Spesenabrechnung

Was ist die Spesenabrechnung?

Unter einer Spesenabrechnung versteht man die Abrechnung von Kosten, die entstehen, wenn du eine Reise aus beruflichen Gründen tätigen musst. Darunter fallen gewöhnlich die Fahrt- und Übernachtungskosten, der sogenannte Verpflegungsmehraufwand sowie diverse Nebenkosten.

Der Begriff der „Spesen” hat seinen Ursprung im Lateinischen, wo „expensa” Aufwand beziehungsweise Ausgabe bedeutet. Im Italienischen entstanden daraus die „spese”, mit denen auch die deutsche „Speise” ihre Herkunft teilt. Eine andere Bezeichnung für die Spesenabrechnung ist Reisekostenabrechnung.

Sowohl Selbstständige als auch Angestellte dürfen Reisekosten dem jeweiligen Auftraggeber oder Arbeitgeber verrechnen, wenn sie sich aus beruflicher Erfordernis außerhalb der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte aufhalten und/oder außerhalb der eigenen Wohnung nächtigen müssen. Unter erster Tätigkeitsstätte versteht man dabei gewöhnlich einen Ort, an dem ein Dienstgeber eine „ortsfeste betriebliche Einrichtung“ unterhält und ein Arbeitnehmer üblicherweise seiner Tätigkeit nachgeht. Die exakte Definition findest du in §9 Absatz 4 EStG.

In der Reisekostenabrechnung darfst du grundsätzlich folgende Posten angeben:

• Kosten, die in Zusammenhang mit der An- und Abreise zum Einsatzort stehen, zum Beispiel Benzinkosten, Bahn- oder Flugtickets, Kosten für Taxifahrten oder öffentliche Verkehrsmittel
• Übernachtungskosten am Einsatzort (Hotel, Pension, Ferienwohnung oder Ähnliches)
• Verpflegungskosten (Speisen und Getränke, Snacks)
• Nebenkosten wie beispielsweise Gebühren für Telefonate, Internet, Porto, Parken, Toiletten

Spesenabrechnungen gestalten sich für Dienstnehmer und Selbständige unterschiedlich. Sowohl steuerlich als auch bei der Auflistung der einzelnen Abrechnungsposten musst du die jeweiligen Vorgaben unbedingt beachten, sonst drohen Konsequenzen. Kannst du etwa deine Ausgaben nicht ausreichend belegen, erhältst du diese Kosten auch nicht zurück. Überhöhte Angaben können für Angestellte im schlimmsten Fall sogar zur Kündigung führen.

Wie erstellt man eine Spesenabrechnung?

Eine korrekte Spesenabrechnung zu erstellen fällt leichter, wenn du dir zunächst vor Augen führst, welche Aufwendungen du überhaupt abrechnen darfst und welche auf der Reise entstehenden Kosten von dir selbst zu tragen sind. Im Folgenden findest du einen Überblick über den anrechenbaren Aufwand und die wichtigsten Grundlagen einer korrekten Abrechnung.

Allgemeine Grundsätze, um eine korrekte Reisekostenabrechnung zu erstellen

Die wichtigste Regel der Reisekostenabrechnung lautet: Alle deine Ausgaben musst du durch Belege nachweisen können. Es gibt jedoch eine Ausnahme von der Belegpflicht: Für Trinkgelder, die du in Restaurants oder Hotels für bestimmte Serviceleistungen bezahlt hast, bekommst du gewöhnlich keine Rechnung ausgestellt. In diesen Fällen darfst du selbst einen Beleg ausstellen. Achte jedoch darauf, die zugehörige Quittung, also die entsprechende Hotel- oder Restaurantrechnung, immer beizulegen.

Welche Aufwendungen werden berücksichtigt?

Aufwendungen, die für eine Erstattung in Frage kommen, sind zunächst alle, die mit der Dienstreise in direktem Zusammenhang stehen. Das sind die Fahrtkosten, unabhängig davon, welches Transportmittel du zu diesem Zweck benutzt. Belege für Flugbuchungen, Bahn- oder Bustickets, aber auch die Anfahrt zum Flughafen oder Bahnhof per Taxi sind in der Reisekostenabrechnung legitim. Es gibt allerdings unterschiedliche Möglichkeiten der Abrechnung. Benutzt du deinen privaten PKW, darfst du selbstverständlich Fahrtkosten verrechnen.

Anders ist das bei Nutzung eines Firmen-PKWs. Die Kosten trägt in diesem Fall ohnehin der Dienstgeber, du kannst also keine Fahrtkosten geltend machen. In beiden Fällen kann allerdings verlangt werden, ein Fahrtenbuch zu führen, um deine Wegstrecken für den Dienstgeber nachvollziehbar zu machen. Besonders bei der Fahrt mit dem eigenen PKW ist das gewöhnlich unumgänglich, um die Aufwendungen in voller Höhe ersetzt zu bekommen. Kosten, die für den Betrieb des PKWs anfallen und die du auf der Reise auslegst – etwa fürs Tanken oder bei anfallenden Reparaturen – sind selbstverständlich auch für Firmen-PKWs erstattungsfähig.

Kilometerpauschale

Eine Möglichkeit, die Abrechnung der Fahrkosten für Reisen mit dem PKW unkompliziert zu gestalten, ist die Pauschalierung. In diesem Fall werden pro gefahrenem Kilometer 30 Cent erstattet – die sogenannte Kilometerpauschale.

Übernachtungskosten

Für die Abrechnung von Übernachtungen gilt: Ist der Einsatzort des beruflichen Auftrags so weit vom Wohnort eines Arbeitnehmers oder Selbstständigen entfernt, dass eine Heimreise nicht möglich ist, sind die Kosten für die Übernachtung zu erstatten. Welche Übernachtungsmöglichkeit dabei gewählt wird, ist nicht relevant – neben Hotels und Pensionen kommen auch eigens angemietete Ferienappartements oder andere Unterkünfte in Frage. Nicht erstattungsfähig sind aber Übernachtungen in Unterkünften, die der Dienstgeber oder Auftraggeber unentgeltlich zur Verfügung stellt.

Abrechen darfst du hier immer die tatsächlichen Kosten, es sei denn, die Beträge für Nächtigung und Verpflegung lassen sich nicht eindeutig trennen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn das Frühstück inkludiert ist, Halb- oder Vollpension gebucht wurde. Dies hat eine Kürzung der Verpflegungspauschale um 20% des jeweils geltenden Betrages zur Folge.

Verpflegungskosten

Des Weiteren erstattungsfähig sind Beträge, die du auf einer dienstlichen Reise für deine Ernährung ausgibst. Dieser Bedarf wird auch als „Verpflegungsmehraufwand” bezeichnet und inkludiert alle Speisen und Getränke, die du nicht selbst zubereiten kannst. Dazu zählt die Verpflegung in Gaststätten und Snacks, Obst oder Getränke, die du zwischendurch zu dir nimmst. Üblicherweise werden diese Kosten durch die Verpflegungspauschale abgedeckt. Diese wird durch die Dauer deiner Abwesenheit bestimmt.  Dauert eine dienstliche Abwesenheit weniger als acht Stunden, steht kein Ersatz für Verpflegungskosten zu. Längere Abwesenheiten werden dagegen folgendermaßen abgegolten:

• 12 Euro bei Abwesenheit über 8 Stunden
• 24 Euro von 24 Stunden
• 12 Euro bei Abwesenheiten über Nacht

Die Nachtpauschale ist vor allem dann vorteilhaft, wenn die Abwesenheitszeiten tagsüber unter acht Stunden betragen, du aber dennoch übernachten musst. Gut zu wissen ist auch, dass bei einer mehrtägigen Abwesenheit die Pauschale von 12 Euro für den Tag der Abreise immer zusteht, auch wenn die tatsächliche Abwesenheit an diesem Tag unter acht Stunden beträgt.

Sonstige Kosten

Sonstige Kosten, die auf einer dienstlichen Reise anfallen können und in die Spesenabrechnung einfließen dürfen, sind zum Beispiel:

• Park- und Mautgebühren
• Toilettengebühren
• Aufwendungen für kleine Geschenke an Kunden (Blumen, Bonbons und Ähnliches)
• Gebühren für Telefon und Internet
• Tickets für öffentliche Verkehrsmittel am Einsatzort

Spesensätze im Ausland

Pauschalbeträge zur Abdeckung von Reisekosten sind länderspezifisch unterschiedlich. Für Dienstreisen ins Ausland gelten daher andere Pauschalbeträge als in Deutschland. Das Finanzamt hat hierfür eine Tabelle mit den entsprechenden Sätzen bereitgestellt.

So sieht eine korrekte Spesenabrechnung aus

Nun gilt es, auch eine formal korrekte Reisekostenabrechnung zu erstellen – ein Punkt, bei dem es immer wieder zu Unsicherheiten kommt. Einfach ist die Abrechnung in großen Unternehmen, die eine eigene Travel Management Abteilung betreiben. Du musst dann nur deine gesammelten Belege und Zeitaufzeichnungen einreichen, dich aber nicht selbst um die Abrechnung kümmern, diese wird anhand deiner Aufzeichnungen für dich erstellt.

In vielen kleineren Unternehmen gibt es eine solche Abteilung aber nicht. Auch als Selbstständiger bleibt die Spesenabrechnung dir selbst überlassen. Damit die Abrechnung leichter fällt, ist es empfehlenswert, auf eigens dafür konzipierte Software zurückzugreifen. Möchtest du deine Abrechnungen lieber ohne Unterstützung erstellen, kannst du die getätigten Ausgaben auch einfach in ein Excel Sheet oder einer entsprechenden Vorlage eintragen. Falls du Auslandsreisen abrechnen musst, nimm dir die aktuelle Auslöse-Tabelle zur Hilfe. Diese enthält die vom Finanzministerium jährlich bekanntgegebenen Pauschalbeträge für die jeweiligen Länder.

Bei deiner Abrechnung musst du weiters eventuelle Abzüge beachten. Hast du beispielsweise Pauschalangebote für Unterkunft und Verpflegung in Anspruch genommen, ergibt das einen Abzug von 20% von der Frühstückspauschale beziehungsweise von 40% der Pauschale für Mittag- und Abendessen.

Ein Beispiel für die Berechnung der Verpflegungspauschale für Deutschland bei dreitägiger Abwesenheit und zwei Übernachtungen:

Anreise am 1. Tag – Pauschale 12 Euro
Aufenthalt 2. Tag – Pauschale 24 Euro, Abzug von 20% für Frühstück: – 4,80 Euro
Aufenthalt 3. Tag – Pauschale 24 Euro, Abzug von 20% für Frühstück: – 4,80 Euro
Abreise am 4. Tag – Pauschale 12 Euro

Gesamtaufwand: 72 Euro
Abzüge: 9,60 Euro
abrechenbare Verpflegungspauschale: 62, 40 Euro

Spesenabrechnung und Steuererklärung

Schlussendlich ist noch die steuerliche Behandlung der Reisekosten von Interesse. Als Arbeitnehmer gehst du hier für deinen Dienstgeber, als Selbstständiger für einen Auftraggeber in Vorleistung.  Das bedeutet, dass die erstatteten Spesen in der Regel für dich steuerfrei sind. Achte aber darauf, deine Spesenabrechnungen auch dem Finanzamt als Anhang zur Steuererklärung zukommen zu lassen. Eine Abrechnung über die Steuererklärung ist ebenfalls möglich – es handelt sich dann um Werbungskosten. Bist du unsicher, wie die steuerliche Bewertung der Reisekostenabrechnung für ein bestimmtes Beschäftigungsverhältnis aussieht, wende dich am besten an einen Steuerberater.