Aktive Rechnungsabgrenzung

Die Rechnungsabgrenzung ist fester Bestandteil fast jeden Jahresabschlusses von Unternehmen. Sie gibt Aufschluss über die tatsächlichen wirtschaftlichen Verhältnisse zum Bilanzstichtag und dient der Ermittlung von Gewinn und Verlust sowie der künftigen Besteuerung. Die passive und aktive Rechnungsabgrenzung erlaubt dabei, auch Geschäftsvorgänge zu buchen, die außerhalb der Periode liegen.

Was sind Rechnungsabgrenzungsposten?

Rechnungsabgrenzungsposten ermöglichen, beim Jahresabschluss Aufwendungen und Erträge dem Geschäftsjahr zuzuordnen, zu dem sie unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung wirtschaftlich gehören. Diese sind in §2250 HGB geregelt:

1. Als Rechnungsabgrenzungsposten sind auf der Aktivseite Ausgaben vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.
2. Auf der Passivseite sind als Rechnungsabgrenzungsposten Einnahmen vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Ertrag für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.
3. Ist der Erfüllungsbetrag einer Verbindlichkeit höher als der Ausgabebetrag, so darf der Unterschiedsbetrag in den Rechnungsabgrenzungsposten auf der Aktivseite aufgenommen werden. Der Unterschiedsbetrag ist durch planmäßige jährliche Abschreibungen zu tilgen, die auf die gesamte Laufzeit der Verbindlichkeit verteilt werden können.

Erklärung von Rechnungsabgrenzungsposten

Als Unternehmer bist du einmal jährlich verpflichtet, alle Vermögensgegenstände aufzulisten. Im Rahmen der doppelten Buchführung werden alle Vermögensgegenstände auf der Aktiva– bzw. Passiva-Seite abgebildet. Das Erstellen von Abgrenzungsposten ist sinnvoll, damit die Beträge nicht in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließen und so eine gerechte Besteuerung erzielt wird.

Die aktive und passive Rechnungsabgrenzung

Laut der Definition des HGB umfasst die aktive Rechnungsabgrenzung Ausgaben, deren Bezahlung im alten Jahr erfolgt, wobei die Aufwendung bereits das neue Jahr betrifft. Umgekehrt enthält die Passivseite Einnahmen, die vor dem Bilanzstichtag anfallen, deren Ertrag allerdings erst nach dem Bilanzstichtag wirksam ist. Die Auflösung der Posten erfolgt dann in der kommenden Periode durch eine Umbuchung auf das entsprechende Konto, wobei auch eine zeitanteilige Umbuchung über mehrere Jahre erfolgen kann.

Die aktive Rechnungsabgrenzung (aRAP)

Als aktive Rechnungsabgrenzung bezeichnet man Aufwendungen, die bereits im alten Jahr bezahlt wurden, wirtschaftlich allerdings dem neuen Jahr zuzuordnen sind. Das kannst du dir mit einem einfachen Merksatz merken: Ausgabe jetzt, Aufwand später = Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten

Beispiel / Berechnung / Buchungsvorschlag

Beispiele für aktive Rechnungsabgrenzungsposten finden sich viele. Typisch sind Versicherungen, Kfz-Steuer, Beiträge, Mieten oder auch Löhne und Gehälter, die im Dezember für eine Leistung im Folgejahr bezahlt wurden. Wie bucht man einen solchen Posten korrekt? Im Gegensatz zu klassischen Buchungen wird die aRAP nicht direkt in der GuV ausgewiesen. Sie wird als Ausgabe unter den Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten auf der Aktivseite verbucht.

Im alten Jahr erstellst du entweder einen Buchungssatz zum Zahlungszeitpunkt:  Aufwandskonto (Betrag altes Jahr) und Aktive Rechnungsabgrenzung (Betrag neues Jahr) an Bank (Gesamtbetrag) oder zum Abschlussstichtag am Jahresende: Aktive Rechnungsabgrenzung an Aufwandskonto. Im Folgejahr löst du den Posten dann umgekehrt gegen das entsprechende Aufwandskonto wieder auf: Aufwandskonto an Aktive Rechnungsabgrenzung.

Beispiel Leasingrate:

Beispiel Miete:

Bei einer Mitzahlung von 1.000 Euro im Monat, die zweimonatlich im Voraus zu leisten ist, fällt die Zahlung auf den 01.12.. Damit betreffen 1.000 Euro das neue Geschäftsjahr und sind abzugrenzen:

Der Vorsteuerabzug bei aRAP

Liegt eine Rechnung vor oder wurde die Leistung bereits im alten Jahr erbracht, ist die Vorsteuer in vollem Umfang im Jahr der Zahlung abzugsfähig. Während du einige Geschäftsfälle anteilsmäßig gesplittet werden müssen, buchst du die Vorsteuer komplett in dem Jahr, in dem die Zahlung fällig wird.

Bei der Miete hingegen erfolgt eine Abgrenzung ohne Vorsteuerabzug, da hier keine Rechnung vorliegt und die Fälligkeit in der Regel auf dem 01.01., nicht bereits am 30.12. liegt.

Rückstellungen und sonstige Verbindlichkeiten/Forderungen

Vorsicht geboten ist bei der Abgrenzung zu Rückstellungen. Diese sind wie auch andere Verbindlichkeiten und Forderungen deutlich zu unterscheiden. So liegt eine Rechnungsabgrenzung nur vor, wenn Beträge bereits gezahlt sind, ein Teil davon allerdings dem kommenden Jahr zuzurechnen ist. Von einer Rückstellung hingegen spricht man, wenn die Leistung im alten Jahr erbracht wird, der Aufwand allerdings noch nicht feststeht und damit auch noch keine Zahlung erfolgt ist. Sonstige Verbindlichkeiten hingegen umfassen bekannte Beträge, die jedoch aufgrund eines langen Zahlungsziels noch nicht beglichen sind.

Sonderfälle

Bei der Aufnahme von Krediten gibt es immer wieder ein Disagio: Anstelle der vollen Kreditsumme von 10.000€ werden nur 9.800€ ausgezahlt. Entweder kannst du diese 200€ jetzt als Zinsaufwand verbuchen oder aber mit der aktiven Rechnungsabgrenzung arbeiten. Dazu buchst du 200€ zur aktiven Rechnungsabgrenzung und löst jedes Jahr einen entsprechenden Anteil der Kreditlaufzeit auf (bei 5 Jahren jeweils 20 %, d. h. 40€).

Auflösung von Rechnungsabgrenzungsposten

Die buchhalterische Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten erfolgt in der Periode, in der Aufwand und Ertrag auch wirklich angefallen sind.

Zusammenfassung aktive Rechnungsabgrenzung

• ermöglicht ein periodisch richtiges Zuordnen von Ausgaben und Leistungen
• rechtliche Grundlage im §250 HGB und § 5 Abs. 5 EstG
• Unterschied von Rückstellung und aRAP berücksichtigen