Rechnungsprogramm

Rechnungen schreiben gehören zum Alltag eines erfolgreichen Unternehmers. Doch Rechnungen schreiben erfordert auch Zeit, wenn du nicht entsprechend dafür ausgestattet bist. Deshalb nutzen immer mehr Selbständige und Kleinunternehmer dafür ein Rechnungsprogramm.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist ein Rechnungsprogramm?
• Was sollte ein gutes Rechnungsprogramm können?
• Vergleich Online vs. Offline Rechnungsprogramm
• Kostenloses Rechnungsprogramm
• Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer
• Rechnungsprogramm für den Mac
• Anbieter von Rechnungsprogrammen
• Fazit

Was ist ein Rechnungsprogramm?

Eine Rechnung zu schreiben, hier wird auch von der sogenannten Fakturierung gesprochen, erfordert mehrere Arbeitsschritte. Immer mehr wird für diese Aufgabe von vielen Unternehmern, egal ob Freiberufler oder Großunternehmer, ein Rechnungsprogramm verwendet. Hier handelt es sich um eine Software, die es dir möglich macht, Rechnungen automatisch zu erstellen. Überdies werden die Rechnungen zentral abgespeichert. Rechnungsprogramme der heutigen Generation bieten außerdem noch weitere nützliche Funktionen an. Diese reichen beispielsweise von einer Kundenverwaltung, Lagerverwaltung bis hin zu deinem betrieblichen Mahnwesen. Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du aus Angeboten bestimmte Daten übernehmen und mit wenigen Mausklicks daraus eine Rechnung erstellen.

Was sollte ein gutes Rechnungsprogramm können?

Ein gutes Rechnungsprogramm sollte zahlreiche weitere Funktionen enthalten. Es sollte für dich multifunktional einsetzbar sein. Wichtig ist, dass du damit zumindest überwiegend deine Programme für die Buchhaltung und in weiten Teilen ERP ersetzen oder wenigstens damit sinnvoll ergänzen kannst. Vor der Anschaffung von einem Rechnungsprogramm solltest du darauf achten, dass die Software GoBD-konform ist und folgende Funktionen erfüllen kann.

Funktionen	Beschreibung
	Angebote schreiben und Angebote in Rechnungen umwandeln Es ist nicht immer der Fall, dass ein Kunde gleich bestellt. Manchmal will er von dir vorher ein Angebot haben. Mit einem Rechnungsprogramm erstellst du ganz einfach ein Angebot und wenn dies angenommen wird, erstellt sich daraus direkt eine Rechnung.
	Rechnungen schreiben Beim Schreiben einer Rechnung gibt es einige Vorgaben zu berücksichtigen. Erstellst du eine Rechnung, dann gibt es für dich viele Fehlerquellen. Mit einem Rechnungsprogramm hingegen kannst du schnell und sicher korrekte Rechnungen erstellen ohne Fehlerquellen.
	Wiederkehrende Rechnungen Bei wiederkehrenden Rechnungen handelt es sich um regelmäßig zu sendende Rechnungen. Diese können beispielsweise an einen deiner Kunden gehen, der bei dir jeden Monat dieselben Waren bestellt.
	Umsatzsteuerfreie Rechnungen erstellen Bist du ein Unternehmer, welcher der Kleinunternehmerregelung unterliegt, bist du nicht umsatzsteuerpflichtig. In diesem Fall bist du berechtigt, deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu erstellen.
	Individuelle Rechnungsdesigns Mit einem guten Rechnungsprogramm kannst du dein Corporate Design deines Unternehmens gut umsetzen. Ohne Kenntnisse was Grafik betrifft, kannst du deine eigene Rechnungsvorlage erstellen.
	Automatische Rechnungsverwaltung Rechnungen müssen nicht nur geschrieben, sondern auch verwaltet werden. Mit einem Rechnungsprogramm hast du immer den genauen Überblick, welche Rechnungen schon bezahlt sind und welche noch offen sind.
	Such- und Filterfunktionen für deine Rechnungen Ein gutes Rechnungsprogramm bietet dir die unterschiedlichsten Filterfunktionen, um Rechnungen schnell zu finden. Dies können Rechnungsnummer, Rechnungsdatum etc. sein.
	Rechnungen in verschiedenen Sprachen Bist du international tätig, dann sollte dein Rechnungsprogramm auch in der Lage sein, die Rechnungen in verschiedenen Sprachen zu erstellen. Damit lieferst du deinem Kunden auch einen besonderen Service.
	Rechnungen in verschiedenen Währungen Nicht alle wichtigen Handelsländer gehören zur Euro-Zone. Deshalb ist es wichtig, dass du auch Rechnungen in anderen Währungen erstellen kannst. Wichtig ist, dass dein Rechnungsprogramm einen tagesaktuellen Umrechnungskurs enthält.
	Belegerkennung Wichtig ist, dass dein Rechnungsprogramm eine Belegerkennung hat. Belege sammeln ist vorbei. Deine Rechnungsdaten werden automatisch erkannt und beim Erfassen der Rechnungen werden diese dadurch auch automatisch verbucht. Das spart dir viel Arbeit und Zeit.
	Banking: automatischer Zahlungsabgleich deiner Rechnungen Durch das Banking deines Rechnungsprogramms werden alle Zahlungseingänge automatisch den entsprechenden Rechnungen zugeordnet und auch entsprechend verbucht.
	Gutschriften erstellen Nicht immer gilt es dem Kunden eine Rechnung zu stellen. Inmanchen Fällen ist auch mal eine Gutschrift fällig. Diese muss von deiner Software genauso einfach wie die Rechnung zu erstellen sein.
	Mahnungen schreiben Nicht alle Kunden zahlen pünktlich. Darauf musst du als Unternehmer eingestellt sein. Mit deinem Rechnungsprogramm kannst du ganz einfach eine Mahnung erstellen und deinen Kunden an die ausstehende Zahlung erinnern. Durch das Rechnungsprogramm hast du immer alles im Blick, was bezahlte oder nicht bezahlte Rechnungen betrifft.
	Schnittstelle zu DATEV und ELSTER Mit einer Schnittstelle in deinem Rechnungsprogramm zu DATEV und ELSTER machen den Datenaustausch einfacher und stellen für deine vorbereitende Buchhaltung eine deutliche Erleichterung dar.
	Zugang Steuerberater Mit einem Zugang deines Steuerberaters zu deinem Rechnungsprogramm schaffst du die Basis für einen pünktlichen Jahresabschluss und die Einkommenssteuererklärung.
	Zusätzliche Buchhaltungsfunktionen Ein gutes Rechnungsprogramm sollte nicht nur ein schnelles und sicheres Erstellen von Rechnungen möglich machen. Auch die Buchhaltung sollte damit einfacher und effektiver zu gestalten sein.

Vergleich Online vs. Offline Rechnungsprogramm

Bei der Auswahl eines richtigen Rechnungsprogramms für dein Unternehmen musst du einen Punkt ganz genau beachten. Bei einem Online Rechnungsprogramm muss dir bewusst sein, dass du alle Daten offenlegst und damit den Schutz dieser Daten dem Programmanbieter „anvertraust“. Entscheidest du dich für ein Rechnungsprogramm Offline, bist du selbst für den Schutz dieser Daten verantwortlich. Dies ist ein ganz wichtiger Aspekt, den du berücksichtigen musst. Es gibt aber noch weitere Punkte, die zwischen Online und Offline Programm zu beachten sind. Nachfolgender Vergleich zeigt dir, welche Vor- und Nachteile du hast und auf was genau du achten musst.

Kostenloses Rechnungsprogramm

Wenn du nur wenige Rechnungen zu schreiben hast und auch deine Buchhaltung nicht sonderlich kompliziert ist, dann reicht ein einfaches Programm zur Rechnungserstellung aus. Damit bist du jederzeit in der Lage, auf einfache und schnelle Weise korrekte Rechnungen zu erstellen. Auf dem Markt gibt es auch einige kostenlose Rechnungsprogramme, die dir darüber hinaus noch weitere interessante und nützliche Funktionen bieten. Ich will dir drei dieser kostenlosen Programme mit ihren Vorteilen und Nachteilen vorstellen.

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer musst du bei der Rechnungsstellung deutlich weniger beachten, als dies bei einem größeren Unternehmen der Fall ist. Vor allem, wenn du keine Umsatzsteuer berechnen und ausweisen musst, fällt schon einiges an Rechtsvorschriften weg. Das bedeutet aber nicht, dass du ganz auf ein Rechnungsprogramm verzichten sollst. Die Grundversion sollte für dich genauso aufgebaut sein, wie für andere Unternehmen auch.

Je nachdem, aus welcher Branche du kommst, brauchst du bestimmte Funktionen – sei es im Bereich KFZ, als Handwerker oder im Handel. Es sollte eine Verwaltung von Kundendaten möglich sein und das Programm muss in der Lage sein, ein Angebot in eine Rechnung umzuwandeln. Auch die Erstellung einer Mahnung sollte als Funktion vorhanden sein. Als Kleinunternehmer ist für dich auch wichtig, dass jede Rechnung automatisch mit dem Zusatz „In dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“ versehen wird.

Als Kleinunternehmer gibst du überdies keine Umsatzsteuernummer an und du musst keinen Umsatzsteuersatz aufführen. Der für den Kunden ist der auf der Rechnung ausgewiesene Preis auch gleichzeitig der Endpreis, da es bei dir als Kleinunternehmer auch keine Unterscheidung zwischen Bruttopreis und Nettopreis gibt.

Rechnungsprogramm für den Mac

Vielleicht bist du ja Mac-Nutzer. Dann wirst du mit hoher Wahrscheinlichkeit schon schnell nach deiner Gründung festgestellt haben, dass es in Bezug auf die Rechnungserstellung einige Probleme gibt. Apple bietet mit seinen Produkten deutlich weniger Umfang in den Services und selbst diese sind nur eingeschränkt zu nutzen. Viele Gründer wie du greifen dann am Anfang lieber wieder auf MS Office zurück und erstellen ihre Rechnungen mit Excel und speichern sie dann als PDF ab. Für den Anfang durchaus ausreichend, aber dauerhaft keine Lösung.

Doch du musst nicht auf deine Rechnungssoftware verzichten. Entscheide dich einfach für ein Online Rechnungsprogramm. In den meisten Fällen wird bei den meisten Anbietern mit verschiedenen Betriebssystemen gearbeitet. Das bedeutet, dass du ein Programm mit Windows, Mac OS oder Linux nutzen kannst. Auch die Verwendung durch unterschiedliche Browser stellt kein Problem dar.

Anbieter von Rechnungsprogrammen

Im Internet findest du die unterschiedlichsten Anbieter für Rechnungsprogramme. Ich will dir an dieser Stelle fünf bekannte Anbieter vorstellen.

Fazit

In der heutigen Zeit lässt es sich auf ein Rechnungsprogramm nicht mehr verzichten. Dabei spielt es keine Rolle, ob du Kleinunternehmer, Freiberufler oder sonstiger Unternehmer bist. Ein Rechnungsprogramm macht dir die Arbeit deutlich einfacher und erspart dir in deinem Arbeitsalltag viel Zeit. Es gibt für jeden das Rechnungsprogramm, welches auf seine Bedürfnisse und Ansprüche auslegt ist, für jede Branche und für jeden gewünschten Umfang. Ein Rechnungsprogramm bringt viele Vorteile mit sich und schützt dich vor Fehlern, nicht nur bei der Rechnungslegung.