Doppelte Buchführung
Der Begriff doppelte Buchführung (auch Doppelte Buchhaltung genannt) rührt daher, dass jeder Geschäftsvorfall stets in zwei Buchungskonten dokumentiert wird. Wenn beispielsweise ein Kaufmann seine Bareinnahmen am Tagesende am Bankautomaten auf sein Geschäftskonto einzahlt, so muss er den entsprechenden Betrag sowohl in seinem Kassenbestand als auch in seinem Kontobestand verbuchen.
Eine Buchung erfolgt dabei stets nach der „goldenen Regel“: Soll an Haben.
Bei den einzelnen Buchungskonten spricht man auch von sogenannten T-Konten, da sie – ähnlich einer Bilanz (linke Spalte: Aktiva, rechts: Passiva) – eine linke und eine rechte Seite haben. Bei T-Konten heißt die linke Seite „Soll“ und die rechte „Haben„.
Der Ablauf der Doppelten Buchhaltung über eine komplette Abrechnungsperiode erfolgt in 3 wesentlichen Schritten:
- Buchen von Geschäftsvorfällen in T-Konten,
- Abschluss der Abrechnungsperiode (Jahresabschluss) in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV),
- Übertrag des Betriebsergebnisses in die Abschlussbilanz.
Auf die einzelnen Schritte wird im Folgenden eingegangen.
Buchen von Geschäftsvorfällen in T-Konten
Es gibt 2 Arten von Buchungskonten (T-Konten):
Bestandskonten und Erfolgskonten.
Bestandskonten
Bestandskonten (auch Bilanzkonten genannt) sind unterteilt in Aktiv- und Passivkonten. Innerhalb dieser Konten wird das Vermögen (Aktiva), basierend auf der Fragestellung „Wie bzw. in was wird das Geld investiert?“ und das Kapital (Passiva), anlehnend auf die Frage „Woher kommt das Geld?“, erfasst.
Bestandskonten werden direkt über die Bilanz abgeschlossen.
Zu den Aktiva-Konten gehören u. a.
- Anlagevermögen (Immobilien, Grundstücke),
- Maschinen,
- Fuhrpark,
- Büro- und Geschäftsausstattung,
- Rohstoffe, Hilfsstoffe und Betriebsstoffe,
- fertige und unfertige Erzeugnisse,
- flüssige Mittel (Bank und Kasse),
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (LuL) wie auch
- Vorsteuer.
Passiva-Konten sind beispielsweise
- Eigenkapital,
- Rückstellungen (Steuer- und Pensionsrückstellungen),
- Rücklagen,
- Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten (Dispo-Kredite, Darlehen),
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (LuL) sowie
- Umsatzsteuer.
Buchungsregeln
Eine Aktivkontozunahme wird stets im Soll und eine Abnahme im Haben gebucht. Bei einem Passivkonto ist es umgekehrt: Zunahme im Haben, Abnahme im Soll.
Die oben genannten Buchungsregeln sind deshalb wichtig, damit in der Abschlussbilanz sowohl auf der Aktiv- als auch auf der Passivseite jeweils dieselbe Summe – nämlich die sogenannte Bilanzsumme – entsteht.
Erfolgskonten
Erfolgskonten sind in Aufwands- und Ertragskonten untergliedert.
Erfolgskonten sind Unterkonten des Eigenkapitals und werden über die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) abgeschlossen. Der Gewinn (oder auch Verlust), der sich aus der GuV ergibt, wird dann in der Bilanz dem Eigenkapital (Passivseite) im Falle eines Gewinns aufaddiert oder aber vom Eigenkapital subtrahiert, falls aus der GuV ein Verlust (negatives Ergebnis) resultiert.
Ertragskonten sind zum Beispiel
- Umsatzerlöse,
- sonstige Erlösen (wie zum Beispiel durch Vermietungen),
- Veränderung des Bestandes an unfertigen und fertigen Erzeugnissen,
- Erträge aus dem Abgang von Vermögensgegenständen,
- Erträge (Zahlungseingänge) aus abgeschlossenen Forderungen aus LuL oder
- Zinsen, Dividenden, Erträge aus dem Abgang von Wertpapieren des Umlaufvermögens.
Zu den Aufwandskonten gehören beispielsweise
- Materialaufwand,
- Personalaufwand (Löhne, Gehälter, Sozialversicherungsanteile des Arbeitgebers),
- Bezugskosten für Handelswaren,
- Nachlässe für Handelswaren,
- Abschreibungen,
- Mieten, Pachten, Leasing-Raten,
- Büromaterial, Literatur, Post- und Kommunikationsgebühren,
- Reisekosten und Werbung.
Buchungsregeln
Eine Aufwandskontozunahme wird grundsätzlich im Soll gebucht, eine Abnahme folglich im Haben. Eine Ertragskontozunahme erfolgt dagegen immer im Haben, eine Abnahme im Soll.
Bevor eine Buchung durchgeführt wird, muss der Anwender aufgrund der oben genannten Buchungsregeln zunächst klären, welchen beiden Konten angesprochen werden und ob es sich dabei um Bestands- oder Erfolgskonten handelt. Hierzu sollen 4 Beispiele aufgeführt werden.
Beispiel 1
Ein Unternehmer hat für seinen Betrieb eine neue Maschine bestellt und bezahlt diese per Banküberweisung von seinem Geschäftskonto.
Zunächst stellt sich die Frage, welche T-Konten angesprochen werden.
Zum einen wird das Bankkonto (Kontokorrentkonto) berührt, welches ein aktives Bestandskonto ist, auf dem eine Abnahme erfolgt. Deshalb wird dort der Rechnungsbetrag im Haben gebucht.
Weiterhin ist passive Bestandskonto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (LuL) angesprochen, auf dem eine entsprechende Zunahme verzeichnet wird. Daher wird dort der Rechnungsbetrag im Soll gebucht.
Gemäß der Regel „Soll an Haben“ lautet der Buchungssatz somit: Verbindlichkeiten aus LuL Betrag X an Bank Betrag X.
Beispiel 2
Ein Kunde begleicht eine Rechnung in bar. Somit wird das Konto Kasse angesprochen. Die Kasse ist ein aktives Bestandskonto, auf dem ein Zahlungseingang und somit eine Zunahme verzeichnet wird. Deshalb erfolgt die Buchung im Soll. Weiterhin ist das Konto Forderungen aus LuL betroffen, welches ebenfalls ein aktives Bestandskonto ist. Daher wird dort die Abnahme im Haben gebucht.
Folglich ergibt sich der Buchungssatz: Kasse Betrag X an Forderungen aus LuL Betrag X.
Anhand der oben beschriebenen Beispiele wird der Begriff Doppelte Buchführung plausibel, da sie aufzeigen, dass je Buchung stets zwei T-Konten angesprochen werden. Doch wurden zur Vereinfachung keine Steuern (Vorsteuer, Umsatzsteuer) berücksichtigt. Dies soll jedoch in den beiden folgenden Geschäftsfällen geschehen.
Unternehmer sind verpflichtet, bei einem Einkauf, also einem Leistungseingang, das Entgelt (Nettobetrag) für eine empfangene Leistung und die auf das Entgelt anfallende Steuer (Vorsteuer, kurz: VSt.) getrennt zu verbuchen. Dasselbe gilt für ihn im Falle eines Verkaufs (Leistungsausgang), sodass das erhaltene Nettoentgelt sowie die darauf anfallende Steuer (Umsatzsteuer, kurz: USt.) einzeln gebucht werden.
Beispiel 3: Buchung mit Vorsteuer
Ein Produktionsbetrieb bezahlt erhaltene Rohstoffe für 15.000 Euro brutto per Banküberweisung.
Bei einem Vor- bzw. Umsatzsteuersatz von 19 % ergibt sich ein Nettobetrag von 12.605,04 Euro und ein Vorsteuerbetrag über 2.394,96 Euro.
Welche Buchungskonten sind betroffen?
1. Aufwand für Rohstoffe: Erfolgskonto (Aufwand), deshalb Zunahme im Soll.
2. Vorsteuer, die hier eine Forderung gegenüber dem Finanzamt ist: Bestandskonto (aktiv), daher Zunahme im Soll.
3. Bank: Bestandskonto (aktiv), Abnahme im Haben.
Mit der Buchungsregel „Soll an Haben“ ergeben sich folgende Buchungssätze:
Aufwendungen für Rohstoffe 12.605,04 Euro an Bank 12.605,04 Euro,
Vorsteuer 2.394,96 Euro an Bank 2.394,96 Euro.
Beispiel 4: Buchung mit Umsatzsteuer
Ein Lebensmittelgroßhändler hat in einer Abrechnungsperiode
für 2.000 Euro netto Waren zu einem Steuersatz von 19 % und
für 6.000 Euro netto Waren, die einem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegen,
einem Einzelhändler auf Ziel geliefert.
„Berührte“ Konten:
1. Forderungen aus LuL: Bestandskonto (aktiv), deshalb Zunahme im Soll.
2. Fertigerzeugnisse: Bestandskonto (aktiv), somit Abnahme im Haben.
3. Umsatzsteuer: Bestandskonto (passiv), Zunahme im Haben.
Buchungssätze für die Waren, die zu 19 % versteuert werden:
Forderungen aus LuL 2.000 Euro an Fertigerzeugnisse 2.000 Euro,
Forderungen aus LuL 380 Euro an Umsatzsteuer 380 Euro.
Buchungssätze für die Waren, die zu 7 % versteuert werden:
Forderungen aus LuL 6.000 Euro an Fertigerzeugnisse 6.000 Euro,
Forderungen aus LuL 420 Euro an Umsatzsteuer 420 Euro.
Am Ende einer jeden Abrechnungsperiode wird jedes einzelne T-Konto abgeschlossen, das heißt es wird von jedem Konto der Saldo, also die Differenz zwischen Soll- und Haben-Seite, gebildet.
Die Bestandskonten werden dann direkt über die Abschlussbilanz abgeschlossen, während die Erfolgskonten in das Gewinn- und Verlustkonto eingebucht werden. Dies erfolgt in Schritt 2 der Doppelten Buchführung.
Abschluss der Abrechnungsperiode (Jahresabschluss) in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Das Gewinn- und Verlustkonto (GuV) ist – ebenso wie die Bestands- und Erfolgskonten – ein T-Konto, jedoch nicht gegliedert in Soll und Haben, sondern in Aufwand (linke Spalte) und Ertrag (rechts). Dementsprechend werden die Salden der Erfolgskonten, die ja in Aufwands- und Ertragskonten gegliedert sind, in das GuV-Konto eingebucht.
Unser Tipp!
Mit einer Buchhaltungssoftware können Sie Ihre Gewinnermittlung vereinfachen und den Jahresabschluss vorbereiten. Diesen müssen die meisten Unternehmer ohnehin mit dem Steuerberater zusammen erstellen. Mit der passenden Software sparen Sie Zeit und Steuerberaterkosten!
Übertrag des Betriebsergebnisses in die Abschlussbilanz.
Der Saldo des GuV-Kontos wird auf das Konto Eigenkapital gebucht, welches sich in der Abschlussbilanz auf der Passiva-Seite befindet. Dieser Saldo ist das Betriebsergebnis der ausgewerteten Abrechnungsperiode, sodass ein positiver Saldo einen Gewinn und ein negatives Ergebnis einen Verlust bedeutet.
Soll ich meine Buchhaltung lieber in professionelle Hände geben?
Nach dem lesen dieses Artikels hast du immer noch ein großes Fragezeichen über die doppelte Buchführung? Keine Sorge, mit ein bisschen Übung kann jeder lernen zu buchen. Dir sollte aber bewusst sein, dass Buchungssätze sehr schnell kompliziert und unübersichtlich werden können. Außerdem ist das leidige Thema Buchhaltung sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Fehler durch Unwissenheit schützen dich nicht vor Strafzahlungen. Sobald du daran zweifelst, deine Buchhaltung selbst bewältigen zu können, solltest du diese Arbeit in die Hände eines professionellen Buchhalters legen. Eine weitere Alternative sind sogenannte Buchhaltungssoftware, die dir das Leben deutlich vereinfachen, zuverlässig & gesetzeskonform sind.