Auftragsbestätigung

Mit der Auftragsbestätigung (abgekürzt auch AB) sichert derjenige, der eine Ware oder Dienstleistung anbietet, zu, einen geäußerten Kundenwunsch zu erfüllen und den erteilten Bestellauftrag durch den Käufer anzunehmen und durchzuführen.

DIN 69905 definiert sie als „Mitteilung über die Annahme eines Auftrages“. Synonym wird auch der Begriff „Vertragsbestätigung“ verwendet.

Der Bestätigung des Auftrags geht immer eine Offerte durch einen Händler oder Dienstleister voraus. Dem potenziellen Kunden werden darin Angaben darüber gemacht, welche Ware in welcher Menge geliefert werden kann und in welchem Lieferumfang eine Ware oder Dienstleistung zu einem genannten Preis verfügbar gemacht wird.

Um das Angebot anzunehmen, erteilt der Kunde seinerseits dem Anbieter einen Auftrag. Die Auftragsausführung wird dem Kunden durch das jeweilige Unternehmen oder den Dienstleister mittels der Bestätigung seines Auftrags verbindlich zugesichert.

Übliche Bestätigung einer „übereinstimmenden Willenserklärung“

Mit dieser Bestätigung kommt ein wechselseitiges Einverständnis zustande und das Unternehmen verpflichtet sich dazu, den Kundenauftrag auszuführen und für den vereinbarten Preis zu den vereinbarten Konditionen in Gegenleistung zu treten. Diese zwei „übereinstimmenden Willenserklärungen“ sind ein wesentliches Merkmal für ein rechtskräftiges Vertragsverhältnis.

Eine Vertragsbestätigung erfolgt meist schriftlich. Bei etwaigen Streitigkeiten oder juristischen Auseinandersetzungen soll sie allen Parteien Sicherheit über die vereinbarten Bedingungen geben können.

Im Unterschied zur Bestellbestätigung, die verschickt werden muss, um im elektronischen Geschäftsverkehr die gesetzlich in § 312 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) vorgegebenen Informationspflichten durch Unternehmer zu erfüllen, ist die Vertragsbestätigung nicht zwingend notwendig.

Sie stellt aber eine allgemein übliche Form der schriftlichen Willenserklärung dar und versichert, dass das unterbreitete Angebot unverändert Bestand hat und auch so ausgeführt wird.

Hinweis auf Änderungen und Ergänzungen zum Angebot

Wird eine Auftragsveränderung verschickt, in der Abweichungen zum ursprünglichen Produkt- oder Dienstleistungsangebot mitgeteilt werden, stellt das automatisch eine Ablehnung des ersten Auftragsangebots seitens des Kunden dar. Dieses wird damit hinfällig und mit der Auftragsveränderung wird dem potenziellen Vertragspartner gleichzeitig ein Gegenangebot unterbreitet, das für diesen nicht verbindlich ist.

Eine solche Mitteilung über eine Auftragsveränderung ist insbesondere dann notwendig, wenn der in der Vertragsbestätigung mitgeteilte Preis vom zuvor angebotenen Preis abweicht oder die Ware in einem anderen Umfang als angekündigt geliefert wird.

Das Gegenangebot muss ausdrücklich angenommen werden, damit ein Vertrag zustande kommt. Der Vertrag kommt nicht zustande, wenn der Verbraucher zum in der Auftragsveränderung unterbreiteten Gegenangebot schweigt.

Erneuter Hinweis auf die AGB

Oft dient die Bestätigung auch dazu, dem Kunden gegenüber noch einmal auf die eigenen AGB zu verweisen, in denen sich Anbieter unter anderem gegen Verzögerung bei der Lieferung absichern oder ein Recht auf Zwischenverkauf einräumen können. Der Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sorgt infolge dafür, dass der Kunde diese automatisch rechtswirksam akzeptiert, hält er an seiner Auftragserteilung fest.

Leistet ein Verbraucher nämlich nach ergangener Bestätigung vorbehaltlos eine Zahlung oder nimmt die zugestellte Ware an, wird sein Handeln als schlüssige, also konkludente Annahme der in der Bestätigung mitgeteilten Vertrags- und Angebotsbedingungen gewertet.

Allgemein üblich ist eine Vertragsbestätigung vor allem dann, wenn durch einen Kunden erstmalig oder telefonisch bestellt wurde.

Außerdem wird eine Bestätigung immer dann erstellt, wenn etwas bestellt wurde, ohne, dass zuvor durch den Verkäufer oder Dienstleister ein Produkt oder eine Dienstleistung angeboten worden war.

Formales zur Vertragsbestätigung

In der ausgefertigten Auftragsbestätigung sind aufzuführen

• Menge sowie Bezeichnung der Ware/Dienstleistung
• Preis
• Datum der Lieferung/Dienstleistung
• Versand- und/oder Verpackungskosten
• Zahlungsmodalitäten
• Eigentumsvorbehalt
• Gerichtsstand

Es ist üblich, die Vertragsbestätigung bei postalischer Zustellung auf Firmenpapier oder bei Versand per E-Mail unter Verwendung des Firmenlogos zu versenden. Wie andere Geschäftsdokumente auch sollen Kopien der ausgestellten Vertragsbestätigungen sechs Jahre lang archiviert werden.

Unterschied zur Bestelleingangsbestätigung

Das Gesetz macht Händlern im E-Commerce die Vorgabe, Kunden den Eingang ihrer Bestellung zeitnah zu bestätigen. Das geschieht, damit der Interessent eine Eingangsbestätigung seines mitgeteilten Kaufinteresses erhält.

Diese Bestellbestätigung stellt an sich keine rechtlich bindende Willenserklärung des Unternehmens dar, ein Vertragsverhältnis mit dem Kunden einzugehen oder ihn mit Ware zu beliefern. Hiermit wird der Interessent lediglich informiert, dass im Posteingang des Händlers der Kundenwunsch verzeichnet wurde. Gerade bei Verträgen im Onlinehandel, die käuferseitig Wirksamkeit erlangen, sobald ein „Sofort Kaufen“ oder „Bestellen“-Button betätigt wird, wird auch der Verkäufer seinerseits das wirksame Zustandekommen eines Kaufvertrags bestätigen wollen.

In vielen Fällen schließt sich in Folge an eine Bestellung noch eine Bonitätsprüfung an, die die Zahlungsfähigkeit des Käufers prüft oder ein Artikel ist vorübergehend nicht verfügbar. Auch ist es möglich, dass systembedingt fehlerhafte Beschreibungen oder Angaben gemacht wurden, sodass der Händler seinerseits Gelegenheit hat, die Angebotsdetails erneut zu prüfen, bevor er seinerseits eine Vertragsbestätigung erteilt.

Wird eine Bestelleingangsbestätigung verschickt, ist daher wichtig, diese unmissverständlich zu formulieren und klar darauf hinzuweisen, dass es sich noch nicht um eine rechtlich bindende Annahme des Angebots durch den Kaufinteressenten handelt. Es ist unbedingt auszuschließen, dass eine Bestelleingangsbestätigung als Vertragsbestätigung verstanden wird, da diese sonst einen Händler zur Lieferung des bestellten Artikels zum dort genannten Preis verpflichtet.

Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn der Kunde bei einer Bestellung einen offensichtlichen Fehler in der Auspreisung der Ware bereits erkannt hatte. In diesem Fall kann sich der Käufer nicht auf den Vertrag berufen.

Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Durchführung des Vertrags für den Verkäufer unzumutbar wäre. Das entschied 2016 das Oberlandesgericht Düsseldorf im Fall einer beanstandeten fehlerhaften Preisauszeichnung im Internet.

Unpräzise Formulierungen in einer Bestellbestätigung, die versprechen, einen Auftrag umgehend zu bearbeiten oder schnellstmöglich auszuführen sind juristisch einfach anzufechten.

Allerdings bleibt es dem Händler freigestellt, ob er die Bestelleingangsbestätigung mit der für ihn bindenden Vertragsbestätigung zusammen verschickt.

Eine Vertragsbestätigung erst in Verbindung mit einer Versandbestätigung zu versenden ist zwar auch möglich, ist aber unüblich, insbesondere, wenn zwischen dem Bestellzeitpunkt und der Lieferung ein längerer Zeitraum liegt. Sinn der Vertragsbestätigung ist es primär, dem Käufer zeitnah Klarheit darüber zu geben, dass er die bestellte Ware oder Dienstleistung auch erhalten wird.

Relevante Gerichtsurteile

Eine Vertragsbestätigung darf nicht verschickt werden, wenn ein Kunde keinen verbindlichen Auftrag erteilt hat. Die Telekom Deutschland GmbH hatte mittels telefonischer Akquise Verbrauchern Angebote unterbreitet. Lehnten diese ab, erhielten sie dennoch ein Begrüßungsschreiben mit dem Betreff „Ihr Wechsel zur Telekom“.

Ein anderer Kunde der Telekom war in einer Filiale bei einer Beratung zu seinen Vorlieben in Bereichen wie Film und Fußball befragt worden und erhielt kurz darauf postalisch eine „Auftragsbestätigung“ für das zusätzliche, kostenpflichtige Tarifpaket „Entertainment Comfort“, das er nie gewünscht oder bestellt hatte.

Das Landgericht Bonn 2012 bewertete das Geschäftsgebaren der Telekom als belästigend und irreführend.

Unzulässig ist auch eine Vertragsbestätigung über das Abonnement von Zeitschriften zu versenden, wenn dieses nach Erhalt eines Probeexemplars binnen acht Tagen noch widerrufen werden kann. Der Bundesgerichtshof beanstandete 2011, dass mit einer derartigen Versandbestätigung suggeriert werde, die Ware sei bereits kostenpflichtig bestellt.

Muster Auftragsbestätigung Word

Soll es mal schnell gehen, kannst du unsere Muster Auftragsbestätigung nutzen. Beachte jedoch, dass eine Auftragsbestätigung mit Word nicht GobD-Konform ist. Wenn du also auf Nummer sicher gehen möchtest, solltest du eine GobD-konforme Buchhaltungssoftware nutzen.