Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung ist nicht zu verwechseln mit einer Mahnung, denn es handelt sich um eine zunächst freundliche Aufforderung an einen säumigen Kunden, eine bereits erbrachte Leistung zu bezahlen. Ein Unternehmen hat einem Kunden zum Beispiel Waren geliefert, die dieser noch nicht bezahlt hat. Mit Lieferung der Ware wird das Unternehmen zum Gläubiger des Kunden. Der Kunde ist nun Schuldner des Unternehmens. Bezahlt er die erbrachte Leistung nicht fristgerecht, gerät er in Zahlungsverzug und wird zum säumigen Kunden.

Warum ist eine freundliche Zahlungsaufforderung sinnvoll?

Unternehmen sollten jedoch nicht sprichwörtlich mit „Kanonen auf Spatzen“ schießen und im Interesse einer weiteren guten Geschäftsbeziehung bei Ausbleiben der Zahlung nicht gleich eine Mahnung an den Kunden schicken oder vielleicht sogar ein Inkassounternehmen beauftragen. In der täglichen Geschäftspraxis ist es üblich, säumige Kunden zunächst freundlich darauf hinzuweisen, dass bisher keine Zahlung eingegangen ist. Der Gläubiger geht davon aus, dass die Nichtzahlung des Kunden auf ein Versehen zurückzuführen ist und dieser seiner Zahlungspflicht nach Eingang der Zahlungserinnerung umgehend nachkommt. Mit der ersten Zahlungserinnerung setzt der Gläubiger dem säumigen Kunden noch keine Frist für den Zahlungseingang. Es handelt sich lediglich um ein freundliches Erinnerungsschreiben. Bestandteil der Zahlungserinnerung sind alle Angaben, die auch die vorangegangene Rechnung enthält: Personen- und Adressdaten, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Beschreibung der erbrachten Leistung und den zu zahlenden Betrag. Inhaltlicher Bestandteil ist auch die Aufforderung, den offenen Betrag zu begleichen. Auch der Satz „Sollten Sie den genannten Betrag in der Zwischenzeit auf eines unserer Konten überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos“ ist in der Regel Bestandteil einer Zahlungserinnerung.

Sollte die Schriftform eingehalten werden?

Eine Zahlungserinnerung muss nicht zwingend schriftlich erfolgen, sie kann auch mündlich ausgesprochen oder per E-Mail verschickt werden. Da Unternehmen ihre Rechnungen jedoch über ein Buchhaltungsprogramm verschicken, werden auch die Zahlungserinnerungen meistens auf diesem Wege automatisch erstellt. Auf den Konten der einzelnen Kunden sind alle Daten hinsichtlich der Lieferung und Rechnung hinterlegt. Wird ein bestimmter Zeitpunkt überschritten, an dem die Zahlung noch nicht auf dem Geschäftskonto eingegangen ist, wird die Zahlungserinnerung automatisch erstellt. Die Pflicht zur Schriftform besteht deshalb nicht, weil Zahlungserinnerungen keine rechtliche Wirkung gegen den säumigen Kunden wie eine Mahnung oder ein Zwangsvollstreckungsbescheid entfalten, sondern lediglich eine freundliche Aufforderung zur Zahlung der offenen Summe darstellen.

Unter welchen Bedingungen eine Zahlungserinnerung verschickt wird, ist gesetzlich nicht festgelegt. Jedes Unternehmen behandelt diesen Vorgang unterschiedlich und kann frei entscheiden, ab wann den Kunden diese freundliche Zahlungsaufforderung zugeht. Daher entscheidet jedes Unternehmen selbst, welche Eskalationsstufen beschritten werden und ab wann eine freundliche Zahlungserinnerung in eine Mahnung mit Androhung von Rechtsfolgen übergeht. Die meisten Unternehmen setzen ihren Kunden mit der Rechnung eine Zahlungsfrist, also ein bestimmtes Datum bis zu dem die Zahlung zu erfolgen hat. Wird eine Zahlungsfrist nicht genannt, hat die Zahlung durch den Kunden umgehend, also nach Rechnungszugang zu erfolgen. Wird die Zahlungserinnerung automatisch in das Buchhaltungssystem und den Rechnungsprozess integriert, werden alle Rechnungen, die innerhalb der genannten Frist oder nach Ablauf von zwei Wochen nach Rechnungszugang noch offen sind, automatisch angemahnt, was viel Zeit spart. Manche Unternehmen schicken bis zu drei freundliche Zahlungsaufforderungen ohne Androhung von rechtlichen Schritten.

Wie geht es weiter, wenn die Zahlung ausbleibt?

Zeigt sich der säumige Kunde dennoch uneinsichtig, geht die freundliche Zahlungserinnerung in eine Mahnung über. Eigentlich ist eine Zahlungserinnerung von Anfang an eine Mahnung, im Interesse guter Geschäftsbeziehungen wird diese jedoch nicht so bezeichnet, um die Kunden nicht zu verärgern. Mit der Mahnung werden rechtliche Schritte angedroht, sollte die Zahlung trotz dieser Aufforderung weiterhin nicht erfolgen. Ab der zweiten Mahnung ist der Gläubiger berechtigt, Mahngebühren in Rechnung zu stellen. Wie hoch diese Mahngebühren ausfallen dürfen, legt der Bezirk des Oberlandesgerichts fest, in welchem der Gläubiger seinen Unternehmenssitz hat. Mahngebühren darf der Gläubiger jedoch erst ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzuges in Rechnung stellen. Dies bedeutet, dass der Gläubiger dem säumigen Kunden alle Kosten, die ihm in Folge des Forderungseinzuges entstehen, in Rechnung stellen kann. Erfolgt die Zahlung durch den Kunden vergleichsweise schnell ohne weitere rechtliche Schritte, können diese Kosten sehr gering ausfallen und nur die Verzugszinsen beinhalten. Richtig teuer wird es jedoch, wenn die Zahlungsaufforderung und das Mahnschreiben in die Beauftragung eines Inkassounternehmens oder in ein gerichtliches Mahnverfahren übergehen.

Mahnung und Zahlungsverzug

In der Regel verschicken Unternehmen im Abstand von zwei Wochen die zweite und dritte Mahnung. Eine Mahnung sollte zwecks Dokumentation in einem eventuell folgenden Mahnverfahren immer per Einschreiben/Rückschein versendet werden. Auf diese Weise ist der Gläubiger in der Lage, den Tag der Absendung und den Eingang bei dem zahlungsunwilligen Kunden belegen. Allerdings ist zu beachten, dass eine Mahnung erst dann eine rechtliche Wirkung entfaltet, wenn sich der angemahnte Kunde auch tatsächlich in Zahlungsverzug befindet. Wann tritt der Zahlungsverzug jedoch ein? Unabhängig von dem Einzelfall befindet sich ein Kunde spätestens mit Eingang der Zahlungserinnerung Zahlungsverzug (§ 280, 286 BGB). Ist auf der Rechnung eine Frist zur Zahlung eindeutig genannt, befindet sich der Kunde mit Ablauf dieses Datums automatisch in Zahlungsverzug. Eine häufig verwendete Klausel ist „zahlbar 14 Tage nach Rechnungserhalt“. Der Kunde gerät in Zahlungsverzug, sobald diese 14 Tage verstrichen sind. Allerdings ist diese Zahlungsfrist nicht ganz unproblematisch, denn im Zweifelsfall muss der Gläubiger dem Kunden nachweisen, wann genau ihm die Rechnung zugegangen ist. Hier gilt nicht das Datum des Poststempels, sondern der Tag, an dem die Rechnung dem Kunden tatsächlich zugegangen ist. Die Auslieferungszeiten der Post können hier unterschiedlich lang sein und sich zum Beispiel durch Feiertage verzögern. Daher ist es für den Gläubiger im Zweifelsfall nicht leicht, den Kunden auf den Tag genau in Zahlungsverzug zu setzen. Aufgrund dieser Unsicherheiten sollte die Zahlungsfrist immer mit einem genau bezeichneten Datum bestimmt werden. Ohne Nennung einer Zahlungsfrist befindet sich ein säumiger Kunde spätestens 30 Tage nach Rechnungsdatum automatisch in Zahlungsverzug. Die gesetzlichen Regelungen hierzu finden sich in den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches und des Handelsgesetzbuches.

Schriftliche Belehrung über die Rechtsfolgen

Obwohl die meisten Unternehmen grundsätzlich auf die rechtlichen Folgen einer Nichtbegleichung der Rechnung hinweisen, ist diese nicht notwendig, wenn der säumige Kunde gleichfalls Unternehmer beziehungsweise Kaufmann ist. In diesem sogenannten Business-to-Business-Bereich (B2B) wird vorausgesetzt, dass sich der säumige Kunde in seiner Eigenschaft als Geschäftsmann über die Rechtsfolgen einer Nichtzahlung bewusst ist. Handelt es sich bei dem säumigen Kunden jedoch um einen privaten Endverbraucher, hat die Belehrung über die Rechtsfolgen einer Nichtzahlung in jedem Fall zu erfolgen. Der Gesetzgeber setzt nicht voraus, dass sich jeder Endverbraucher über die Rechtsfolgen einer Nichtzahlung bewusst ist. Dieser Bereich wird auch als Business-to-Customer (B2C) bezeichnet, da der Gläubiger Kaufmann und der Schuldner ein privater Endverbraucher ist. Verzugszinsen dürfen einem privaten Endverbraucher erst ab der 2. Mahnung in Rechnung gestellt werden, weil hier ein ausgeprägter Verbraucherschutz greift.

Fazit

Die Zahlungserinnerung ist im Grunde genommen von Anfang an eine Mahnung. Allerdings wird im Interesse einer weiteren guten Geschäftsbeziehung zuerst immer von einer Zahlungserinnerung gesprochen, um den säumigen Kunden nicht zu verärgern. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass der Kunde die offene Rechnung nach Eingang der Zahlungserinnerung begleicht.

Eine gesetzliche Regelung, wie Unternehmen mit ihren säumigen Kunden umgehen, existiert nicht. Jedem Gläubiger bleibt es selbst überlassen, welche Eskalationsstufen er beschreitet. Erst wenn die freundliche Zahlungserinnerung in eine Mahnung mit Androhung von rechtlichen Schritten und Berechnung von Verzugszinsen übergeht, müssen sich Gläubiger an die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches und des Handelsgesetzbuches halten. Diese Vorschriften regeln, wie hoch die Verzugszinsen ausfallen und welche Kosten der Gläubiger für die Forderungseintreibung in Rechnung stellen darf. Bleibt die Zahlung durch den säumigen Kunden weiterhin aus, geht die Zahlungserinnerung in eine Mahnung über, die ihrerseits die Vorstufe zu einem gerichtlichen Mahnverfahren oder der Beauftragung eines Inkassounternehmens ist.