diesem Fall nicht nötig und auch die Anschrift der Kundin bzw. des Kunden muss man nicht anführen.

Rechnung ohne Umsatzsteuer

Wie bereits erwähnt können jene Unternehmerinnen und Unternehmer, die auf Grund der Höhe Ihres Umsatzes von der Umsatzsteuer befreit sind, Rechnungen ohne ausgewiesener Steuer ausstellen.
Wichtig ist, dass diese Rechnungen einen entsprechenden Hinweis beinhalten. Dieser kann beispielsweise einfach lauten:

„Umsatzsteuerbefreit gemäß der Kleinunternehmerregelung, gemäß § 19 UStG“.

Wichtig ist, dass diese Formulierung nicht vergessen wird, da sonst die Steuer nachgefordert werden kann – und das kann teuer werden! Auch andere, ähnliche Formulierungen sind möglich, beispielsweise:

• „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
• „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.“
• „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“

Obgleich welche Formulierung man verwendet, wichtig ist, dass sie eindeutig formuliert ist und der Hinweis somit klar ist. Selbstverständlich darf man dann auch keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen.

Fristen bei der Rechnungsstellung

Bei Rechnungsfristen denken wir meist an Kundinnen und Kunden, die fristgerecht zahlen sollen. Doch auch als Unternehmer gilt es Fristen einzuhalten! Die erbrachte Leistung muss man binnen sechs Monaten verrechnen. Außerdem müssen alle Rechnungen für eine mögliche Prüfung durch das Finanzamt aufgehoben werden – und das gleich für ziemlich lange Zeit.
Wer nicht Unternehmer ist, muss Rechnungen zwei Jahre aufbewahren. Das soll vor allem von Schwarzarbeit abhalten. Unternehmer hingegen müssen wichtige Dokumente, die steuerliche Angelegenheiten betreffen, für sechs Jahre aufbewahren. Rechnungen, Jahresabschlüsse und sonstige bedeutende Bücher sind sogar für zehn Jahre aufzubewahren. Details zu den Aufbewahrungsfristen findest du auch hier.

Rechnung schreiben mit Word, Rechnungsvordruck oder Faktura-Software

Wie eine Rechnung nun am einfachsten erstellt wird, ist Geschmackssache. Es hängt auch stark von der Anzahl der Rechnungen und somit auch von der Größe des Unternehmens ab.
Eine Möglichkeit ist, die Rechnungen einfach einzeln in Word zu verfassen. Das nimmt viel Zeit in Anspruch und sollte nur gemacht werden, wenn du nur sehr selten Rechnungen versendest.
Software-Lösungen können hier im direkten Vergleich sehr viel Zeit einsparen und sorgen dafür, dass Rechnungen schnell und einheitlich erstellt werden können.
Gewissermaßen die goldene Mitte sind Rechnungsvorlagen, bei denen du nur noch die individuellen Daten des Unternehmens und die konkreten Rechnungsdaten einsetzen musst. Wir stellen dir kostenlose Rechnungsvorlagen in Word und Excel zum Download zur Verfügung!

Storno-Rechnungen richtig schreiben

Wenn eine Rechnung fehlerhaft ausgestellt wurde, so ist eine entsprechende Anpassung nötig. Ist die fehlerhafte Rechnung bereits versendet worden, so ist eine Storno-Rechnung auszustellen. Man kann nicht einfach nur eine neue Rechnung verschicken, die man mit dem richtigen Betrag verfasst. Die Storno-Rechnung stellt sozusagen eine Gutschrift des falsch verrechneten Betrages dar. Sie stellt richtig, dass der falsch in Rechnung gestellte Betrag gut geschrieben wird und liegt somit dann der eigentlich richtigen Rechnung ergänzend bei.
Auch bei einer Storno-Rechnung müssen die zuvor erwähnten gesetzlichen Pflichtan

gaben auf der Rechnung ersichtlich sein!

Unterfakturierung

Last but not least – die Fakturierung verleitet manche Menschen leider dazu, zu unerlaubten Tricks zu greifen. Dazu zählt die Unterfakturierung. Dabei handelt es sich um eine falsche Ausstellung von Rechnungen, um beispielsweise Zoll zu vermeiden. Wir raten dir dringend, stets alle Rechnungen ehrlich und korrekt auszustellen. So bleibst du ein redlicher Geschäftsmann und kommst nicht in rechtliche Schwierigkeiten!