Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein bedeutender Teil der Finanzbuchhaltung, der im engen Zusammenhang mit dem Beschaffungswesen bzw. dem Einkauf steht. Dabei werden sämtliche Aufgaben übernommen, die die Leistungen von und an Kreditoren betreffen. Dazu zählen beispielsweise die Kontrolle von Eingangsrechnungen bzw. die Rechnungsprüfung, die Anlage und Pflege von Kreditorenstammdaten, die Verwaltung offener Posten und die Zahlungsveranlassung.

Definition Kreditor

Als Kreditor wird ein Gläubiger oder Kreditgeber bezeichnet, der üblicherweise eine Leistung an das Unternehmen erbringt und in Folge eine Gegenleistung erhält. In den meisten Fällen ist die Gegenleistung ein vorher vereinbarter Geldbetrag. Kreditoren sind demzufolge Lieferanten, die gegenüber dem Schuldner eine Forderung aus einer Lieferung oder einer Dienstleistung besitzen. Daraus folgt, dass der Kreditgeber grundsätzlich das Kreditrisiko zu tragen hat, also das Risiko, dass die Forderung aufgrund eines teilweisen oder vollständigen Zahlungsausfalles nicht eingebracht werden kann.

Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung als Teil der Finanzbuchhaltung beschäftigt sich mit der Leistungsabwicklung zwischen den Kreditoren und dem Unternehmen. Dabei ist eine enge Zusammenarbeit mit anderen Unternehmens- und Buchhaltungsbereichen wie Einkauf, Cash Management oder Debitorenbuchhaltung erforderlich.

Aufbau und Pflege des Kreditorenstammes

Üblicherweise wird in der Kreditorenbuchhaltung für jeden Kreditor ein eigener Lieferantenstamm angelegt. Dieser inkludiert beispielsweise Daten wie den vollständigen Firmennamen und die Gesellschaftsform, die Anschrift, den Steuerschlüssel oder regelmäßig gewährte Rabatte und Skonti. Vor allem hinsichtlich der korrekten Begleichung von Eingangsrechnungen hat die Anlage einer gültigen Bankverbindung eine besondere Bedeutung. Eine laufende Pflege der Kreditorenstammdaten erleichtert die Geschäftsbeziehung zu den Kreditoren und die Begleichung offener Posten.

Erfassung der Eingangsrechnungen

Die Erfassung der Eingangsrechnung ist grundsätzlich Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung und gleichzeitig der erste Schritt in der betrieblichen Finanzbuchhaltung. Jede Rechnung wird mit einer fortlaufenden, eindeutigen Nummer sowie mit einem Eingangsstempel inklusive Datum versehen. Bevor die Eingangsrechnungen weiter bearbeitet werden, werden sie einer formellen und sachlichen Prüfung unterzogen.

Formelle Rechnungsprüfung

Die formelle Rechnungsprüfung von Eingangsrechnungen ist besonders wichtig, da etwaige Formalfehler der Vorsteuerabzugsfähigkeit entgegenwirken. Kreditorenbuchhalter überprüfen demzufolge, ob eine eingegangene Rechnung dem Umsatzsteuergesetz entspricht und der interne Prozess fortgesetzt werden kann. Sämtliche Eingangsrechnungen müssen dabei über den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder die UID-Nummer, das Datum der Rechnungsstellung, eine eindeutige Rechnungsnummer, die Menge und Art der Lieferung bzw. den Leistungsumfang, das Lieferdatum, die nach Steuersätzen und -befreiungen aufgegliederten Preise, die Steuersätze und -beträge sowie die im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind, verfügen. Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, kennt das Gesetz Vereinfachungen. Bei der formellen Prüfung muss daher auf eine geringere Anzahl an vorgeschriebenen Rechnungsbestandteilen geachtet werden. Kleinbetragsrechnungen müssen den Namen und die Adresse des Leistungserbringers, das Rechnungsdatum, die Menge und Art der Lieferung bzw. den Leistungsumfang, die Summe aus dem Entgelt und dem Steuerbetrag sowie den anzuwendenden Steuersatz enthalten. Eingangsrechnungen, die nicht den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, erfüllen nicht die Bedingungen für einen Vorsteuerabzug. Sollte dieser dennoch in Anspruch genommen werden, drohen im Falle einer Betriebsprüfung Nachzahlungen an die Finanzbehörde.

Sachliche Rechnungsprüfung

Neben der formellen Rechnungsprüfung nimmt auch die sachliche Rechnungsprüfung eine wichtige Rolle bei der Kontrolle von Eingangsrechnungen ein. Dabei wird die Abrechnung der tatsächlich gelieferten Ware bzw. der tatsächlich erbrachten Leistung und somit dem Lieferschein gegenübergestellt. In den meisten Fällen wird diese Aufgabe von jenem Mitarbeiter übernommen, der die Ware bestellt oder die Leistungserbringung in Auftrag gegeben hat. Hier verdeutlicht sich die Wichtigkeit einer engen Zusammenarbeit zwischen der Kreditorenbuchhaltung und anderen Fachabteilungen. Diese Schnittstelle kann jedoch auch den innerbetrieblichen Bearbeitungsprozess von Rechnungen erheblich verzögern. Schließlich kann eine offene Rechnung erst dann weiter bearbeitet und schlussendlich beglichen werden, wenn diese akzeptiert und zur Zahlung freigegeben wurde.

Exkurs: Lieferschein

Gesetzlich ist der Leistungserbringer nicht zur Ausstellung eines Lieferscheins verpflichtet. Er erleichtert jedoch sowohl auf der Erbringer- als auch auf der Empfängerseite die Prüfung der Lieferung, insbesondere bei Warenlieferungen. Obwohl das Gesetz keine verpflichtenden Angaben kennt, verfügen die meisten Lieferscheine über den Namen und die Anschrift des Lieferanten und des Empfängers, das Bestell- und das Lieferdatum, eine fortlaufende und eindeutige Lieferscheinnummer sowie die Art und die Menge der gelieferten Ware.

Verwaltung offener Posten und Liquiditätskontrolle

Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung bearbeiten die offenen Rechnungen und stimmen sich hinsichtlich des Liquiditätsmanagements mit der Abteilung für das Cash Management ab. Sie nehmen bei dieser Zusammenarbeit deshalb eine besondere Rolle ein, da sie über sämtliche Informationen zu offenen Posten und ausstehenden Zahlungsverpflichtungen verfügen. Hinzu kommt, dass ein Augenmerk auf die Inanspruchnahme von Skonti und Rabatten gelegt werden kann.

Veranlassung von Zahlungen

Die Kreditorenbuchhaltung ist für die fristgerechte Begleichung offener Rechnungen verantwortlich und erstellt hierzu eine Liste über sämtliche fälligen Posten. Diese inkludiert zumindest die Namen der Kreditoren, die Rechnungsbeträge und die Bankverbindungen. Nach einer Kontrolle eines weiteren Mitarbeiters werden die Zahlungen veranlasst und schließlich durchgeführt.

Buchhalterischer Prozess

Der buchhalterische Prozess beginnt mit der Kontierung der geprüften Rechnung, wobei die Zuordnung zum korrekten Konto insbesondere für das interne Controlling von Bedeutung ist. Schließlich ist eine vollständige und ganzheitliche Kosten-Leistungs-Steuerung nur dann möglich, wenn sämtliche Eingangsrechnungen richtig erfasst und verbucht werden. Bei der Buchung ist schließlich auf den korrekten Steuerschlüssel zu achten, der mit dem Steuersatz auf der Rechnung übereinstimmen muss. Nur auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die aufscheinende Mehrwertsteuer im vollen Umfang als Durchlaufposten fungiert. Buchhalterisch gesehen scheinen sämtliche Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten auf einem Konto auf, das auf der Passivseite der Bilanz abgebildet wird. Wird eine dieser Verbindlichkeit beglichen, verringert sich das Konto auf der Passivseite im gleichen Ausmaß wie das Vermögen auf der Sollseite.

Kommunikation mit Kreditoren

Die Kreditorenbuchhaltung übernimmt die Kommunikation mit Kreditoren und in diesem Zusammenhang vor allem den Austausch von Saldenbestätigungen, den Versand von Zahlungsavisos und das kreditorische Mahnwesen. Letzteres betrifft insbesondere kreditorische Gutschriften, bei denen Kreditoren gleichzeitig als Debitoren fungieren. Die Kreditorenbuchhaltung gilt zusätzlich als erster Ansprechpartner für Lieferanten im Falle von offenen Rechnungen oder zu spät geleisteten Zahlungen. Gleichfalls ist sie verantwortlich für die Meldung beanstandeter, also formell oder sachlich nicht korrekter Rechnungen.

Durchführung der Reisekostenabrechnung

Grundsätzlich ist die Finanzbuchhaltung für die Durchführung von Reisekostenabrechnungen verantwortlich. Reisekosten sind dabei jene Kosten, die aufgrund von Geschäftsreisen entstehen und beinhalten beispielsweise Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten oder Fahrtnebenkosten wie Verbrauchsstoffe oder Straßennutzungsgebühren.

Aufbewahrungspflicht für Eingangsrechnungen

Die Finanzbuchhaltung ist vom Gesetzgeber aufgefordert, Eingangsrechnungen für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Dabei gilt, dass diese Frist am Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Sofern ein Datenverarbeitungsprogramm eingesetzt wird, muss ebenfalls sichergestellt sein, dass ein Zugriff über einen Zeitraum von zehn Jahren möglich ist. Im Falle eines Systemwechsels müssen die entsprechenden Daten übernommen oder der Zugriff auf das ursprüngliche Programm weiterhin ermöglicht werden. Lieferscheine müssen dann nicht aufbewahrt werden, wenn die dazugehörige Eingangsrechnung eingegangen ist und diese alle Informationen enthält, die ansonsten auf dem Lieferschein zu finden wären.

Vorteile einer elektronischen Kreditorenbuchhaltung

Die Vorteile einer elektronischen Kreditorenbuchhaltung kommen nur dann im vollen Umfang zur Geltung, wenn die gesamte Finanzbuchhaltung auf elektronische Art und Weise durchgeführt wird. Der dadurch mögliche elektronische Workflow spart vor allem hinsichtlich der Freigabe von Rechnungen durch die jeweiligen Fachbereiche Zeit und Geld. Hinzu kommen ein vereinfachtes Liquiditätsmanagement und eine bessere Übersicht über vorhandene Skonti und die dazugehörigen Fristen. Zuletzt bieten sich IT-Lösungen zur Erstellung von Auswertungen oder Reports über offene Posten und Zahlungsverpflichtungen an.