Buchhaltungssoftware
Während Buchhalter in grauer Vorzeit mit ihren handschriftlichen Aufzeichnungen noch richtig gefordert waren, vereinfachen PC und Buchhaltungssoftware die Buchhaltung für Steuerberater, Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler maßgeblich.
Mit einem Buchhaltungsprogramm digitalisierst und archivierst du Belege, erstellst Rechnungen, Bilanzen und Steuerunterlagen und viele mehr. Abhängig von der gewählten Buchhaltungssoftware gibt es verschiedene nützliche Funktionen wie den Buchungsassistenten, Online-Banking, Angebotserstellung und Kalkulationsprogramme für das Rechnungswesen und Controlling. Mehr zum Thema sowie einen Vergleich verschiedener Software zeigen wir dir in diesem Beitrag.
Inhaltsverzeichnis
- Welche Unternehmensprofile profitieren von Buchhaltungssoftware?
- Funktionsumfang von Buchhaltungssoftware
- Wissenswertes zu Buchhaltungsprogrammen
- Vergleich verschiedener Anbieter
- Buchhaltung nach geltendem Steuerrecht
- Fazit
Welche Unternehmensprofile profitieren von Buchhaltungssoftware?
Jedes Unternehmen, egal ob groß, klein oder Startup kann von einer Buchhaltungssoftware profitieren. Die Arbeit der Mitarbeiter wird erleichtert. Festgelegte Arbeitsprozesse lassen sich optimieren und effizienter und effektiver gestalten. Es ist nicht richtig zu glauben, dass eine Buchhaltungssoftware nur dem Unternehmer hilft, der rein gar nichts von Buchhaltung versteht. Selbst in großen Unternehmen, in denen Mitarbeiter im Bereich der Buchhaltung angestellt sind, sorgt die Lösung einer Buchhaltungssoftware für ein effizienteres Arbeiten.
Dennoch ist es gerade für folgende Unternehmensprofile besonders sinnvoll eine intelligente Software zu nutzen, da sie im Normalfall nicht über eine auf die Buchhaltung spezialisierte Abteilung verfügen:
- KMUs & Kleinunternehmen
- Selbstständige und Freiberufler
- Existenzgründer & Startups
Die Buchhaltung ist für jedes Unternehmen unverzichtbar. Es müssen alle Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden. Dies ist wichtig, damit die Bücher stimmen und als so abläuft, wie es der Gesetzgeber vorschreibt. Es gibt natürlich aber auch Unternehmen, die sich einen oder mehrere Buchhalter oder aber gleich eine ganze Buchhaltungsabteilung nicht leisten können. Aber auch diese Unternehmen müssen ihre Buchhaltungspflicht ohne Ausnahme korrekt erledigen. Aufgrund der genannten Gründe ist damit klar, dass im Allgemeinen nicht eine spezielle Branche oder eine spezielle Unternehmensgröße von einer Buchhaltungssoftware profitiert. Jeder hat davon einen großen Nutzen mit vielen Vorteilen.
Funktionsumfang von Buchhaltungssoftware
Wer sich für den passenden Buchhaltungsassistenten entscheidet, spart nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld, denn je mehr Zusatzfunktionen das Produkt bietet, desto höher ist der Anschaffungspreis.
Angesichts des großen Angebots auf dem Markt ist es jedoch gar nicht so einfach, die Software Lösung zu finden, die optimal zu den eigenen Anforderungen passt. Neben den folgenden Grundfunktionen, die jede Buchhaltungssoftware mitbringen kann und sollte, unterscheidet sich das Preis-Leistungs-Verhältnis der angebotenen Produkte erheblich.
Auf einfache Weise Rechnungen, Kostenvoranschläge oder Angebote erstellen. Viele Daten werden den Dokumenten automatisch hinzugefügt und alle Pflichtangaben wie die MwSt oder die Rechnungsnummer sind automatisch enthalten.
Mit dieser Funktion der Buchhaltungssoftware kannst du in nur wenigen Augenblicken zu einem Angebot direkt einen passenden Lieferschein erstellen, wenn das Angebot vom Kunden angenommen wurde.
Mit einer Postschnittstelle in deiner Buchhaltungssoftware einfach Dokumente versenden. Kein Ausdrucken, Kuvertieren und Gang zur Post. Mit dieser Funktion sparst du Geld und Zeit.
Für dich als Unternehmer ist ein schneller und einfacher Austausch mit deinem Steuerberater wichtig. Stelle ihm einfach digital all deine Rechnungen, Belege und Dokumente für das Finanzamt zur Verfügung.
Nicht jeder Kunde bezahlt seine pünktlich gelieferte Leistung genauso pünktlich. Mit der passenden Software kannst du deine Rechnungen überprüfen und für nicht bezahlte Rechnungen einen automatischen Mahnungsversand anstoßen. So hast du dein Mahnwesen stets im Griff.
Mit einer Buchhaltungssoftware ganz einfach Kassenbuch führen und stets den Kassenbestand genau überblicken. Mit der automatisch erstellten EÜR siehst du immer den Gewinn den dein Unternehmen für einen festgelegten Zeitraum erwirtschaftet hat.
Profitiere unter anderem von der Anzeige von Gewinnen und Verlusten, deinen offenen Forderungen, aber auch einer Steuereinschätzung des laufenden Jahres. Das Dashboard deiner Buchhaltungssoftware liefert dir alle Daten und Berichte schnell und aktuell.
Die Software sorgt dafür, dass alle für eine Gutschrift relevanten rechtlichen Felder automatisch ausgefüllt werden. So entspricht sie immer den gesetzlichen Anforderungen und du bist auf der sicheren Seite.
Einfach dein individuelles Corporate Design leben. Erstelle einfach deine Rechnungen und alle anderen Dokumente mit deinem persönlichen Layout. Gegenüber dem Kunden wird damit Professionalität vermittelt.
Du kannst mit der integrierten digitalen Kundenverwaltung alle Vorgänge dem entsprechenden Kunden zuordnen. So hast du alle Informationen zu jedem deiner Kunden immer auf einen Blick zur Verfügung.
Verknüpfe einfach deine Buchhaltungssoftware mit deinem Online-Banking. Zahlungseingäng werden damit automatisch den passenden Rechnungen zugeschrieben. Du siehst jederzeit, was bezahlt ist und was noch offen ist.
Bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet, musst du auch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen. Mit der Buchhaltungssoftware einfach alle Vorbereitungen für deinen Jahresabschluss durchführen und an den Steuerberater senden.
Der Erfolg von einem Unternehmen liegt auch in der Verwaltung seines Inventars. Mit der Buchhaltungssoftware hast du deinen Lagerbestand und deine Warenwirtschaft immer im Blick. Automatisch werden von der Software alle Zu- oder Abgänge verbucht.
Eine App deiner Buchhaltungssoftware ermöglicht dir mobiles Arbeiten auch von unterwegs aus. Belege digital erfassen, schnell ein Angebot oder eine Rechnung schreiben, Aufaben erstellen, alles ist möglich.
Freiberufler und Kleinunternehmer haben wesentlich geringere Anforderungen an ihre Buchhaltungssoftware als große und umsatzstarke Unternehmen. Daher sollte das ausgewählte Produkt zwar viele Leistungsmerkmale und Zusatzfunktionen mitbringen, jedoch nicht unnötig kompliziert sein. Ein kleiner Dienstleister stellt zum Beispiel nicht dieselben Anforderungen an sein Produkt wie ein bilanzpflichtiges und umsatzstarkes Unternehmen. In diesem Fall reicht eine Software, die speziell auf diese Bedingungen zugeschnitten ist, aus.
Wissenswertes zu Buchhaltungsprogrammen
Buchhaltungsprogramme gibt es von verschiedenen Anbietern sowohl auf dem internationalen, aber auch nationalen Markt in differenzierten Versionen. Hauptunterscheidungsmerkmal der aktuell erhältlichen Lösungen ist, ob diese online als Cloud-Software zu Verfügung stehen oder offline auf den Desktop herunterzuladen sind.
Du stellst dir sicher die Frage, was besser ist, die Desktop-Version oder die Cloud-Version. Im Grunde muss das jeder Anwender für sich selbst entscheiden, dafür bietet dir folgender Überblick eine gute Grundlage.
Was sind offline Buchhaltungssoftware?
Das offline Buchhaltungsprogramm als Desktop-Version ist die klassische Ausführung. Die Zahlung erfolgt einmalig durch den Verkaufspreis. Das Buchhaltungsprogramm wird lokal auf den Rechner installiert, wodurch der Nutzer Zugriff auf alle Funktionen erhält. Die Nutzung ist auch ohne Internetverbindung möglich. In der Regel stellen die Hersteller Updates kostenlos zur Verfügung. Sobald jedoch eine neue Version des Programms auf dem Markt erhältlich ist, wird der Support jedoch eingestellt. Daher besteht die Gefahr, dass das Programm schnell veraltet und nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die meisten Programme sind als Jahreslizenz für 365 Tage erhältlich. Danach muss eine neue Nutzungslizenz erworben werden.
Vorteile:
- Großer Funktionsumfang. Aus diesem Grund vor allem für Unternehmen geeignet, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.
- Alle Daten die im Unternehmen gespeichert werden, verbleiben auch in diesem. Es werden keine Daten extern gesammelt und gespeichert.
- Oftmals technischer Support an allen Tagen rund um die Uhr.
- Mit einer App können auch bei einer offline Software über eine Internetverbindung wichtige Daten abgerufen werden.
Was sind SaaS oder cloudbasierte Buchhaltungssoftware?
Cloud-basierte Buchhaltungsprogramme funktionieren online und es wird kein Buchhaltungsprogramm als Paket installiert, sondern die Software ist über den Browser aufrufbar. Sie sind besonders flexibel in der Anwendung, da die Nutzung geräteunabhängig erfolgt. Weitere Vorteile sind die Folgenden:
- Die Angebotsvielfalt, denn von der Vollversion bis zu individuellen Servicepaketen (Sofware-as-a-Service) ist alles möglich. Der Kunde zahlt also nicht für eine Software, sondern für einen über das Internet zur Verfügung gestellten Service.
- Geringe Anschaffungskosten unter flexibler Anpassung des Leistungsumfangs und der Nutzerlizenzen.
- Regelmäßige automatische Updates, da die Buchhaltungssoftware Cloud-basiert funktioniert müssen die Updates nicht manuell erfolgen und das Programm ist rechtlich und funktionsübergreifend immer auf dem neusten Stand. Du als Nutzer musst dich dementsprechend nicht um die Hardwarewartung kümmern.
- Die Daten sind nur für dich als Anwender einsehbar. Verschlüsselungstechnologien, ähnlich wie beim Online-Banking, gewähren einen umfassenden Schutz der Daten. Überdies erfolgt stets ein automatisches Datenbackup. So können Dokumenten niemals verloren gehen.
- Mobiles Arbeiten von überall wird dank der Nutzung der Software auf verschiedenen Endgeräten gewährleistet. Die cloudbasierte Buchhaltungssoftware kann beispielsweise auf einem Tablet, Notebook oder auch dem Smartphone genutzt werden. Diese Software kann mit verschiedenen Betriebssystemen genutzt werden. Erforderlich ist nur eine Internetverbindung.
- Es ist nur eine einmalige Registrierung erforderlich. Nach erfolgter Registrierung kannst du die Software auf den unterschiedlichsten Endgeräten nutzen.
- Ein weiterer großer Vorteil ist die Steuerkonformität. Das bedeutet, dass du jederzeit mit deinem Steuerberater zusammenarbeiten kannst. Überdies sind viele Softwares mit einem GoBD-Zertifikat versehen. Das bedeutet, dass die gesamte Buchführung auch nach den rechtlichen Bestimmungen durchgeführt wird.
- Viele Anbieter bieten auch einen umfangreichen Support, der oftmals auch die Möglichkeit einer intensiveren Betreuung durch einen fixen Ansprechpartner bietet und durch einen Aufpreis als Premium-Support Option erworben werden kann.
Kostenlose Buchhaltungssoftware
Gerade bei Gründern spielt das Geld zu Beginn der unternehmerischen Laufbahn eine zentrale Rolle. Nicht immer bist du als Gründer finanziell auf Rosen gebettet und jede Anschaffung muss zwei- oder dreimal überlegt werden. Doch du darfst dabei nicht vergessen, dass die Buchführung für dich als Unternehmen fundamental wichtig ist. Doch bei der Anschaffung einer Buchhaltungssoftware wird oftmals überlegt, denn je nach Variante kann diese schnell mal einiges an Geld kosten. Um nicht auf eine Software verzichten zu müssen, kann als Alternative eine kostenlose Buchhaltungssoftware in Betracht gezogen werden.
Die kostenlose Buchhaltungssoftware richtet sich vor allem an Freiberufler oder kleine Einzelunternehmen. Betreibst du dein Gewerbe nur im Nebenerwerb, kannst du eine solche kostenlose Software sehr gut nutzen. In den beschriebenen Fällen bestehen oftmals vereinfachte Regelungen was die Buchführung betrifft. Diese kannst du gut mit einer kostenlosen Version abdecken. Eine kostenlose Buchhaltungssoftware lässt sich aber nicht nutzen, wenn du als Unternehmer zur doppelten Buchführung verpflichtet bist.
- Der größte Vorteil von einer kostenlosen Buchhaltungssoftware liegt ohne Zweifel bei den Kosten. Es fallen weder monatliche Gebühren noch sonstige Anschaffungskosten an.
- Überdies kann ein verminderter Funktionsumfang bewirken, dass die Buchhaltung besonders effizient geführt wird.
- Eine kostenlose Buchhaltungssoftware bietet zunächst einen guten Einstieg, um festzustellen ob überhaupt ein solches Tool sinnvoll und nötig für das eigene Business ist.
- Was sich als Vorteil erweisen kann, ist gleichzeitig auch der größte Nachteil. Die Rede ist vom eingeschränkten Funktionsumfang. Gerade für größere Unternehmen reichen diese bei einer kostenlosen Software sicher nicht aus.
- Ein Nachteil ist auch, dass es so gut wie keinen Support gibt. Es gibt zwar größere Anbieter, welche bei einer Demoversion gewisse Support-Leistungen bieten, doch hier handelt es sich in der Regel nur um Ausnahmen.
- Gravierend kann überdies der Nachteil sein, dass es nicht zwingend ein Update gibt. In der Regel führt zu Problemen in Bezug auf GoBD.
Besondere Funktionen einiger Anbieter
Buchhaltungssoftware mit integrierter Schnittstelle zum Finanzamt
Eine Buchhaltungssoftware sollte als Funktion eine Elster Schnittstelle zum Finanzamt. Diese integrierte Schnittstelle ist vor allem für die automatische Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung sehr wichtig.
Diese erfolgt monatlich oder vierteljährlich über die elektronische Steuererklärung ELSTER. Ein gutes Buchhaltungsprogramm erleichtert den Verwaltungsprozess und zieht die für die Steuererklärung notwendigen Beträge automatisch aus den Buchungen. Außerdem überprüft es die Daten vor dem Versand auf Richtigkeit. Auch die Beantragung einer Dauerfristverlängerung ist möglich.
Buchhaltungsprogramme für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Ein wichtiger Punkt ist auch die integrierte Schnittstelle zum Steuerberater, damit er dich bei der Buchhaltung unterstützen kann. Viele Freiberufler und kleine Unternehmen führen ihre Buchhaltung zwar auch eigenverantwortlich aus, überlassen die Abschlüsse jedoch gerne einem Steuerberater. Für die reibungslose Übergabe der notwendigen Daten stellt das Buchhaltungsprogramm eine DATEV-Schnittstelle zur Verfügung. Nicht nur für die Übergabe an den Steuerberater ist diese Funktion eine nützliche Hilfe. Bei den meisten Verwaltungsprogrammen ist eine Funktion zum Im- und Export von Daten ein fester Bestandteil.
Buchhaltungssoftware mit Künstlicher Intelligenz
Durch die Verwendung von KI sind einige Vorteile verbunden. In erster Linie trifft dies auf die Belegerkennung zu. Wenige Buchhaltungsprogramme mit KI sind in der Lage, Rechnungen in verschiedenen Sprachen zu erkennen und auszuwerten. Die Belegerkennung wird dank des Einsatzes von KI und Machine Learning immer weiter verbessert.
Rechnungsversand durch Anbindung an die Post
Möglich sein sollte bei einer Buchhaltungssoftware auch der automatische Versand von Dokumenten, beispielsweise Rechnungen. Die Zeit für den Ausdruck, das Kuvertieren und den Gang zum Postschalter kannst du dir damit sparen.
Integriertes CRM & Projektmanagement
Es gibt einige Anbieter einer Buchhaltungssoftware, welche auch als Funktion ein integriertes CRM und Projektmanagement enthalten. Mit dieser Funktion lässt sich nicht nur das komplette Customer-Relationsship-Management abbilden, sondern auch jegliche Status von deinen internen Projekten.
Flexibles Arbeiten von unterwegs
Eine Buchhaltungssoftware mit einer App macht ein Arbeiten an jedem Ort der Welt möglich. Du hast bei allen Terminen, bei allen Reisen, deine Software immer mit dabei und kannst jederzeit mit ihr arbeiten. Einzig eine Internetverbindung brauchst du.
Buchhaltungssoftware mit Verknüpfung zu anderen Tools und Integrationen
Neben der bereits genannten Schnittstelle zu ELSTER sind auch weitere Schnittstellen zu anderen Programmen sehr hilfreich. Beispiele dafür sind vor allem die Schnittstelle zum Online-Banking, die DATEV-Schnittstelle oder die zu weiteren Tools die du bereits nutzt. Besonders auf die Anzahl und Art der Schnittstellen solltest du achten, wenn du Betreiber von einem Online-Shop bist.
Vergleich verschiedener Anbieter
sevDesk ist eine leicht zu bedienende Buchhaltungssoftware. Das Programm bietet eine Vielzahl von Funktionen, die dir deine Buchhaltung deutlich einfacher machen. Du kannst sevDesk als Cloudversion 14 Tage kostenlos testen und herausfinden, ob folgende Funktionen zu deinen Anforderungen passen:
- Professionelle Angebote und Rechnungen schreiben und diese in Stornorechnungen, Gutschriften und Mahnungen umwandeln
- Belege per App scannen, die automatisch einer Buchungskategorie zugeordnet werden
- integriertes Mahnwesen für ausstehende Rechnungen
- Online-Banking
- automatische Erstellung der UStVA und EÜR
- Kassenbuch
- Kundenverwaltung
- GoBD-zertifiziert
- DATEV-Export
- und viele mehr!
Monkey Office ist eine Buchhaltungssoftware von Prosaldo. Diese ist vor allem geeignet für Freiberufler, Selbstständige oder Kleinunternehmer. Die Funktionen richten sich in erster Linie an den Anforderungen für das Erstellen von Rechnungen und Angeboten, sowie Steuermeldungen und Abrechnungen, die in der Buchhaltung benötigt werden.
Die Software von Zervant richtet sich in erster Linie an Selbstständige und kleine Unternehmen. Rechnungen lassen sich innerhalb von 60 Sekunden erstellen. Es gibt auch eine kostenlose Version, die mit Funktionen wie App, Umsatzberichterstellung oder Angebotserstellung etc. durchaus überzeugen kann.
OrgaMAX ist eine moderne und dennoch einfach zu bedienende Buchhaltungssoftware, die den Arbeitsalltag jedoch nur offline funktioniert. Du kannst die benötigten Funktionen flexibel selbst bestimmen, sodass deine Anforderungen erfüllt werden. Du kannst diese Software auch für die doppelte Buchführung nutzen.
Bei Reviso handelt es sich um eine cloudbasierte Software. Sie ist mit vielen Schnittstellen ausgestattet. Gegenüber anderen Konkurrenten ist allerdings der Umfang der Funktionen eingeschränkt. Diese Software eignet sich eher für Kleinunternehmer.
Die Buchhaltungssoftware von WeClapp ist vor allem ausgerichtet auf die EÜR-Rechnung und die Bilanzierung. Die Software ist eher für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet. Durch eine unterschiedliche Tarifstruktur lassen sich für die unterschiedlichsten Anforderungen die Anzahl der Funktionen erweitern.
Buchhaltung nach geltendem Steuerrecht
Der Gesetzgeber schreibt vor wie und in welchem Umfang die Buchführung zu erfolgen hat. Die Vorschriften hierfür befinden sich im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenverordnung und im Steuergesetz:
Wer einen jährlichen Umsatz von mehr als 600.000 Euro und einen Gewinn von mehr 60.000 Euro erzielt, ist buchhaltungspflichtig.
Diese Buchhaltungspflicht umfasst das Erstellen von Bilanzen und die Aufstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung. In diese Umsatz- und Größenkategorie fallen meistens mittlere bis größere Unternehmen. Handels- und Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG sind alleine aufgrund ihrer Rechtsform buchhaltungs- und bilanzpflichtig. Kleinere Gewerbeunternehmen und Freiberufler, die diese Umsatzkriterien nicht erfüllen, sind nicht buchführungspflichtig. Sie erstellen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Es handelt sich um eine einfache Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben ohne doppelte Buchführung und Bilanz sowie ohne GuV.
Maßgeblich ist, dass darauf geachtet wird die Buchführung und die Archivierung nach geltenden Steuerrechten
und formalen Regeln auszuführen. Jeder Steuerberater, Unternehmer und
Freiberufler sollte dabei stets die vom Gesetzgeber geforderte ordnungsgemäße
Buchführung im Auge behalten.
Diese hat
- zeitgerecht,
- richtig,
- geordnet
- vollständig
zu erfolgen.
Eine fehlerhafte Buchhaltung kann zu Steuer- und Betriebsprüfungen und damit zur Strafbarkeit führen, selbst wenn diese Fehler nicht mit Vorsatz herbeigeführt wurden. Daher ist es wichtig, sich vor der Auswahl einer Buchhaltungssoftware ausführlich mit diesem Thema auseinanderzusetzen.
Regelmäßige Updates der Buchhaltungssoftware
Die Software muss stets auf dem aktuellen Stand sein, denn das deutsche Steuerrecht und die Vorschriften zur Buchhaltung sind kompliziert und umfangreich. Da kann es schnell passieren, dass eine Software überholt ist. Im Zweifelsfall solltest du einen Steuerberater hinzuziehen.
Unternehmen, Selbständige und Freiberufler müssen ihre Einnahmen und Ausgaben über die Buchhaltung dokumentieren. Abhängig von der Größe, Umsatzhöhe und Rechtsform bestehen unterschiedliche gesetzliche Anforderungen an den Umfang der Buchhaltungs- und Bilanzierungspflicht.
Insbesondere kleine Unternehmen oder Freiberufler können sich eine ausgebildete Fachkraft häufig nicht leisten. Wer seine Buchhaltung selbst in die Hand nimmt, setzt sich jedoch der Gefahr aus, aus Unwissenheit Fehler zu machen. Viele Betroffene entscheiden sich dazu, ihre Buchführung an einen Steuerberater auszulagern oder für eine spezielle Software, die den Verwaltungsaufwand erheblich vereinfacht, bei buchhalterischen Aufgaben unterstützen kann und nützliche Hilfestellungen bietet, wo die eigenen Kenntnisse nicht ausreichen.
Fazit
Im Bereich Buchhaltungssoftware finden sich sehr viele Anbieter. Durch dieses Angebot ist es jedem Unternehmer, egal ob Kleinunternehmen oder größeres Unternehmen, möglich, die Software zu finden, die seinen Anforderungen gerecht wird. Selbst für den kleinen Geldbeutel gibt es die passende Buchhaltungssoftware, auch als kostenlose Version. Die Versionen lassen sich in offline oder online Programme unterteilen.
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