Eigenbeleg

Ein Eigenbeleg ist ein selbst verfasstes Dokument. Es ersetzt nicht existente, abhandengekommene oder unbrauchbar gewordenen Nachweise, die üblicherweise von Dritten ausgestellt werden.

Was ist ein Eigenbeleg und wofür wird er verwendet?

Kein Betriebsausgabenabzug ohne Beleg! Von diesem Prinzip gibt es zwar einige wenige Ausnahmen, zum Beispiel Fahrtkosten oder Verpflegungsmehraufwendungen. Grundsätzlich gilt dies aber für jeden Selbständigen, dass er seine Ausgaben nachweisen muss. Dazu dienen Belege, wobei zwischen internen und externen Belegen unterschieden wird. Externe Nachweise wie Verträge, Rechnungen, Quittungen oder Lieferscheine sind der Normalfall. Sie dokumentieren die Finanz- und Realtransaktionen eines Unternehmens mit der Außenwelt. Darüber hinaus gibt es aber auch interne Belege. Diese werden erstellt, wenn Kosten, Aufwendungen oder Ausgaben erfasst werden, die unternehmensintern entstanden sind. Zu diesen Dokumenten zählen zum Beispiel Lohnlisten, Materialentnahmescheine oder Kalkulationen. Außerdem kommt es auch immer wieder vor, das externe Belege gar nicht oder nicht mehr verfügbar sind. Auch dann muss der betroffene Geschäftsvorfall durch einen Eigenbeleg dokumentiert werden. In diesem Fall sind Eigenbelege Substitute für Fremdbelege. Wie du deinen Eigenbeleg erstellen kannst, erfährst du in diesem Beitrag.

Wann wird ein Eigenbeleg akzeptiert?

Ein Eigenbeleg, der einen Fremdbeleg ersetzt, ist nur eine Notlösung und kommt insbesondere in folgenden Situationen vor:

Der Originalbeleg liegt nicht mehr vor oder ist unbrauchbar

Wenn der Originalbeleg abhanden gekommen ist, also zum Beispiel aus Versehen weggeworfen, verlegt, gestohlen oder unleserlich geworden ist, dann darfst du einen Eigenbeleg anfertigen. Das gilt allerdings nur, wenn die Beschaffung einer Zweitausfertigung des Originals nicht zumutbar ist. Was zumutbar ist, hängt von Einzelfall ab. Wenn dir die Quittung eines Berliner Taxifahrers für eine Stadtfahrt über 30 Euro abhanden gekommen ist, dann kann es dir bestimmt nicht zugemutet werden, den Fahrer ausfindig zu machen. Anders sieht es dagegen aus, wenn du einen neuen Firmenwagen für 30.000 Euro angeschafft und bei der buchhalterischen Erfassung des Vorgangs leider eine Tasse Kaffee über der Rechnung verschüttest hast. In diesem Fall wird das Finanzamt wohl zu Recht erwarten, dass du den Verkäufer kontaktierst und eine Ersatzrechnung anforderst. Sofern der Verkäufer Unternehmer ist, solltest du das schon alleine in Hinblick auf die Rettung des Vorsteuerabzugs tun.

Die Beschaffung eines Originalbelegs war unmöglich oder unzumutbar

Hast du schon einmal versucht, von einem indischen oder einem chinesischen Rikschafahrer eine Quittung zu erhalten? Falls dich deine Geschäftsreisen öfter in diese Breitengrade verschlagen, musst du aus Sorge um den Betriebsausgabenabzug aber nicht auf diese umweltfreundlichen Verkehrsmittel verzichten. Zumal es auch gar nicht erforderlich ist, exotische Regionen aufzusuchen, um am Ende ohne Beleg dazustehen. Ältere Parkautomaten beispielsweise sind nicht in der Lage, eine Quittung zu generieren und bei den jüngeren Modellen hat der Drucker oft kein Papier oder streikt. Das sind die klassischen Fälle, in denen du dir dann einen Eigenbeleg ausstellen kannst, um den Betriebsausgabenabzug zu gewährleisten.

Trinkgeld

Wenn du zu einem Geschäftsessen einlädst und dich bei der aufmerksamen Kellnerin anschließend mit einem angemessenen Trinkgeld bedankst, dann bekommst du dafür meist nur bei Zahlung per Kreditkarte einen Beleg. Wenn du die Rechnung bar begleichst und das Trinkgeld dennoch von der Steuer absetzen möchtest, musst du einen Eigenbeleg erstellen.

Reisenebenkosten

Auch für Reisenebenkosten wie Gepäckaufbewahrungsgebühren, Mautgebühren, berufliche Telefongespräche oder den Diebstahl von dienstlich überlassenen oder privaten Gegenständen, sind Originalbelege nicht immer ohne weiteres (wieder-) beschaffbar. Gleichzeitig handelt es sich hier fast immer um äußerst überschaubare Beträge, so dass das Finanzamt hier Eigenbelege regelmäßig akzeptiert.

Bewirtungskosten

Bewirtungskosten führen regelmäßig zum Streit mit dem Finanzamt. Der Fiskus schaut dir hier ganz genau auf die Finger. Oft werden Bewirtungskosten, die nur durch Eigenbelege nachgewiesen werden können, von den Finanzbehörden generell abgelehnt. In diesem Fall muss der Eigenbeleg Aufschluss über Tag, Ort und Teilnehmer sowie den Anlass der Bewirtung geben.

Privatentnahmen und Privateinlagen

Privatentnahmen sind einer der wenigen Fälle, bei denen ein Eigenbeleg nicht substitutiver Natur ist. Als Einzelunternehmer kannst du jederzeit Geld aus der Geschäftskasse nehmen und es für private Zwecke verwenden. Genauso kannst du jederzeit Geld vom Geschäftskonto auf das Privatkonto überweisen. Wenn du Güter oder Dienstleistungen entnimmst, dann ist dieser Vorgang aber der Umsatzsteuer unterworfen, sofern du nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst.

Natürlich kannst du auch Geld vom Privatkonto auf das Geschäftskonto überweisen oder Bargeld aus deinem Privatbestand in die Kasse legen. Das wird dann als Privateinlage bezeichnet.

Die Privatentnahme bzw. Privateinlage musst du aber dokumentieren, dazu ist ein Eigenbeleg erforderlich.

Pauschal absetzbare Ausgaben

Wie Eingangs schon erläutert, können bestimmte Kategorien von Ausgaben auch pauschal von der Steuer abgesetzt werden. Wenn du selbstständig bist, kannst du für jede Dienstreise, die du mit deinem Pkw zurücklegst, 0,30 Cent pro gefahrenen Kilometer absetzten. Auch für Arbeitnehmer gibt es hier Gestaltungsspielraum. Abhängig Beschäftigte können die Pendlerpauschale geltend machen, die 30 Cent für die einfache Strecke beträgt. Kosten für die doppelte Haushaltsführung und die Verpflegungsmehraufwendungen stehen Arbeitnehmern und Selbständigen gleichermaßen zu. Die Verpflegungsmehraufwendungen müssen dabei sogar zwingend pauschal abgerechnet werden. Hierfür brauchst du also keine Belege, du musst allenfalls die Dienstreise als solche Nachweisen können. Bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden kannst du dann einen Betrag von 12 Euro geltend machen. Wenn deine Abwesenheit 24 Stunden beträgt, kannst du 24 Euro pro Tag gewinnmindernd absetzen. Bei Reisen ins Ausland gelten in in der Regel höhere Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen.

Muss das Finanzamt einen Eigenbeleg anerkennen?

Nach herrschender Auffassung hast du keinen Rechtsanspruch auf den Betriebsausgabenabzug, wenn du Zwecks Nachweis lediglich einen Eigenbeleg vorlegen kannst. Die Finanzämter sind aber in der Regel kulant, sofern die Anzahl der Eigenbelege überschaubar ist oder es für ein höheres Aufkommen zumindest einen sachlichen Grund gibt. Wenn du jede Woche dreimal einen Parkplatz nutzt, dessen Parkscheinautomat nicht im Stande ist, eine Quittung zu generieren, dann sammeln sich im Laufe des Wirtschaftsjahres zwangsläufig etwa 150 Eigenbelege an. Das ist dann aber nicht auf Schlamperei zurückzuführen, sondern unvermeidbar und für das Finanzamt auch nachvollziehbar. Eine dreistellige Anzahl von Eigenbelegen die daraus resultiert, dass du die Originalbelege einfach nicht mehr auffindest, könnte aber negative Konsequenzen haben. Wenn dein Belegwesen allzu lückenhaft ist, darf das Finanzamt sogar soweit gehen, deine Einnahmen und Ausgaben zu schätzen, wobei die Schätzung dich, im Rahmen der Verhältnismäßigkeit, auch bewusst benachteiligen darf.

Kritisch ist außerdem die Höhe der Beträge, die du mittels eines Eigenbelegs nachweisen willst. Handelt es sich dabei um Kleinstbeträge im Sinne des § 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV), dann ist das Finanzamt meist weniger streng. Die Grenze für Kleinstrechnungen wurde 2017 von 150 auf 250 Euro angehoben.

Reicht ein Eigenbeleg für den Vorsteuerabzug aus?

Den Vorsteuerabzug verweigert die Finanzverwaltung ausnahmslos, sofern nur ein Eigenbeleg vorliegt. Denn für den Vorsteuerabzug ist gemäß § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine Rechnung erforderlich, die entweder den Bestimmungen des § 14 UStG oder, bei Kleinstbeträgen, den Vorgaben des § 33 UStDV genügt.

Der Vorsteuerabzug wäre bei Leistungen, die typischerweise mittels Eigenbeleg dokumentiert werden, aber oftmals ohnehin nicht möglich. Das gilt zum Beispiel für Trinkgelder, die der Umsatzsteuer erst gar nicht unterworfen sind. Oder für Taxifahrten und andere einfache Dienstleistungen im Ausland, da ausländische Kleingewerbetreibende oftmals gar nicht umsatzsteuerlich registriert sind. Du darfst dann allerdings den Bruttobetrag, also den Betrag, den du tatsächlich entrichtet hast, als Betriebsausgaben geltend machen. Wenn du für die Gepäckaufbewahrung im Ausland zehn Euro bezahlt und keine taugliche Rechnung oder Quittung erhalten hast, dann erstellst du einen Eigenbeleg für Reisekosten über zehn Euro.

Welche Anforderungen muss ein Eigenbeleg erfüllen?

Damit das Finanzamt einen Eigenbeleg anerkennen darf, müssen drei grundsätzliche Voraussetzungen erfüllt sein:

• Den so belegten Betriebsausgaben muss ein Geschäftsvorfall zugrunde liegen.
• Dieser muss beruflich oder geschäftlich veranlasst sein.
• Die Betriebsausgaben müssen der Höhe nach plausibel sein.

Die Finanzverwaltung hat bisher keine Vorschriften erlassen, die die äußere Form des Eigenbelegs betreffen. Dennoch solltest du bei der Erstellung auf bestimmte Formalien achten, damit die die Finanzbehörden den Sachverhalt im Falle einer Prüfung auch nachvollziehen können.

Ein Eigenbeleg sollte deshalb folgende Elemente beinhalten:

Zweck der Betriebsausgabe

Damit das Finanzamt beurteilen kann, ob der Geschäftsvorfall, der dem Eigenbeleg zugrunde liegt, beruflich bzw. geschäftlich bedingt war, musst du den Zweck der Betriebsausgabe angeben. Dies kann zum Beispiel so erfolgen: Teilnahme Ärztekongress in London am 18.02.2019, Taxifahrt vom Flughafen Heathrow zum Hotel in London, Chelsea.

Höhe des Betrags

Die Höhe des Betrags muss plausibel sein. Sollte diese vom üblichen Abweichen ist eine Erläuterung erforderlich, z.B. „Die Fahrtkosten vielen aufgrund eines schweren Staus um 30 Prozent höher aus als üblich“.

Datum der Zahlung und Datum des Belegs

Der Eigenbeleg sollte sowohl erkennen lassen, wann die Betriebsausgabe getätigt worden ist, als auch, wann der Beleg erstellt worden ist. Dabei solltest du wissen, dass die Finanzverwaltung großen Wert darauf legt, dass der Eigenbeleg zeitnah angefertigt wird. Zwischen dem Geschäftsvorfall und der Belegerstellung sollten nur wenige Tage liegen. Im Fall einer längeren Dienstreise sollte der Beleg wenige Tage nach Rückkehr an den Dienst- bzw. Geschäftssitz ausgefertigt werden. Liegen die beiden Daten aus diesem Grund längere Zeit auseinander, sollte dies kurz erläutert werden. Sofern du zur Buchführung verpflichtet bist, freiwillig Bücher führst oder für deine Einnahmenüberschussrechnung eine revisionssichere Software verwendest, ist es außerdem notwendig, dass du den Eigenbeleg zeitnah verbuchst. Sofern du deinen Nachweispflichten auf andere Weise genügst, zum Beispiel durch eine geordnete Ablage der Buchungsbelege, kannst du den Eigenbeleg natürlich jederzeit erstellen und das Datum einfach anpassen. Das ist zwar nicht korrekt, aber für das Finanzamt schlicht nicht überprüfbar.

Grund für den Eigenbeleg und Erläuterungen zum Sachverhalt (sofern erforderlich)

Aus dem Eigenbeleg sollte sich ergeben, warum er überhaupt nötig wurde. Etwa weil das Original abhanden gekommen ist oder du nie eine Rechnung bzw. Quittung erhalten hast. Wie oben bereits erläutert, müssen die durch den Eigenbeleg dokumentierten Betriebsausgaben außerdem sowohl der Höhe, als auch dem Grunde nach, plausibel sein. Ungewöhnliche Beträge oder ungewöhnliche Geschäftsvorfälle solltest du deshalb kurz erläutern.

Eigenhändige Unterschrift

Der Eigenbeleg sollte vom Aussteller eigenhändig unterzeichnet werden, der so die Richtigkeit der Angaben bestätigt.

Beispiele für Eigenbelege

Nachfolgend demonstrieren wir dir anhand typischer Geschäftsvorfälle, wie ein Eigenbeleg aufgebaut sein sollte.

Beispiel 1: Trinkgeld

Eigenbeleg
Belegnummer: XX
(Hinweis: Der Eigenbeleg erhält die Nummer, die auch der korrespondierende Fremdbeleg erhalten hätte.)

Zweck der Betriebsausgabe:
Trinkgeld für die Servicekraft anlässlich eines Geschäftsessens mit der Kundin Petra Müller aus Berlin im Restaurant Sonnenschein, Sommerstraße 15, 13507 Berlin.
Betrag: 10 Euro (fünfzehn Prozent des Rechnungsbetrags)
Datum der Zahlung: 18.02.2019
Grund für den Eigenbeleg: Keine Quittung für das Trinkgeld erhalten.

Musterstadt, den 19.02.2019
Name des Belegerstellers: Claudia Musterfrau
Unterschrift des Belegerstellers

Beispiel 2: Taxifahrt im Ausland

Eigenbeleg
Belegnummer: XX
(Hinweis: Der Eigenbeleg erhält die Nummer, die auch der korrespondierende Fremdbeleg erhalten hätte.)

Zweck der Betriebsausgabe:
Geschäftsreise vom 22. bis 28. Februar 2019 zum Kunden Tourist Solutions nach Kapstadt; Kosten für die Fahrt im Taxi vom Internationalen Flughafen Kapstadt zum Hotel in der Innenstadt.
Betrag: 12,59 Euro
Ursprünglicher Betrag:
200 Südafrikanische Rand, Umrechnungskurs am 22.02.19: 0,06296
Datum der Zahlung: 22.02.2019
Grund für den Eigenbeleg:
Der Taxifahrer hat nach Vereinbarung einer Pauschale das Taxameter ausgestellt und behauptete am Ende der Fahrt, dass er deshalb keine Quittung ausstellen kann.

Musterstadt, den 03.03.2019
Name des Belegerstellers: Claudia Musterfrau
Unterschrift des Belegerstellers

Beispiel 3: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG)

Eigenbeleg
Belegnummer: XX
(Hinweis: Der Eigenbeleg erhält die Nummer, die auch der korrespondierende Fremdbeleg erhalten hätte.)

Zweck der Betriebsausgabe:
Anschaffung eines neuen Papierkorbs für das Home-Office
Betrag: 30 Euro
Datum der Zahlung: 19.02.2019
Grund für den Eigenbeleg:
Der Kassenbon wurde versehentlich mit Kaffee überschüttet und ist nicht mehr leserlich.
Erläuterung: Die Bezahlung erfolgte mit EC-Karte, der Beleg liegt diesem Eigenbeleg bei.
Zahlungsempfänger: IKEA Möbelhaus, Berlin-Spandau

Musterstadt, den 20.02.2019
Name des Belegerstellers: Claudia Musterfrau
Unterschrift des Belegerstellers

Beispiel 4: Privatentnahme/Privateinlage

Eigenbeleg
Belegnummer: XX
(Hinweise: Belege werden laufend Durchnummeriert, der Eigenbeleg erhält also die nächste freie Nummer)

Zweck: Privateinlage/Privatentnahme
Betrag: 500 Euro
Datum der Entnahme/Einlage: 18.02.2019

Musterstadt, den 19.02.2019
Name des Belegerstellers: Claudia Musterfrau
Unterschrift des Belegerstellers

Vorlage Eigenbeleg

Im Internet gibt es zahlreiche kostenlose Vorlagen, Muster & Vordrucke, die du zur Erstellung eines Eigenbelegs nutzen kannst. Ein Muster-Beispiel einer Vorlage findest du außerdem hier.

Beim Ausfüllen gehst du analog zu unseren Beispielen vor. Als erstes wird die Belegnummer und der Betrag eingetragen. Wenn du den Empfänger nicht namentlich benennen kannst, dann gibt du hier einfach eine Kategoriebezeichnung, etwa „Taxifahrerin“ oder „Servicekraft im Restauran XY, Musterstadt“ an. Als nächstes trägst du den Verwendungszweck, also etwa „Dienstreise nach Berlin, Taxifahrt von Flughafen Tegel ins Hotel in Berlin-Mitte“ ein. Außerdem musst du den Grund für den Eigenbeleg angeben. Zum Beispiel „keinen Beleg erhalten“ oder „Originalbeleg ging verloren“. Zum Schluss Ergänzt du die Vorlage bzw. das Formular noch durch das Datum, dann druckst du sie aus und unterzeichnest sie eigenhändig. Sofern du dein Belegwesen elektronisch führst, kannst du deine Unterschrift auch einkopieren und anschließend ein PDF-Dokument ablegen. Das Abspeichern in Word oder Excel reicht dagegen nicht aus, da diese Dokumente nicht GoBD-konform sind und beliebig verändert werden können.

Sofern du eine Buchhaltungssoftware verwendest, verfügt diese meist schon über ein Template für Eigenbelege. Hier gehst du beim Ausfüllen dann analog vor.

Vorlagepflicht beim Finanzamt

Im Zuge der Einführung der elektronischen Steuererklärung und des „Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“ wurde die Belegvorlagepflicht bereits 2017 durch eine Belegvorhaltepflicht ersetzt. Du musst deine Belege also künftig nicht mehr automatisch beim Finanzamt einreichen, die Behörde kann von dir aber verlangen, dass du, nach ausdrücklicher Aufforderung, bestimmte oder alle Belege nachreichst. Deine Eigenbelege fallen dem Finanzamt also nicht mehr zwangsläufig auf. Es ist auch nicht sehr wahrscheinlich, dass die Behörde dich auffordern wird, Kleinstrechnungen nachzuweisen. Es lohnt sich deshalb in jedem Fall zumindest zu versuchen, den Betriebsausgabenabzug mittels Eigenbeleg zu retten. Selbst bei den heiklen Bewirtungskosten hast du jetzt große Chancen, dass das Finanzamt nicht kritisch hinschaut, solange die Beträge unter 250 Euro liegen. Allerdings muss du alle Belege solange vorhalten, wie das Gesetz dies vorschreibt, andernfalls läufst du Gefahr, dass der Fiskus dein Betriebsergebnis schätzt und eine solche Schätzung fällt fast immer zu deinem Nachteil aus.

Wie lange musst du Eigenbelege aufbewahren?

Für Eigenbelege gelten dieselben Aufbewahrungspflichten, wie für Fremdbelege. Welche Fristen du beachten musst, hängen in erster Linie von der Rechtsform ab, in der du dein Unternehmen führst. Für alle Nicht-Kaufleute, also insbesondere für Einzelunternehmer, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind sowie für und BGB-Gesellschaften und Partnergesellschaften, gelten ausschließlich die steuerrechtlichen Vorgaben der Abgabenordnung. Diese sind in § 147 AO geregelt. Die Abgabenordnung unterscheidet zwischen Dokumenten, die 6 Jahre und solchen, die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Die sechsjährige Aufbewahrungspflicht gilt insbesondere für einfache Geschäftsbriefe. Für Buchungsbelege und damit auch für Eigenbelege greift jedoch gemäß § 147 Abs. 3 AO die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Buchungsbelege aus dem Jahr 2019 muss du also bis Ende 2029 aufbewahren.

Alle Kaufleute, also insbesondere ins Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer sowie Personenhandels- und Kapitalgesellschaften müssen zusätzlich die Vorschriften des Handelsgesetzbuches beachten. Die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB wurden aber zwischenzeitlich mit denen der Abgabenordnung harmonisiert. Für Eigenbelege gilt also auch nach HGB eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.