Geschäftsbrief

Ein Geschäftsbrief ist ein Dokument, das sich mit geschäftlichen Inhalten und der damit verbundenen Kommunikation zwischen zwei Parteien befasst.

Definition: Geschäftsbrief

Der Geschäftsbrief repräsentiert dein Unternehmen und führt im Idealfall zu einem erfolgreichen Geschäftsabschluss. Voraussetzung für diesen Erfolg ist:

• ein professionelles Erscheinungsbild ohne Grammatik- und Rechtsschreibfehler
• ein informativer Fließtext
• Informationen mit Mehrwert sowie
• die Einhaltung bestimmter Formvorschriften.

Der Geschäftsbrief ist mit einer Visitenkarte zu vergleichen, mit der dein Unternehmen bei den Empfängern einen seriösen und kompetenten Eindruck hinterlassen will. Die geschäftliche Kommunikation im Unternehmensalltag umfasst verschiedene Arten von Geschäftsbriefen, die nachfolgend vorgestellt werden.
 

Arten von Geschäftsbriefen

• zwischen zwei Unternehmen (Business to Business)
• bei Unternehmen und Privatperson (Business to Consumer)
• zwischen Privatpersonen und Behörden

Anfrage

Die Anfrage beschreibt das unverbindliche Einholen von Informationen, meistens in Verbindung mit Abgabe eines Angebotes oder dem Übersenden von Informationsmaterial. Eine Anfrage ist rechtlich nicht verbindlich. Juristisch gesehen ist eine Anfrage die Aufforderung an einen potenziellen Lieferanten. Und zwar zur Abgabe eines Angebotes über eine Lieferung zu den in der Anfrage beschriebenen Konditionen.

Angebot

Mit dem Angebot reagierst du auf die Anfrage eines potenziellen Kunden und legst die Bedingungen fest, zu denen du bereit bist, Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen. Das kaufmännische Angebot gehört zum Vertrieb. Denn es zielz darauf ab, Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen und den Umsatz zu erhöhen. Das Angebot ist nach sorgfältigen kaufmännischen Gesichtspunkten zu erstellen und enthält alle wichtigen Produkt- und Vertragsangaben. Du kannst wählen, ob du ein verbindliches oder unverbindliches Angebot abgeben möchtest. Ein unverbindliches Angebot erhält Zusätze wie:

• unverbindlich
• freibleibend
• ohne Obligo oder
• solange der Vorrat reicht.

Auftrag oder Bestellung

Wenn du bei deinen Lieferanten Ware bestellst, erteilst du einen Auftrag oder eine Bestellung. Auch der umgekehrte Fall ist möglich. Wenn deine Kunden einen Auftrag beziehungsweise Bestellung erteilen. Der Auftrag ist gemäß § 662 BGB für beide Parteien rechtsverbindlich und zwar in dem Moment, wo sich der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber verpflichtet, den Auftrag zu den in dem Dokument genannten Bedingungen auszuführen.

Derjenige, der den Auftrag erteilt, wird aus Auftraggeber bezeichnet, die Gegenpartei ist der Auftragnehmer. Der Inhalt des Auftrages ist nicht gesetzlich geregelt, sollte jedoch, um Missverständnisse zu vermeiden, alle Produkteigenschaften sowie Liefer- und Zahlungsbedingungen enthalten. Eine zu erbringende Dienstleistung sollte so genau wie möglich beschrieben werden.

Auftragsbestätigung

Wie die Auftragsbestätigung zu gestalten ist, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Nach DIN 69905 handelt es sich um eine Mitteilung an den Kunden, dass ein zuvor erteilter Auftrag angenommen und entsprechend ausgeführt wird. Die Auftragsbestätigung ist eine im Geschäftsverkehr übliche schriftliche Willenserklärung, einen telefonisch oder mündlich erteilten Auftrag zu bestätigen und auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzuweisen. Die meisten Unternehmen nutzen die Auftragsbestätigung jedoch, wenn zuvor bereits ein Angebot abgegeben wurde.

Die Angaben des Angebotes werden entweder unverändert oder modifiziert in die Auftragsbestätigung übernommen, je nachdem, was zuvor besprochen wurde. Die Auftragsbestätigung sollte alle vertragsrelevanten Angaben enthalten, um Rechtssicherheit zu erlangen. Hierzu gehören die Produktbeschreibung, die Liefer- und Zahlungsbedingungen und weitere, sachdienliche Informationen. Im deutschen Recht ist die Auftragsbestätigung jedoch keine eigene Rechtsfigur und daher auch nicht Pflicht.

Lieferschein

Der Lieferschein wird auch als Warenbegleitschein bezeichnet. Der Lieferschein informiert über:

• Art
• Stückzahl
• Gewicht

der gelieferten Ware. Die dokumentierten Waren stimmen in der Regel mit den tatsächlich gelieferten Waren überein. Die Pflicht, einen Lieferschein auszustellen besteht nicht. Für die Gestaltung von Lieferscheinen existieren keine gesetzlichen Vorgaben. Jedoch müssen diese Dokumente die Mindestanforderungen an Geschäftsbriefe erfüllen. Wie diese ausfallen, hängt von der Rechtsform deines Unternehmens ab.

Rechnung

Die Rechnung ist eine Sonderform des Geschäftsbriefes, denn hier bestehen gesetzliche Vorgaben, die zwingend einzuhalten sind. Dieses Dokument gehört in den Bereich des Schuldrechts und geht auf einen zuvor geschlossenen Vertrag zurück, mit dem eine Leistung, zum Beispiel der Verkauf von Waren, erbracht wurde.

Für diese erbrachte Leistung besteht ein Entgeltanspruch gegen den Auftraggeber, der durch die Rechnung in Textform, meistens schriftlich, manchmal auch per E-Mail, geltend gemacht wird. Zentraler Bestandteil der Rechnung ist die Zahlungsaufforderung. Der Anspruch ergibt sich aus §§ 194, 286 BGB. Die gesetzlichen Anforderungen an die Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG.

Mahnung

Eine Mahnung kommt immer dann zum Einsatz, wenn ein fälliger Anspruch aus einem Schuldverhältnis besteht. Dieser Anspruch geht in der Regel auf eine Rechnung zurück, die bisher trotz Fälligkeit durch den Schuldner nicht beglichen wurde. Wenn du eine Rechnung über die Lieferung einer Maschine ausstellst, muss der Kunde diese auch bezahlen. Versäumt er Zahlung, gerät der durch deine Mahnung in Verzug. Mit der Mahnung forderst du den säumigen Kunden eindeutig auf, seine Schuld bei dir innerhalb einer genau festgelegten Zeit zu begleichen. Die Mahnung bezieht sich auf die geschuldete Leistung, den Leistungsort und den Umfang (§ 286 BGB). Daher wird die entsprechende Rechnung in der Mahnung benannt.

Reklamationsbearbeitung

Rechtlich gesehen gehören Reklamationen in den Bereich der Leistungsstörungen. Meistens liegt ein sogenannter Sachmangel im Verbrauchsgüterverkauf vor. Abhängig vom Umfang des Schadens besteht ein Recht auf Mängelbeseitigung. Sollte diese nicht möglich sein, besteht das Recht auf Umtausch beziehungsweise Rückgabe der entsprechenden Ware. Auch deine Kunden können vielleicht einmal einen Grund zur Reklamation haben. Dieser wird dann entweder durch die zuständigen Sachbearbeiter oder eine spezielle Abteilung bearbeitet.

Wo liegt der Unterschied zwischen: privater Brief, privater Geschäftsbrief und halbprivater Geschäftsbrief?

Im privaten Briefverkehr kommunizieren zwei Privatpersonen miteinander. Der Privatbrief hat lediglich einen persönlichen, nicht jedoch einen offiziellen Charakter. Ein privater Geschäftsbrief liegt vor, wenn eine Privatperson zum Beispiel an.

• Behörden
• Ämter
• Banken
• Versicherungen
• öffentliche Einrichtungen
• Institutionen
• Unternehmen

schreibt, um ein individuelles Anliegen zu klären.

Geschäftsbrief Checkliste: Die Pflichtangaben

Angaben im Geschäftsbrief ohne Handelsregistereintrag

Die gesetzlichen Vorgaben für Unternehmen ohne Handelsregistereintrag sind weniger umfangreich als für Unternehmen mit diesem Eintrag. Zu diesen Angaben gehören:

• Angabe des Familiennamens mit einem ausgeschriebenen Vornamen.
• E-Mails müssen eine ladungsfähige Anschrift sowie den Vor- und Zunamen des Unternehmensinhabers enthalten.

Pflichtangaben im Geschäftsbrief mit Handelsregistereintrag

Deine Geschäftsbriefe sollten bestimmte Standardangaben enthalten, von denen einige gesetzliche vorgeschrieben sind. Mit diesen Angaben auf dem Geschäftsbrief können sich Geschäftspartner einfacher Informationen über dein Unternehmen einholen. So können sie feststellen, ob dein Unternehmen seriös und gut aufgestellt ist. Zu diesen Angaben gehören:

• Name der Firma entsprechend dem Handelsregistereintrag.
• Bei Einzelkaufleuten die Bezeichnung eingetragener Kaufmann/Kauffrau oder allgemein anerkannte Abkürzungen wie „e.K.“, „e.Kfm“ oder „e.Kfr.“.
• Im Fall einer offenen Handelsgesellschaft die gleichlautende Bezeichnung oder die allgemein bekannte und gesetzlich anerkannte Abkürzung OHG.
• Im Fall einer Kommanditgesellschaft die gleichlautende Bezeichnung oder die allgemein verständliche Abkürzung KG.

Ist eine juristische und nicht eine natürliche Person an deinem Unternehmen beteiligt, zum Beispiel in Form einer GmbH, ist auch dieses anzugeben. Bei diesen Rechtsformen ist keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt. Es handelt sich um eine Aktiengesellschaft oder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Auch diese juristische Person ist mit allen gesetzlich geforderten Angaben aufzuführen. Hierzu gehört der vollständige Firmenname, wie im Handelsregister eingetragen, zusammen mit dem Sitz des Registergerichts und der Registernummer.

Zusätzlich wird die persönlich haftende Gesellschaft mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Angaben aufgeführt. Bei Bildung eines Aufsichtsrates wird der Aufsichtsratsvorsitzende mit Vor- und Zunamen aufgeführt. Typische Rechtsformen sind

• GmbH & Co. KG
• GmbH & Co. OHG
• AG & Co. KG sowie AG & Co
• OHG (§§ 125, 177a HGB, § 35a GmbHG).

Wenn du für dein Unternehmen die Rechtsform der Gesellschaft mit beschränkter Haftung gewählt hast, musst du folgendes in deinen Geschäftsbriefen aufführen:

• die Rechtsform
• den Unternehmenssitz
• das für deinen Unternehmenssitz zuständige Registergericht und
• die Handelsregisternummer.

Stehen dir weitere Geschäftsführer zur Seite, sind diese gleichfalls aufzuführen. Besteht ein Aufsichtsrat, ist der Aufsichtsratsvorsitzende mit Vor- und Zunamen aufzuführen. E-Mails müssen:

• den im Handelsregister eingetragenen Unternehmensnamen
• die Rechtsform
• den Unternehmenssitz
• das Registergericht
• die Registernummer sowie
• den Namen des Geschäftsführers

enthalten. Die Einhaltung dieser gesetzlichen Vorgaben ist zwingend erforderlich, anderenfalls muss Dein Unternehmen mit einer durch das Registergericht verhängten Ordnungsstrafe rechnen.

Weitere Angaben im Geschäftsbrief

Außer den gesetzlichen Angaben können optionale Angaben entsprechend DIN 5008 verwendet werden. In diese Kategorie fallen die Geschäftszeichen von Verfasser und Empfänger, das Datum und der Betreff. Du kannst auch individuelle Kontaktmöglichkeiten angeben und alles, was Dir wichtig erscheint. Solange diese Informationen ein Mehrwert für die Beteiligten darstellen.

Geschäftsbrief Aufbau

Geschäftsbrief schreiben: Tipps zur Gestaltung nach der Norm DIN 5008

Geschäftsbriefe werden nach DIN-Norm 5008 verfasst. Diese geht von einer DIN-A4-Seite aus, die in drei unterschiedliche Bereiche unterteilt wird. Mit dieser Gestaltung lässt sich der Geschäftsbrief einfach durch Dreifachfalz in einen handelsüblichen länglichen Briefumschlag legen. Diese Tatsache bedeutet jedoch nicht, dass deine Geschäftsbriefe grundsätzlich nur eine DIN-A4-Seite umfassen dürfen. Viele Geschäftsbriefe sind länger als eine Seite. Je nach Gewicht und Papierstärke werden dann anstatt der einfachen länglichen Briefumschläge größere Umschläge im A5- oder A4-Formt verwendet.

Die formalen DIN-Regeln geben dir jedoch eine gute Orientierungshilfe, wie du deine Geschäftsbriefe gestalten solltest, damit diese eine positive Außenwirkung entfalten. Die Gestaltung nach DIN 5008 ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, jedoch sehr sinnvoll. Denn so musst du dir um die formale Gestaltung deiner Geschäftsbriefe keine Gedanken machen.

Gestaltungsmöglichkeiten im Geschäftsbrief

Keine genauen Vorschriften für Layout und Design im Geschäftsbrief

Der Gesetzgeber bestimmt zwar, welche Angaben ein Geschäftsbrief enthalten muss, wo diese jedoch Platz finden, bleibt dir überlassen. Die meisten Unternehmen bringen die gesetzlichen Pflichtangaben in der Fußzeile unter. Die grafische Gestaltung kannst du gleichfalls selbst bestimmen. Die einzige Anforderung an das Layout ist die Lesbarkeit.

Für die Pflichtangaben eignet sich beispielsweise die Fußzeile

Für die gesetzlichen Pflichtangaben zu deinem Unternehmen eignet sich am besten die Fußzeile. Neben diesen Angaben befindet sich in dieser Fußnote auch die Bankverbindung deines Unternehmens. Die Fußzeile schließt das Layout professionell ab. Die Schrift fällt kleiner aus als im Fließtext, ideal sind Schriftgröße 9 oder 10. Praktisch ist vorgedrucktes Geschäftspapier, alternativ kannst du auch mit einer Vorlage arbeiten.

Es existiert eine DIN 5008, also „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“, die Empfehlungen u.a. für die Gestaltung von Geschäftsbriefen gibt.

Generell: Corporate Identity im Geschäftsbrief beachten

Corporate Identity bedeutet ein einheitliches und professionelles Auftreten deines Unternehmens in allen Bereichen nach außen.

Seitenränder & Abstände beim Geschäftsbrief

• oben 4,5 cm
• links 2,5 cm
• rechts mindestens 1,5 cm, gerne 2 cm
• unten 2,5 cm

Schriftgröße & Schriftart

Geschäftsbriefe werden vorzugsweise in Schriftgröße 11 oder 12 verfasst. Als Schriftarten haben sich „Times New Roman“ und „Arial“ in Schriftgrad 11 oder 12 durchgesetzt.

Briefkopf, Firmenname und Abteilung

Der Briefkopf befindet sich ganz oben links. Alternativ ist auch eine rechtsbündige Angabe möglich. Der Briefkopf enthält:

• Firmenname
• Abteilung
• Anschrift
• Telefonnummer
• E-Mail

Drei Zeilen später erfolgen die Angaben des Empfängers.

Empfänger

Hier wird der Firmenname des Empfängers eingetragen. Wenn du kein Unternehmen, sondern eine natürliche Person anschreibst, wird der Vor- und Zunahme angegeben.

Straße und Hausnummer oder Nummer des Postfachs

Postleitzahl und Ort

In Deutschland sind alle Postleitzahlen fünfstellig, die vor der Ortsangabe stehen.

Bei vertraulichem Anschreiben

Ihr Zeichen

An dieser Stelle wird das Geschäftszeichen angegeben, unter dem der Empfänger diesen Vorgang in seinem Unternehmen führt.

Ihre Nachricht vom

Hier gibst du das Datum des Geschäftsbriefes des Empfängers an, auf den du antwortest.

Unser Zeichen

Jeder Vorgang im Unternehmen sollte unter einem Geschäftszeichen geführt werden. So ist er über die EDV und die Registratur besser wiederzufinden. Gesetzliche Vorgaben gibt es für diese internen Geschäftszeichen nicht. Jedes Unternehmen hat sein eigenes System.

Unsere Nachricht vom

Hier wird das Datum der betreffenden Nachricht eingesetzt.

Datum

Das Datum steht ganz rechts und gibt den Tag, an dem der Geschäftsbrief verfasst wird, an.

Geschäftsbrief Betreffzeile

Die Betreffzeile erläutert in wenigen Worten das Anliegen deines Geschäftsbriefes, zum Beispiel Maschine XY, Ihre Anfrage vom 15.01.2019. Der Betreff ist kurz und aussagefähig zu fassen und sollte nicht länger als eine Zeile sein. Die Wortwahl entscheidet, ob der Empfänger interessiert weiterliest. Selbst wenn der Betreff aus einem vollständigen Satz besteht, wird diese Zeile nicht durch einen Punkt beendet. Das Wort Betreff wird nicht mehr geschrieben, da es sich um eine veraltete Form handelt.

Anrede

Die Anrede erfolgt mit „Sehr geehrte Damen und Herren“, wenn ein individueller Ansprechpartner nicht bekannt ist. Ist der Ansprechpartner bekannt, wird dieser mit „Sehr geehrter Herr Mustermann“, „Sehr geehrte Frau Mustermann“ angesprochen. Werden sowohl ein Mann und eine Frau angesprochen, folgt die Dame zuerst, dann der Herr.

Textbereich: Textbausteine & Formulierungen

Die Textbausteine und Formulierungen enthalten den Fließtext. Es gibt verschiedene Textbausteine und Muster, die sich für Geschäftsbriefe durchgesetzt haben. Eine reine Verwendung von Textbausteinen vermittelt allerdings einen unpersönlichen und statischen Eindruck, der dem Empfänger das individuelle Anliegen nicht richtig vermittelt. Auch solltest du nicht zu viele Fachbegriffe verwenden und deinen Geschäftsbrief nicht übermäßig mit Einzügen, Auflistungen, Nummerierungen und weiteren optischen Stilmitteln versehen. Sonst kann der Text unruhig wirken.

Kurze Auflistungen mit Bullet Points hier und da lockern den Text dagegen auf. Achte darauf, starke und aktive Verben zu verwenden und vermeide die Passivform. Diese lässt die Sätze eckig und kantig erscheinen und du wirkst weniger kompetent und handlungsfreudig. Denk immer daran, der Geschäftsbrief ist Marketing in eigener Sache. Er soll dein Unternehmen positiv präsentieren und den Empfänger von der Qualität deiner Produkte oder Dienstleistungen überzeugen. Der Fließtext sollte in sachdienliche Absätze unterteilt und natürlich frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern sein. Ein angenehmes Schriftbild rundet das positive Bild ab.

Geschäftsbrief Grußformel

Jeder Geschäftsbrief schließt mit der Grußformel ab. In der Regel wird „Mit freundlichen Grüßen“ verwendet. Diese neutrale Grußformel passt immer. Weitere Varianten sind jedoch möglich:

• „Ich blicke Ihrer Rückmeldung gerne entgegen“, ist zum Beispiel ähnlich wie „Mit freundlichen Grüßen“ und kann gleichfalls in fast allen Situationen verwendet werden.
• Formulierungen wie „Viele Grüße“, „Liebe Grüße“ und „Herzliche Grüße“ solltest du allerdings nur verwenden, wenn der Empfänger persönlich bekannt ist und wenn bereits ein gewisses Vertrauensverhältnis besteht.
• Weitere Möglichkeiten sind „Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort“ und „Ich freue mich auf Ihre Antwort“.

Fehler vermeiden beim Geschäftsbrief

Geschäftsbriefe sind die Visitenkarte deines Unternehmens. Sie entfalten dieselbe Wirkung wie eine erste Begegnung mit Geschäftspartnern. bei der du nur wenig Zeit hast, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Auch deine Geschäftsbriefe dienen dazu, dich in ein positives Licht bei deinen Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern zu setzen.

Korrekte Grammatik & Rechtschreibung

Der Geschäftsbrief ist fertig und du hast darauf geachtet, die DIN-Regeln einzuhalten und alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben aufzuführen. So hinterlässt das Dokument bei dem Empfänger sicherlich einen positiven Eindruck. Wie sieht es jedoch mit der Grammatik und Rechtschreibung aus? Häufig fehlen ausreichende Kenntnisse auf diesem Gebiet. Manchmal schleichen sich jedoch einfach nur sogenannte Flüchtigkeitsfehler ein. Doch ganz gleich, ob fehlende Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse oder Flüchtigkeitsfehler, diese Fehler hinterlassen beim Empfänger einen negativen Eindruck.

Die Rechtschreibung berücksichtigt die korrekte Schreibweise der Wörter, während die Grammatik den Satzbau und die Zeichensetzung behandelt. Ein Geschäftsbrief, der einen kompetenten Eindruck hinterlassen soll, muss also eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik enthalten. Stell dir vor, du holst dir zwei Angebote einer Malerfirma. Das eine Angebot ist allen Punkten korrekt formuliert und aufgebaut, während das zweite Angebot einige Fehler enthält. Welcher Malerfirma würdest du eher eine kompetente Ausführung deines Auftrages zur Renovierung deiner Wohnung zutrauen? Vermutlich der mit dem korrekt verfassten Angebot.

Name des Empfängers im Geschäftsbrief

Der Name des Empfängers ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsbriefes, denn er stellt den Adressaten in den Mittelpunkt. Ganz gleich, ob der Empfänger dir persönlich bekannt ist oder ob du diese Person im Geschäftsbrief angibst, weil sie dir als Ansprechpartner für dein Anliegen bekannt ist, der Name muss stets korrekt sein. Ein falsch geschriebener Name zeugt nicht von Wertschätzung, denn anscheinend hat sich der Absender nicht genug Zeit genommen, sich über diesen Punkt zu informieren. Vielleicht nimmt es der Absender auch nicht so ganz genau und zwar nicht nur mit diesem Punkt, sondern vielleicht ganz allgemein?

Unterschrift im Geschäftsbrief

Deine Geschäftsbriefe sollten immer mit einer Unterschrift beendet werden, denn nur so erhalten diese Dokumente Rechtsverbindlichkeit. Verzichte dabei auf kopierte Unterschriften und unterzeichne deine Geschäftsbriefe aus Höflichkeit immer persönlich. Unter die handgeschriebene Unterschrift wird der Name und Zuname des Unterzeichnenden in Maschinenschrift gesetzt. Das verleiht dem Geschäftsbrief ein einheitliches Bild, einen sauberen Abschluss und garantiert ferner, dass der Empfänger weiß, wer dieses Dokument unterzeichnet hat, da viele Unterschriften unleserlich sind.

Absender auf dem Umschlag

Der Absender sollte auf dem Umschlag auf einen Blick ersichtlich sein. Denn der Empfänger möchte schon vor dem Öffnen wissen, wer ihm schreibt.

Abkürzungen im Geschäftsbrief

Abkürzungen sind sehr beliebt. Mit zunehmenden E-Mail-Verkehr und Kommunikation in den sozialen Netzwerken nimmt die Verwendung von Abkürzungen immer mehr zu. Da kürzt man schnell mal Wörter oder sogar ganze Satzteile ab. In deinen Geschäftsbriefen sind Abkürzungen ein No-Go. Lediglich gesetzlich anerkannte Abkürzungen wie Rechtformen von Unternehmen sind erlaubt. Das heisst, in Geschäftsbriefen werden alle Wörter korrekt ausgeschrieben.

Außerdem können Abkürzungen zu Verständigungsproblemen führen, wenn diese nicht allgemein geläufig sind. Zudem wirkt diese Art und Weise, Geschäftsbriefe zu verfassen, unhöflich. Beende deine Geschäftsbriefe daher niemals mit der Abkürzung „MfG“, sondern immer mit „freundlichen Grüßen“. So viel Zeit muss sein!

Tipps & Tricks rund um den Geschäftsbrief

Fasse dich kurz

Geschäftsbriefe sollten immer nach dem Motto „Weniger ist mehr“ verfasst werden. Verwende ausschließlich kurze und aussagekräftige Sätze. Vermeide außerdem Schachtelsätze mit zu vielen Kommas und nebensächlichen Inhalten, die vom Hauptinhalt ablenken. Geschäftsbriefe sollten kurze und informative Hauptsätze enthalten, die dem Empfänger den Sinn und Zweck des Anliegens sofort vermitteln. Der Inhalt sollte sich auf das wesentliche konzentrieren und nicht unnötig vom Hauptthema abschweifen. Denn zu viele Informationen auf einmal können den Empfänger verwirren oder sogar langweilen.

Denke immer daran, dass deine Geschäftspartner wahrscheinlich genauso wenig Zeit haben wie du. Niemand liest unter diesen Umständen gerne Romane. Sollte der Empfänger weitere Ausführungen brauchen, wird er sich bei dir melden. In diesem Fall besteht die Gelegenheit, genau auf diese Fragen einzugehen, sodass der Empfänger die Informationen bekommt, die er braucht.

Wähle eine aussagekräftige Betreffzeile

Der Betreff nimmt höchstens eine Zeile ein. Aber besser sind nur wenige Wörter. Diese haben es dann jedoch in sich und informieren den Leser gezielt darüber, welche Informationen er im Fließtext zu erwarten hat. Zum Beispiel „Unser Messegespräch am 14.02.2019 über Maschine XY“. Mit diesem Betreff weiß der Empfänger sofort, welches Anliegen dein Geschäftsbrief verfolgt.

Nenne das wichtigste zuerst

Ein informativer Geschäftsbrief mit gut leserlichen und kurzen Hauptsätzen beginnt mit einem direkten Einstieg in das Thema. Es nicht notwendig, die ersten Sätze mit Höflichkeitsfloskeln und umständlichen Überleitungen zum Hauptthema zu verschenken. Der Empfänger hat wahrscheinlich einen ausgebuchten Tag und wenig Zeit. Wenn er deinen Geschäftsbrief liest, möchte er sofort wissen, worum es sich handelt. Daher ist es am besten, du fasst den Inhalt deines Anliegens in ein bis drei kurzen Sätzen zusammen.

Achte auf eine persönliche Anrede

Die persönliche Anrede schafft Vertrauen und stellt den Empfänger noch vor dem Fließtext in den Mittelpunkt. Ist dir der Ansprechpartner in dem Unternehmen bekannt, ist es selbstverständlich, dass diese Person mit Namen genannt wird. Der Adressat fühlt sich wertgeschätzt. Außerdem ist er unter diesen Umständen eher bereit, sich auf dein Anliegen einzulassen, als ohne persönliche Anrede.

„Sehr geehrte Damen und Herren“ ist eine Standardfloskel, die sich jedoch häufig nicht vermeiden lässt. Zum Beispiel, wenn der zuständige Ansprechpartner im Unternehmen nicht bekannt ist. Handelt es sich um einen Erstkontakt und ist dir der zuständige Ansprechpartner nicht bekannt, kannst du bei dem Unternehmen anrufen und den Namen der entsprechenden Person erfragen. Alternativ kann der Einstieg in den Geschäftsbrief auch einfach mit „Guten Tag“ erfolgen.

Stelle deinen Empfänger in den Mittelpunkt

Der Geschäftsbrief ist Werbung in eigener Sache und soll dein Unternehmen und die damit verbundene Leistungsfähigkeit in den Vordergrund stellen. Dennoch ist es wichtig, die Angelegenheit aus der Perspektive der Kunden beziehungsweise Zielgruppe zu betrachten. Versetze dich in die Rolle des Empfängers und überlege, welchen Mehrwert deine Produkte oder Dienstleistungen für Ihn haben. Der Empfänger ist emphatisch in den Mittelpunkt zu stellen.

Zu berücksichtigen ist dabei, dass der Angesprochene vermutlich nicht über dieselbe Fach- und/oder Produktkenntnis verfügt wie du oder deine Mitarbeiter. Daher ist es wichtig, sich über die Wünsche und Anforderungen der Zielgruppe zu informieren. Biete immer einen Mehrwert, indem du den Empfänger darüber informierst, was er erhält und nicht was dein Unternehmen bietet. Das ist im Grunde genommen zwar ein und dasselbe, im ersten Fall stellst du jedoch den Empfänger in den Mittelpunkt, im zweiten Fall dein Unternehmen.

Im Fließtext sollte die individuelle Sprache mit „Sie“ mehrere Male verwendet werden. Viele Unternehmen machen den Fehler und sprechen immer nur von „wir“. Damit fühlt sich der Kunde kaum wahrgenommen. Es kann sein, dass das Anliegen nicht richtig rüberkommt und vielleicht sogar im Papierkorb landet.

Verzichte auf veraltete Formulierungen

Veraltete Formulierungen sind Anreden wie „Sehr verehrte/r Herr/Frau“, „Werte/r Herr/Frau“ und Grußformeln wie „Hochachtungsvoll“. Diese Formulierungen erwecken den Eindruck, als wenn dein Unternehmen in bestimmten Bereichen nicht auf der Höhe der Zeit, vielleicht sogar unmodern ist. Diese Art von Geschäftsbriefen erscheinen gekünstelt und überseriös.

Achte auf positive Formulierungen

Achte auf einen positiven Schreibstil unter Verwendung starker und aktiver Werben. Zudem sind sperrige Passivkonstruktionen zu vermeiden. Anstatt zu schreiben „Für uns besteht kein Problem, die Ware XY entsprechend Ihren Wünschen herzustellen“ schreibst du „Gerne stellen wir die Ware XY entsprechend Ihren Wünschen her und verweisen in diesem Zusammenhang auf unser Angebot vom 14.01.2019“. Dieser Satz hört sich gleich viel freundlicher und weniger sperrig an. Negative Formulierungen wie:

• Probleme
• Schwierigkeiten
• unmöglich beziehungsweise nicht möglich

solltest du vermeiden oder ansprechender formulieren.

Ist die Herstellung tatsächlich nicht möglich, hört sich eine Formulierung wie: „Die Ware XY eignet sich nicht für den von Ihnen genannten Einsatzzweck. Wir verweisen jedoch darauf, dass Veränderungen jederzeit möglich sind, um die von Ihnen gewünschte Verwendung zu gewährleisten. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein neues Angebot“ wesentlich positiver an. Des Weiteren zeigt sie dem Kunden eine Alternative auf und vermeidet eine komplette Absage. Es geht also darum, negative Formulierungen so weit wie möglich zu vermeiden und Absagen beziehungsweise Probleme in positive Formulierungen zu verpacken.

Biete Kontaktmöglichkeiten an

Du fragst dich vielleicht, was dich unter diesem Punkt erwartet, denn schließlich stehen alle Kontaktmöglichkeiten und gesetzlichen Angaben auf deinem Geschäftspapier, das du für deine Briefe verwendest. Hier sind jedoch nur die allgemeinen Kontaktmöglichkeiten wie die Telefonnummer der Telefonzentrale oder eine zentrale E-Mail-Adresse zu finden.

Biete dem Empfänger eine schnelle Kontaktmöglichkeit ohne Umwege über die Firmenzentrale oder eine allgemeine E-Mai-Adresse. Gerne gesehen sind Durchwahlnummern des zuständigen Sekretariats oder des Ansprechpartners, der den Geschäftsbrief verfasst und unterzeichnet hat. Alternativ kannst du auch die Kontaktdaten der zuständigen Abteilung und Sachbearbeiter nennen.

Wähle eine moderne Grußformel

Wie die Grußformel ausfällt, hängt vom Verhältnis zu dem Empfänger und dem Inhalt des Geschäftsbriefes ab. Wenn du den Empfänger nicht persönlich oder nur sehr flüchtig durch einen Geschäftskontakt kennst, empfiehlt sich immer die Standardgrußformel „Mit freundlichen Grüßen“, alles andere wirkt zu vertraulich. Allerdings kannst du auch eine moderne, aber gleichzeitig neutrale Grußformel verwenden, wie zum Beispiel: „Grüße aus Musterdorf“ oder, abhängig von der Jahreszeit „Sonnige Grüße aus Musterstadt“, „weihnachtliche Grüße aus Musterhausen“. Ob du Deinen Geschäftsbrief allgemein etwas moderner und lockerer formulierst oder nicht, hängt von der Zielgruppe ab.

Nutze das Postskriptum

Das Postskriptum, auch unter der Abkürzung „PS“ bekannt, gibt dir noch einmal die Möglichkeit, am Ende deines Geschäftsbriefes kurz und bündig wichtige Informationen zu platzieren. Hier kannst du sachdienliche Ergänzungen platzieren, auf ein alternatives Angebot hinweisen oder die Online-Präsenz deines Unternehmens erwähnen. Das Postskriptum fällt allerdings sehr kurz aus und sollte nicht mehr als vier bis fünf Wörter pro Zeile enthalten.

An dieser Stelle kannst du auch mehr als einen Verweis präsentieren. Allerdings sollte das P.S. nicht mehr als drei Zeilen unterschiedliche Informationen enthalten. Das Postskriptum steht am Ende des Geschäftsbriefes auf halber Höhe zwischen Unterschrift und Fußzeile auf der linken Seite. Aufgrund seiner exponierten Stellung wird dem Postskriptum häufig eine erhöhte Aufmerksamkeit zuteil, da diese Angaben schneller gelesen werden können als die Informationen im Fließtext. Daher solltest du das P.S. auf jeden Fall zu deinem Vorteil nutzen.

Einen englischen Geschäftsbrief verfassen

Ein englischer Geschäftsbrief unterscheidet sich hinsichtlich Form und Aufbau von einem deutschen Geschäftsbrief. Unter dem Keyword „Muster englischer Geschäftsbrief“ bekommst du kompetente Hilfestellung verschiedener Internetseiten, die eine gute Orientierungshilfe bieten.

Softwareunterstützung und Download von Vorlagen

Beispiel: Muster Vordruck zum Download

Im Internet findest du zahlreiche Vorlagen zum Download. Unter dem Keyword „Vorlage Download“ findest du weitere Seiten mit Downloads. Schau einfach, was davon am besten für dein Unternehmen passt.

Buchhaltungssoftware zur Geschäftsbrieferstellung

Die meisten Unternehmen arbeiten mit einer Buchhaltungssoftware, die die Rechnungsstellung effizient, einheitlich und entsprechend den gesetzlichen Anforderungen gestaltet. Mit dieser Software kannst du neben Rechnungen auch Angebote und Geschäftsbriefe schreiben.