Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung ist Teil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens und hat die Aufgabe, die Forderungen eines Unternehmens zu verwalten. Daraus leitet sich auch der synonyme Begriff Forderungsmanagement ab.

Das lateinische Wort „debitor“ bedeutet „Schuldner“. Ein solcher Debitor oder Schuldner kann sowohl eine natürliche Person als auch ein Unternehmen sein, das einem Unternehmen Leistungen schuldet. Derartige Schulden können offene Rechnungsbeträge für eine Ware oder eine Dienstleistung sein.

Das Gegenstück zum Debitor stellt der Kreditor dar, der als Gläubiger eine Leistung bereitstellt und diese dem Empfänger der Leistung seinerseits als Debitor in Rechnung stellt.

Das Forderungsmanagement verwaltet also die Forderungen eines Unternehmens, während der Kreditorenbuchhaltung die Prüfung und Erfüllung der zu leistenden Zahlungsverpflichtungen, die Eingangsrechnungen oder die Verwaltung von Daueraufträgen obliegt.

Debitorenbuchhalter prüfen und steuern die im Forderungsmanagement ablaufenden Prozesse.

Das Forderungsmanagement eines Unternehmens verwaltet die wesentlichen Informationen darüber, welche Zahlungen eingingen und welche noch ausstehen. Es ist daher von zentraler Bedeutung für die Finanzbuchhaltung und alle Geschäftsprozesse.

Nur, wenn ein Unternehmen weiß, mit welchen Zahlungen regelmäßig zu rechnen ist und wie hoch der Anteil noch ausstehender Beträge ist, kann es verlässliche Entscheidungen darüber treffen, mit welcher Liquidität langfristig zu rechnen ist und auf Grundlage dieser Daten strategische Entscheidungen zu zukünftigen Investitionen treffen.

Die Daten, die vom Forderungsmanagement bereitgestellt werden, werden meist durch das Controlling ausgewertet, das unter anderem analysiert, welche Folgen und Beziehungen zwischen den Zahlungsbedingungen und der Liquidität eines Unternehmens bestehen.

Die sogenannte „Debitorenlaufzeit“ gibt dabei an, wie viel Zeit durchschnittlich zwischen der Rechnungsstellung und der Zahlung vergeht. Die Debitorenlaufzeit ist idealerweise kürzer als die Kreditorenlaufzeit, also der Zeit, in der das Unternehmen die eigenen Verpflichtungen bedient, denn das steigert insgesamt die Liquidität des Unternehmens.

Aufgaben des Forderungsmanagements

Rechnungserstellung

Das Forderungsmanagement erstellt ausgehende Rechnungen. Die erfolgten Lieferungen oder Leistungen werden darin aufgeführt, addiert und unter Zuschlag der Mehrwertsteuer abgerechnet.

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, welche Angaben in der dem Kunden zuzustellenden Rechnung gemacht werden müssen. Unter anderem müssen geleistete Arbeitsstunden, der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung und die Zahlungsfrist exakt aufgeführt werden. Bei transnationalen Geschäften müssen auch die geltenden Umsatzsteuern berücksichtigt werden. Werden Skonto oder Rabatt angeboten, muss auch dies auf der Rechnung ausgewiesen werden.

Einholen und Verwaltung von SEPA-Lastschriftmandaten

Werden Rechnungen wiederholt gestellt, bieten Unternehmen in der Regel ihren Kunden an, die wiederkehrenden Zahlungen per SEPA-Lastschrift zu tätigen. Nach der Erteilung eines entsprechenden SEPA-Lastschriftmandats kann das Unternehmen dann fällige Rechnungsbeträge vom hinterlegten Konto des Kunden abbuchen.

Die Einholung und Verwaltung dieser Lastschriftmandate des Kunden ist ebenfalls Aufgabe des Forderungsmanagements.

Anlegen und Verwalten eines Kundenkontos

Bei einer ersten Bestellung oder einem Erstauftrag, erstellt das Forderungsmanagement für den Neukunden ein Kundenkonto, das ihm persönlich zugeordnet ist und alle Rechnungsbeträge, die den jeweiligen Kunden betreffen, verzeichnet.

Gibt es Zahlungseingänge, wird der entsprechende Zahlungseingang auf dem Kundenkonto verbucht.

Das Forderungsmanagement prüft bei Fälligkeit der in Rechnung gestellten Beträge, ob der Zahlungseingang rechtzeitig erfolgte.

Kommt es zu Fehlern bei einer Überweisung, beispielsweise, weil ein Kunde versehentlich bei seiner Zahlung eine falsche Kundennummer angegeben hat, muss die eingegangene Zahlung auf das richtige Kundenkonto umgebucht werden.

Auch für die Überprüfung der korrekten Verbuchung eines Zahlungseingangs oder einer Korrektur des Buchungsvorgangs ist das Forderungsmanagement zuständig.

War eine in Rechnung gestellte Forderung nicht berechtigt, ist es auch Aufgabe des Forderungsmanagements, die betreffende Rechnung zu stornieren, dem Debitor eine Gutschrift zu erstellen und eine Ausbuchung der betreffenden Forderung vorzunehmen.

Mahnwesen

Das Mahnwesen eines Unternehmens, ebenfalls ein Bereich des Forderungsmanagements, verwaltet Rechnungen mit überschrittener Zahlungsfrist. Solche offenen Posten auf einem Kundenkonto werden auch als „überfällig“ bezeichnet.

Überschreitet ein Kunde das gesetzte Zahlungsziel, sendet das Forderungsmanagement dem säumigen Zahler eine Mahnung.

Die Zahlungsfrist, also der Zeitraum zwischen der Übergabe der Rechnung und dem Zahlungseingang, stellt als solche bereits eine Art Kredit durch das Unternehmen gegenüber seinem Schuldner da.

Erfolgt die Zahlung nicht mit der Fälligkeit der Rechnung, kann jedes Unternehmen frei entscheiden, nach wie vielen Tagen es eine Mahnung senden will.

Eine gesetzliche Verpflichtung, Mahnschreiben zu senden, bevor man im Ernstfall gerichtlich gegen einen säumigen Schuldner vorgeht oder die Forderung an einen Inkassodienstleister weiterleitet, besteht nicht.

Daher ist auch die Anzahl von Mahnungen, die ein Unternehmen versendet, bevor es eine Forderung über ein Inkassobüro einfordert oder gerichtlich geltend macht, variabel.

Üblich ist allerdings, bei Zahlungsverzug mindestens eine Mahnung zu versenden, da nicht immer böse Absicht oder Zahlungsunfähigkeit Gründe für das nicht fristgerechte Begleichen einer Rechnung sind und auch einem Unternehmen nicht geholfen ist, einen sonst zahlungswilligen Kunden auf Dauer zu verlieren, weil er eine Rechnung nicht innerhalb der gesetzten Frist beglichen hat. Jedes Unternehmen hat ein existenzielles Interesse am pünktlichen Eingang von Zahlungen.

Mahnungen werden also nicht weit nach dem verfehlten Zahlungsziel verschickt, sondern unmittelbar nach der Überfälligkeit des in Rechnung gestellten Betrags, um dem Schuldner die Relevanz deutlich zu machen, die das fristgerechte Begleichen der Rechnung hat.

Oft wählen Unternehmen zunächst ein vorgelagertes Verfahren wie die Zahlungserinnerung, um darauf hinzuweisen, dass beispielsweise die Abbuchung von einem hinterlegten Konto des Schuldners fehlschlug und eine Zahlung daher noch aussteht.

Üblich ist auch, dem Kunden die Möglichkeit zu geben, das Forderungsmanagement eines Unternehmens zu kontaktieren, um mit diesem zu vereinbaren, ob ein Zahlungsaufschub oder eine Ratenzahlung vereinbart werden kann. Wird einer Ratenzahlung zugestimmt, ist es Aufgabe des Forderungsmanagements, den fristgerechten Eingang der Raten zu prüfen.

Idealerweise passt das Forderungsmanagement bei der Ausfertigung einer Mahnung das Anschreiben dahin gehend an, ob ein Kunde erstmalig nicht fristgerecht zahlte oder in einer dauerhaften, geschäftlichen Beziehung zum Unternehmen steht.

Ist eine erste Mahnung meist in freundlichem Ton verfasst, verschärft dieser sich bei Folgemahnungen zunehmend und wird oft auch von einer Kündigungsandrohung begleitet.

Kunden, die regelmäßig verspätet zahlen, können in einem schärferen Ton angesprochen und auch darauf verwiesen werden, dass wiederholte Zahlungssäumnisse einer Auskunftei gemeldet werden können, was bei einer entsprechenden Anfrage in der Zukunft dort für eine negative Auskunft zur Bonität des Zahlungspflichtigen führen kann.

Einschalten eines Inkassobüros oder eines Rechtsanwalts

Reagiert der Schuldner dennoch nicht, wird die Forderung entweder an ein Inkassobüro weitergeleitet oder ein Rechtsanwalt eingeschaltet.

Ein Inkassobüro wird die Forderung außergerichtlich eintreiben, während ein Rechtsanwalt gerichtlich ein Mahn- und Vollstreckungsverfahren anstrengt, bei dem er bei Vorlage eines entsprechenden Gerichtsurteils auch eine Kontopfändung des Zahlungspflichtigen erwirken kann. Zwar muss das Unternehmen die Kosten für gerichtliches Verfahren zur Erwirkung eines Mahnbescheids gegen den Debitor zunächst tragen, kann diese jedoch beim Debitor zurückfordern.

Factoring

Die Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens kann seine Forderung auch verkaufen, wobei der Käufer der Forderung das weitere Mahnverfahren übernimmt und auch ein etwaiges Insolvenzrisiko trägt.

Der Verkäufer der Forderung erhält dabei unmittelbar den geforderten Rechnungsbetrag vom Ankäufer der bestehenden Forderung, wobei Gebühren und ein Einbehalt durch den Forderungsankäufer abgezogen werden.

Kann die Forderung eingeholt werden, wird der Einbehalt durch den Käufer der Forderung erstattet.

Unternehmen verkaufen ihre Forderungen also vor allem dann, wenn sie Darlehen aufnehmen müssten, um die eigene Liquidität zu gewährleisten und die Gebühren aus einem Forderungsverkauf geringer sind als Zinsen für ein Darlehen. Damit reduzieren sie zugleich das Risiko, eine Zahlung nicht eintreiben zu können und senken die Kosten für das betriebsinterne Mahnwesen.

Scoring

Die Informationen der Debitorenbuchhaltung versorgen ein Unternehmen mit wichtigen Daten zur Zahlungsmoral von Kunden, die dafür verwendet werden können, dass beispielsweise mit Kunden, die in Zahlungsverzug sind, bis zum Ausgleich noch offener Rechnungsbeträge keine weiteren Verträge abgeschlossen werden.

Deutet sich die Insolvenz eines Kunden an, kann ein Unternehmen gegebenenfalls Lieferungen noch rechtzeitig einstellen.

Das Forderungsmanagement setzt dabei zumeist ein sogenanntes Scoring ein, um das Risiko eines Zahlungsausfalls anhand der vorliegenden Daten abzuschätzen. Oft greift das Forderungsmanagement dabei nicht alleine auf eigene Daten, sondern auch auf die Informationen von externen Auskunfteien zurück.

Bei Neukunden wird bei einer Auskunftei durch eine Anfrage zur Bonität des Kunden abgeprüft, wie kreditwürdig beziehungsweise als wie hoch die Zahlungsfähigkeit eines Kunden eingeschätzt wird.