Kleinunternehmer

Willst du als Unternehmer durchstarten, solltest du dich nicht Hals über Kopf ins Business stürzen. Ein wichtiger Grundstein zum gelungenen Start in die Selbstständigkeit ist grundlegendes Steuerwissen. Welche Hürden gibt es beim Kontakt mit dem Finanzamt zu meistern? Lohnt eine Anmeldung als Kleinunternehmer? Wann gilt man als Kleinunternehmer? Welche Besonderheiten sind bei Rechnungsstellung oder Buchführung zu beachten?

Die Anmeldung als Kleinunternehmer kann sinnvoll sein, um sich mit der eigenen Geschäftsidee an den Start zu wagen. Aber nicht in jedem Businessbereich macht ein Start als Kleinunternehmer Sinn.

Wann ist man ein Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer gelten Unternehmer, deren Umsatz derart gering ausfällt, dass sie gemäß dem Umsatzsteuergesetz in den meisten Punkten wie Privatpersonen – d.h. Nichtunternehmer – behandelt werden. Kernpunkt bei der Unterscheidung zwischen Unternehmer und Kleinunternehmer ist die Umsatzsteuer.

Hinweis: Unabhängig von der Unternehmensform – also bspw. Einzelunternehmer oder Kapitalgesellschaften – kannst du die Kleinunternehmerregelung für dich wählen. Das Kleinunternehmen ist keine eigene Rechtsform, sondern eine gesonderte Steuerregelung.

Im Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt der 19. Paragraph die Besteuerung der Kleinunternehmer. Es heißt sinngemäß:

Unternehmer, die im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten ansässig sind, müssen keine Umsatzsteuer für Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 entrichten. Der in Satz 2 bezeichnete Umsatz plus die darauf entfallende Steuer dürfen im vorangegangenen Kalenderjahr 22 000 Euro nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr 50 000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen.

Demnach giltst du steuerrechtlich als Kleinunternehmer, wenn:

• • dein Vorjahresumsatz nicht mehr als 22.000 Euro Brutto betrug
    und
  • du im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Brutto erwirtschaften wirst

Beide Bedingungen müssen erfüllt sein, damit du als Kleinunternehmer eingestuft wirst. Beachte außerdem, dass es dem Finanzamt tatsächlich um deinen Umsatz geht, nicht aber um den Gewinn. Ausgangspunkt aller Berechnungen sind also deine Einnahmen ohne Abzug der Ausgaben.

Hinweis: Der Jahresumsatz bezieht sich immer auf ein ganzes Kalenderjahr. Hast du erst im Laufe des Jahres die selbstständige Tätigkeit aufgenommen, musst du den voraussichtlichen Umsatz auf zwölf Monate hochrechnen.

Wer beispielsweise im Mai eine geschäftliche Tätigkeit beginnt, dem bleiben nur acht von zwölf Monate. Die Umsatzgrenze liegt dann nicht bei 22.000 Euro, sondern nur bei 11.667 Euro. Ist abzusehen, dass du diese Umsatzgrenze bereits im ersten Jahr überschreitest, darfst du die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nehmen.

Kleinunternehmer werden gemäß Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit. Ziel des Reglements ist die bürokratische Entlastung kleinerer Unternehmen und Gründer mit geringen Umsätzen.

Wie kann ich Kleinunternehmer werden?

Möchtest du als Kleinunternehmer dein Business starten, solltest du zunächst eine Rechtsform wählen. Diese hat keinerlei Einfluss auf den Status als Kleinunternehmer. Aus steuerlicher Sicht ist es also unerheblich, ob du Einzelunternehmer bist, zum Team einer GbR oder einer UG (haftungsbeschränkt) gehörst.

Während des Gründungsprozesses steht anschließend etwa die Gewerbeanmeldung an, ein Gesellschaftsvertrag wird aufgesetzt oder die Gründung notariell festgehalten. Wenn es um die steuerliche Erfassung deiner Geschäfte beim Finanzamt geht, steht die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung an.

Willst du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, musst du dich folglich als Kleinunternehmer anmelden. Da es um eine Steuerangelegenheit geht, ist das Finanzamt dein Ansprechpartner. Um dich als Kleinunternehmer anzumelden, solltest du den Punkt 7 „Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer“ des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung besonders berücksichtigen. Denn dort kannst du angeben, dass du fortan als Kleinunternehmer besteuert werden möchtest.

Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG

Wie lange die Kleinunternehmerregelung gilt

Die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung liegen – wie bereits ausgeführt – bei 22.000 Euro im Vorjahr und 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr. Im Umsatzsteuergesetz ist außerdem geregelt, dass die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nicht obligatorisch, sondern freiwillig ist. In § 19 UStG (2) heißt es sinngemäß:

Ein Unternehmer kann gegenüber dem Finanzamt bzgl. der Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung (§ 18 Abs. 3 und 4) erklären, dass er auf die Anwendung des ersten Absatzes verzichtet. Diese Verzichtserklärung gilt mindestens für fünf Jahre. Sie kann widerrufen werden, allerdings nur mit Wirkung zu Beginn eines Kalenderjahres. Der Widerruf muss bis spätestens zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung des betreffenden Kalenderjahres erfolgen.

Du kannst demnach auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, bist dann jedoch fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. Wenn du freiwillig von der Kleinunternehmerregelung Abstand nehmen willst, kannst du frühestens nach Ablauf der fünf Jahre von der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung zurückwechseln – sofern die Voraussetzungen dafür noch gegeben sind.

Hinweis: Willst du auf die Kleinunternehmerregelung verzichten oder zurück in diese Form der Sonderbesteuerung wechseln, genügt ein formloses Schreiben an das Finanzamt.

Wenn du die Grenzen der Kleinunternehmerregelung überschreitest

Als Kleinunternehmer solltest du deine Umsatzentwicklung fortwährend im Blick haben. Stellst du Rechnungen im Sinne der Kleinunternehmerregelung aus, obwohl du die erforderlichen Voraussetzungen nicht mehr erfüllst, schuldest du dem Finanzamt die Umsatzsteuer.

Grundsätzlich gilt: Hast du im vorangegangenen Jahr weniger als 22.000 Euro erwirtschaftet und erwartest im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro, bleibst du weiterhin Kleinunternehmer. Hast du aber im Vorjahr mehr als 22.000 Euro eingenommen oder erwartest für die Zukunft mehr als 50.000 Euro, entfällt die Besteuerung als Kleinunternehmer.

Hinweis: Wenn du die Umsatzgrenze überschreitest, giltst du erst ab dem Folgejahr nicht mehr als Kleinunternehmer. Du musst also erst im nächsten Geschäftsjahr Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen.

Buchhaltung als Kleinunternehmer

Als Unternehmer ist es deine Pflicht, Geschäftsvorgänge im Rahmen der Buchhaltung schriftlich festzuhalten. Von Bedeutung ist dabei nicht der Kleinunternehmerstatus, sondern die Rechtsform.

Hinweis: Als Kauffrau/Kaufmann, Team einer OHG oder Kapitalgesellschaft bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet. Bist du Freiberufler, Einzelunternehmer oder Mitglied einer GbR, genügt die einfache Buchführung. (Details siehe Abschnitt „Rechtsformen für Kleinunternehmer“)

Bei einfacher und doppelter Buchführung handelt es sich um etablierte Systeme der Finanzbuchhaltung. Während die doppelte Buchführung jede Einnahme oder Ausgabe zweimal erfasst – nämlich zum einen in einer Liste der Konten, zum anderen in einer Liste der Einnahmen-/ Ausgabenart –, werden bei der einfachen Buchführung Einnahmen und Ausgaben einmalig in einer Liste sortiert nach Datum notiert. Innerhalb der Liste werden die Einnahmen und Ausgaben diversen Kostenarten wie umsatzsteuerpflichtige Einnahmen, umsatzsteuerfreie Einnahmen, Materialkosten, Abschreibungen etc. zugeordnet.

Die einfache Buchführung wird durch die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufbereitet. Dabei werden die Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt, und Gewinne ersichtlich.

Unternehmer, die der Regelbesteuerung unterliegen und deshalb Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, müssen diese regelmäßig an das Finanzamt abführen. Dies geschieht im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Dabei meldet der Unternehmer seine Umsätze, die erhobene Umsatzsteuer sowie die an andere Unternehmen entrichtete Umsatzsteuer. Nach der Verrechnung der erhobenen und der gezahlten Umsatzsteuer kann der Vorsteuerabzug vorgenommen werden:

• Es wurde mehr Mehrwertsteuer als Vorsteuer bezahlt. Die Differenz ist an das Finanzamt zu zahlen.
• Der Vorsteuerbetrag war höher als erhaltene Mehrwertsteuer. Das Finanzamt zahlt ein Guthaben aus.

Das UStG will Kleinunternehmern in wesentlichen Punkten die Realisierung der umsatzsteuerlichen Pflichten nicht zumuten. Als Kleinunternehmer musst du deshalb keine Umsatzsteuer ausweisen, die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung entfällt. Du kannst die dir gestellte Mehrwertsteuer dann auch nicht als Vorsteuer geltend machen. (siehe Abschnitt „Vor- und Nachteile als Kleinunternehmer“)

Rechnungsstellung als Kleinunternehmer

Brutto ist gleich Netto – So sieht eine Kleinunternehmerrechnung aus

Wenn du Kleinunternehmer bist, erhebt das Finanzamt bei dir zwar keine Umsatzsteuer, trotzdem gelten auch für dich die Regelungen des Umsatzsteuergesetzes – wenn es etwa um die Pflichtbestandteile bei Rechnungen geht. Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung folgende Angaben verpflichtend enthalten:

• deinen vollständigen Namen und deine vollständige Anschrift sowie die vollständigen Angaben des Leistungsempfängers
• die Dir vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die dir vom Bundeszentralamt für Steuern ausgeschriebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Rechnungsdatum
• eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Leistungen
• das Lieferungsdatum
• bei grundstücksbezogenen Leistungen zudem ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht für Rechnungen von Leistungsempfängern
• Hinweis zur Besteuerung

Als Kleinunternehmer musst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Hingegen bist du verpflichtet, den Grund für die fehlende Umsatzsteuer-Angabe zu nennen. Gültig sind etwa nachfolgende Formulierungsbeispiele:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
• „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“
• „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.“
• „Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß §19 UStG.“
• „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
• „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

Was passiert bei fehlerhafter Rechnungsstellung?

Bist du als Kleinunternehmer gemeldet und weist fälschlicherweise die Umsatzsteuer auf einer Rechnung aus, so musst du diese auch an das Finanzamt abführen. Denn: Ist dein Leistungsempfänger ein Geschäftskunde, so kann er den Betrag als Vorsteuer von seiner Umsatzsteuerschuld abziehen. Fehlende Angaben zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung können für dich daher Steuernachzahlungen zur Folge haben.

Hinweis: Prüfe zu Beginn eines jeden neuen Geschäftsjahres, ob die Steuerangaben auf deinen Rechnungen noch aktuell sind. Damit ersparst du dir unerwartete Nachzahlungen und Ärger mit dem Finanzamt.

Rechtsformen für Kleinunternehmer – Die Frage der Haftung

Prinzipiell kann sich jeder Selbstständige als Kleinunternehmer anmelden. Zwischen den einzelnen Rechtsformen gibt es vornehmlich Unterschiede bzgl. der Haftung:

Freelancer stellen streng genommen keine Rechtsform dar. Trotzdem können auch Freiberufler als Kleinunternehmer tätig sein. Neben den freien Berufen der Ärzte, Architekten, Steuerberater, Notare und Rechtsanwälte giltst du als Freiberufler, wenn du einen der sogenannten Katalogberufe oder katalogähnlichen Berufe ausübst. Dazu gehören etwa Journalisten, Künstler, Designer, Schauspieler oder Fotografen.

Wer sich allein selbstständig macht, gründet ein Einzelunternehmen. Betreiber können neben Freiberuflern auch Gewerbetreibende oder Land- und Forstwirte sein.

Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden und sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen, was den Organisationsaufwand gering hält. Allerdings haften Freiberufler mit ihrem eigenen Vermögen.

Kaufleute hingegen sind verpflichtet, sich als „eingetragene Kauffrau“ oder „eingetragener Kaufmann“ im Handelsregister eintragen zu lassen. Wollen eingetragene Kaufleuchte (e.K.) als Kleinunternehmer tätig sein, sind auch sie folglich mit ihrem gesamten Privatvermögen haftbar.

Willst du im Team mit mindestens einem weiteren Selbstständigen eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) als Kleinunternehmen gründen, ist eine Gewerbeanmeldung notwendig. Außerdem muss ein Gesellschaftsvertrag vorliegen und die GbR ist zur Mitgliedschaft in ihrer jeweiligen Berufskammer verpflichtet. Kleinunternehmer in der GbR haften mit ihrem Privatvermögen.

Bist du Gesellschafter in einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) als Kleinunternehmen, haftest du ausschließlich mit dem Gesellschaftsvermögen. Dafür sind Gründung und Organisationsaufwand der UG komplexer.

Kleinunternehmer vs. Kleingewerbe – Bitte nicht verwechseln

Die Begriffe „Kleinunternehmer“ und „Kleingewerbe“ bezeichnen grundlegend unterschiedliche Sachverhalte. Während ersterer aus dem Umsatzsteuerrecht stammt, kommt letzterer im Handels- und Gewerberecht vor. Wie bereits hinlänglich erklärt wurde, ist im § 19 UStG geregelt, wer im Steuerrecht als Kleinunternehmer gilt.

Kleingewerbetreibender ist, wer als Gewerbetreibender im geringen Umfang handelt. Die entsprechende Erklärung im Handelsgesetzbuch (HGB) lautet: Alle jene Unternehmensformen fallen unter die Kleingewerbe, die einen nach Art oder Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordern. Im Umkehrschluss können nur natürliche Personen oder Gesellschaften bürgerlichen Rechts ein Kleingewerbe betreiben.

Ein Kleingewerbe muss aufgrund seiner geringen Größe nicht ins Handelsregister eingetragen werden. Sie sind weder zur doppelten Buchführung noch zur Bilanzierung verpflichtet.

Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer, die ein Gewerbe betreiben, sind zugleich Kleingewerbetreibende. Handelsrechtliche Kleingewerbetreibende sind hingegen erst dann auch Kleinunternehmer, wenn sie unterhalb der Umsatzgrenzen liegen.

Vor- und Nachteile als Kleinunternehmer

Welche Vorteile der Kleinunternehmerstatus mit sich bringt

Die Anmeldung als Kleinunternehmer beim Finanzamt geht schnell und einfach. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung machst du einfach das benötigte Kreuz.

Ein weiterer Vorteil als Kleinunternehmer ist der geringere Aufwand in der Buchhaltung. Sowohl bei der Rechnungsstellung als auch bei deinen Betriebsausgaben musst du keine Brutto-Netto-Unterscheidung vornehmen. Auch Umsatzsteuervoranmeldungen sind nicht erforderlich, was wiederum den bürokratischen Aufwand verringert.

Willst du erst einmal nebenberuflich in die Selbstständigkeit starten, kannst du wahrscheinlich vergleichsweise wenig Zeit in die Organisation des Nebenerwerbs stecken. Deshalb profitierst du von der bürokratischen Vereinfachung als Kleinunternehmer. Zudem kannst du die Wirtschaftlichkeit deiner Idee austesten, ohne großen Aufwand.

Wenn deine Kunden überwiegend Privatleute oder andere Kleinunternehmen sind, hast du finanzielle Vorteile. Denn für diese kannst du als Kleinunternehmer – im Vergleich zu umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen – günstigere Preise anbieten. Selbst dann, wenn deine Preise mit denen der umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen identisch sind, bist du am Ende für deine Privatkunden der günstigere Anbieter – denn bei dir fehlt die Umsatzsteuer.

Hinweis: Bei vorsteuerabzugsberechtigten Geschäftskunden entfällt der Preisvorteil, da sich diese die Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen.

Diese Nachteile hast du als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer kannst du Mehrwertsteuern nicht als Vorsteuer geltend machen. Da du nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt bist, erhöhen sich deine Betriebsausgaben. Gerade dann, wenn bei Unternehmensgründung größere Anschaffungen notwendig sind, macht sich das bemerkbar. Hohe Investitionen können dann deine Liquidität belasten.

Willst du dich mit einer Vollerwerbstätigkeit selbstständig machen und dauerhaft von deinen Einnahmen leben, wird die Umsatzgrenze gemäß § 19 UStG wahrscheinlich zu niedrig sein. Bei einem möglichen Jahreshöchstumsatz von 22.000 Euro darfst du je Monat lediglich 1.833,33 Euro erwirtschaften. Von diesem Monatsbetrag werden noch deine Ausgaben abgezogen, bevor dir dein Gewinn vorliegt, der zum Lebensunterhalt reichen soll.

Manchmal ist die Kleinunternehmerregelung auch ein Hemmschuh für deine potentiellen Kunden. Sie erkennen anhand der fehlenden Umsatzsteuerausweisung auf deiner Rechnung, dass du ein Kleinunternehmen mit niedrigem Umsatz bist. Daraus könnte man schließen, dass du wenig Aufträge und wenige Kunden hast. Vor allem Geschäftskunden zweifeln deshalb vereinzelt an der Professionalität von Kleinunternehmern.

Schon im laufenden Jahr solltest du deine Umsätze ständig im Blick haben, um nicht im nächsten Jahr aus der Kleinunternehmerregelung herauszufallen. Willst du fortwährend Kleinunternehmer bleiben, hemmt das unter Umständen die Entwicklung deines Unternehmens. Du arbeitest in gewisser Weise mit angezogener Handbremse.

Hinweis: Das Finanzamt informiert dich nicht darüber, ob du deinen Kleinunternehmerstatus weiterhin behältst oder im Folgejahr verlierst. Darauf musst du selbst achten.

Hier findest du die Vor- und Nachteile des Kleinunternehmerstatus noch einmal in der Übersicht:

Für wen ist es sinnvoll Kleinunternehmer zu sein?

Die Kleinunternehmerregelung kann jenen Unternehmern empfohlen werden, die

• erst einmal nebenberuflich starten wollen,
• hauptsächlich mit Privatkunden arbeiten,
• wissen, dass sie geringe Umsätze machen.

Ob es sinnvoll ist, sich als Kleinunternehmer anzumelden, muss von Einzelfall zu Einzelfall entschieden werden. Unzählige Faktoren wie die gewählte Rechtsform deiner Tätigkeit, ihre Intensität als Haupt- oder Nebenberuf oder etwa deine eigenen Zukunftswünsche spielen bei der Entscheidung eine Rolle.