Wareneingang
Der Begriff Wareneingang bezeichnet einen Prozess in der Materialwirtschaft, der alle Vorgänge rund um die Lieferung von Waren beinhaltet. Jedes Unternehmen, das mit Waren handelt, muss diese zuvor einkaufen und die Logistik entsprechend einrichten.
Der Prozess des Wareneingangs umfasst die Annahme gelieferter Waren durch die Mitarbeiter der Logistik, deren Überprüfung und Dokumentation. Die erste Überprüfung erfolgt durch den Abgleich von Lieferschein und Bestellunterlagen. Die Beschaffungs- und Lieferzeiten müssen optimal aufeinander abgestimmt sein, damit der Betriebsablauf reibungslos weitergeht, wenn die Waren ankommen.
Wareneingänge binden Kapital
Jedes Unternehmen arbeitet mit einem Warenerfassungssystem, mit dem man die gelieferten Waren elektronisch erfasst. Das Lagersystem sollte so aufgebaut sein, dass die Eingangswaren entsprechend den Angaben auf dem Lieferschein sofort ihrem Lagerplatz zugeordnet werden können. Wareneingang führt immer zu einer Bestandserhöhung und zu einer Kapitalbindung, denn die bestellten Waren müssen bezahlt werden.
Die Kapitalbindung geht darauf zurück, dass die eingekauften und bezahlten Waren in der Regel nicht sofort weiterverkauft werden und daher nicht sofort einen Umsatz realisieren. Dieser Umsatz wird erst nach der Weiterverarbeitung und Veräußerung realisiert. Damit die Kapitalbindung nicht zu hoch ausfällt, bemühen sich Unternehmen, ihre Lagerbestände so gering wie möglich zu halten. Daher sind der Umfang und die Gestaltung des Wareneingangs auch ein Indiz für Leistungsfähigkeit.
Betriebsablauf bei Wareneingang
Ein unzureichend organisierter Wareneingang kann den Betriebsablauf empfindlich stören. Der Lagerbestand darf nicht zu hoch, aber auch nicht zu gering ausfallen. Eine erfolgreich geplante Logistik führt zu kurzen Durchlaufzeiten mit einer effektiven Logistik, um den Platzbedarf sowie die Kapital- und Mitarbeiterbindung so gering wie möglich zu halten. Damit der Warenfluss reibungslos läuft, ist die Zusammenarbeit von Einkauf und Lagerhaltung unerlässlich. Einkauf und Lager streben strukturierte und verbindliche Ergebnisse an und legen die Anlieferungszeitfenster, Anlieferungsmengen und die Qualität der Waren fest.
Für jedes Unternehmen, dessen Geschäftsmodell auf dem Handel mit Gütern ausgerichtet ist, gehört das Warenkonto in der Buchhaltung zu den wichtigsten Konten. Die Buchhaltung erfasst die Warenbestände zum Bilanzstichtag mit den Anschaffungskosten. Ermittelt werden die Warenbestände durch die Inventur. Die Finanzbuchhaltung verbucht die gelieferte Ware auf dem entsprechenden Konto mit der Bezeichnung Wareneingang. Es handelt sich um zwei getrennte Vorgänge: Logistik und Buchhaltung.
Warenkontrolle
Bevor die gelieferte Ware jedoch verbucht werden kann, müssen die Logistiker des Unternehmens diese überprüfen. Zuerst werden die Frachtpapiere in Form von Lieferschein und Frachtbrief mit den Bestellunterlagen verglichen. Dann erfolgt die Qualitätskontrolle. Geprüft wird, ob die Ware frei von Schäden ist und die Produkte in Art und Anzahl mit der Bestellung übereinstimmen. Stellen die Logistiker Fehler wie Qualitätsmängel oder Transportschäden fest, nehmen sie diese zu Protokoll oder verweigern gegebenenfalls die Annahme der Ware. Wie hier zu verfahren ist, hängt von dem Ausmaß der festgestellten Mängel ab. Nach der Kontrolle von Lieferschein, Rechnung und Bestellunterlagen wird die Eingangsware an die vorgesehenen Lagerplätze oder direkt in die Produktion verbracht.
Nachdem die Anlieferung der Waren beendet ist, verteilen die Mitarbeiter der Logistik die Ware auf die zugewiesenen Lagerorte. Ist die Ware qualitätsmäßig einwandfrei, wird sie mengen- und wertmäßig auf dem Wareneingangskonto verbucht. Dieses Konto gehört zur Gruppe der Warenkonten. Diese Konten werden in Groß- und Einzelhandelsbetrieben verwendet, da die Waren nicht nur eingekauft, sondern auch weiterverarbeitet beziehungsweise an die Endverbraucher verkauft werden.
Bestands- und aufwandsorientierte Buchung
Es gibt zwei Möglichkeiten, die gelieferten Waren zu verbuchen: die bestandsorientierte und die aufwandsorientierte Buchung.
Die bestandsorientierte Buchung wird auch als Skontrationsmethode bezeichnet. Jeder Warenzugang wird auf dem entsprechenden Lieferschein, jeder Materialabgang wird auf dem entsprechenden Materialentnahmeschein verzeichnet. Da Warenzugänge und Warenabgänge im Lager täglich vorkommen, wird jeder Lieferschein und Materialentnahmeschein mit fortlaufenden Nummern versehen, damit der Lagerbestand immer auf dem aktuellsten Stand ist.
Die aufwandsorientierte Buchung wird auch als Just-in-time-Buchung bezeichnet. Die Warenzugänge werden auf dem Konto „Aufwendungen für Waren“ verbucht, da es sich um eine Anschaffung handelt, die nicht auf Dauer im Unternehmen verbleibt. Durch die Bezahlung der Waren hat das Unternehmen einen Aufwand getätigt. Es werden keine dauerhaften Werte geschaffen, sondern es findet eine Wertverzerrung in Form einer Geldausgabe statt. Diese kurzfristigen Werte gehören zum Umlaufvermögen. Zu den eingekauften Waren gehören neben Fertigprodukten auch Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe. Aufwandskonten weisen keine Anfangsbestände auf und werden im Gegensatz zu Bestandskonten nicht sofort am Jahresanfang angelegt, sondern dann, wenn die Aufwendungen verbucht werden.
Das Konto „Waren“ dagegen weist lediglich den Anfangsbestand und den Schlussbestand der vorhandenen Waren auf, die durch Inventur erfasst werden. Diese Buchungsmethode wird in den Unternehmen am häufigsten verwendet. Die Verbuchung von Wareneingängen und Warenabgängen auf einem Konto würde zwar immer den tatsächlichen Warenbestand wiedergeben. In diesem Fall würde ein Mischkonto vorliegen. Buchhalterisch ist dies jedoch nicht gewünscht, da das Warenkonto ein Bestandskonto und das Warenabgangskonto ein Erfolgskonto ist. Das Warenkonto gibt den Bestand der eingekauften Waren im Lager an, während das Warenabgangskonto die Entnahme von Waren zwecks Weiterverarbeitung und/oder Verkauf angibt. In beiden Fällen realisiert das Unternehmen früher oder später einen Umsatz, der in der Buchhaltung auf dem entsprechenden Erfolgs- beziehungsweise Ertragskonto „Warenabgang“ verbucht wird. Aus diesem Grund sind gelieferte und gekaufte Waren getrennt zu verbuchen.
Nettomethode und Bruttomethode
In der Praxis arbeiten Buchhalter mit drei Konten: dem Warenbestandskonto als aktives Bestandkonto, dem Aufwandskonto Wareneingang und dem Ertragskonto Erlöse aus Warenverkauf. Wendet der Buchhalter die Nettomethode an, schließt er das Wareneingangskonto über das Warenverkaufskonto ab. Durch die Nettoverrechnung der Wareneingänge und Warenverkäufe auf dem Ertragskonto lässt sich der Rohgewinn beziehungsweise der Rohverlust ermitteln. Diese Summe wird vom Warenverkaufskonto auf das Konto Gewinn und Verlust übertragen.
Mit der Bruttomethode schließt der Buchhalter die Konten Wareneingang und Warenverkauf direkt über das Gewinn- und Verlustkonto ab. Da das Warenbestandskonto ein Aufwandskonto ist, wird der Wareneinsatz auch auf dem Gewinn- und Verlustkonto als Aufwand auf der Sollseite verbucht. Das Warenverkaufskonto ist ein Ertrags- beziehungsweise Erfolgskonto. Entsprechend wird der Warenverkauf auf dem Gewinn- und Verlustkonto auf der Habenseite als Ertrag verbucht.
Bestandsmehrungen und Bestandsminderungen
Da ein Unternehmen selten genauso viele Waren einkauft wie verkauft, kann das Wareneingangskonto sowohl Bestandsmehrungen als auch Bestandsminderungen aufweisen, die als Aufwand bezeichnet werden. Diese Änderungen des Warenbestandes im Lager muss man aus dem Jahreserfolg herausrechnen, damit das Ergebnis nicht verfälscht wird.
Liegt eine Bestandsmehrung vor, hat das Unternehmen mehr Vermögensgegenstände eingekauft als verkauft. In dieser Situation hat das Unternehmen mehr Geld für den Einkauf der Waren aufgewendet als Geld durch verkaufte Waren eingenommen. Der Warenanfangsbestand fällt geringer aus als der Warenschlussbestand. Da das Warenkonto ein Bestandskonto ist, wird der Wert der Bestandsmehrung herausgerechnet, um den tatsächlichen Wareneinsatz zu dokumentieren. Wareneinsatz abzüglich der festgestellten Bestandsmehrung ergibt den tatsächlichen Wareneinsatz. Unter Wareneinsatz versteht das Rechnungswesen die Summe aller Waren, die in einem Geschäftsjahr verkauft werden. Die Bewertung erfolgt zum Einstandspreis. Dieser bezeichnet den Preis, zu dem Handelswaren im Einkauf erworben werden.
Im Fall einer Bestandsminderung hat das Unternehmen mehr Waren verkauft als eingekauft. Der Warenanfangsbestand fällt größer aus als der Warenschlussbestand. Der auf dem Konto verbuchte Aufwand fällt zu gering aus und muss um die festgestellte Bestandsminderung erhöht werden. Wareneingang zuzüglich Bestandsminderung ergibt den tatsächlichen Wareneinsatz. Der Warenumsatz dagegen bezeichnet die Waren, die zum Verkaufspreis verkauft wurden. Der Warenumsatz entspricht dem Saldo auf dem Warenverkaufskonto und zählt zu den Erträgen. Der Rohgewinn bezeichnet die Differenz zwischen Warenumsatz und Wareneinsatz. Er ist die Handelsspanne zwischen Nettoeinkaufspreis und Nettoverkaufspreis.
Zusätzlich zum Bestands- und Aufwandskonto Waren wird noch das Konto Warenbezugskosten als Unterkonto angelegt. Auf diesem Konto werden alle Kosten verbucht, die im Zusammenhang mit der Beschaffung der Waren stehen und die nicht zum Einkaufspreis gehören. Gemäß § 255 HGB sind Anschaffungskosten alle Kosten, die ein Unternehmen leistet, um einen Gegenstand zu erwerben und in Betriebsbereitschaft zu versetzen. In diese Kategorie gehören Fracht- und Verpackungskosten, Rollgeld, Vermittlungsgebühren, Transportversicherung, Zollgebühren und weitere Gebühren und Kosten aller Art, die mit dem Erwerb des Vermögensgegenstandes im Zusammenhang stehen.
Die Nebenkosten der Beschaffung können auch auf dem Warenbestandskonto selbst gebucht werden. Allerdings werden Einkaufspreise und Nebenkosten in diesem Fall zusammen verbucht. Die Nebenkosten der Beschaffung lassen sich nachträglich nicht mehr ermitteln. Alleine aus Gründen einer gesicherten Kalkulation sollten die Hauptkosten für die Warenbeschaffung (Einkaufspreis) und die Nebenkosten auf getrennten Konten erfasst werden. Diese getrennte Buchung ist jedoch nur dann möglich, wenn sich die Nebenkosten eindeutig einzelnen Waren zuordnen lassen.
Umsatzsteuer und Vorsteuer
Weitere Konten für die Warenverbuchung sind Umsatzsteuer und Vorsteuer. Beim Warenbezug zahlt das Unternehmen Umsatzsteuer in Höhe von derzeit 19 % beziehungsweise 7 %. Diese an den Lieferanten gezahlte Umsatzsteuer kann das Unternehmen als abzugsfähige Vorsteuer beim zuständigen Finanzamt geltend machen. Umsatzsteuer und Vorsteuer werden miteinander verrechnet, sodass sich die Steuerlast des Unternehmens verringert.